Etäassari eli virtuaaliassistentti auttaa yrityksesi arkea pyörimään tehokkaasti ja vaivattomasti. Monet pienyrittäjät voivat kokea arkipäiväisten hallinnollisten tehtävien järjestelyn työlääksi ja vaivalloiseksi kaiken muun hoidettavan ohella. Pienyrityksillä, kuten kaikilla muillakin yrityksillä, tulee päivittäin vastaan lukuisia erilaisia hallinnollisiin tekijöihin, aikatauluihin sekä muihin asioihin liittyviä ongelmia vastaan. Tämän seurauksena monet asiat siirretään hoidettavaksi myöhemmin, eikä hallinnollisten tehtävien hoitaminen ole, ehkä aina se ykkösjuttu, vaan asiakkaat, yrityksen pyörittäminen ja myynti tulevat luonnollisesti ensin. Tehtävien siirtäminen myöhemmäksi ei kuitenkaan poista niitä, vaan ne usein tämän vuoksi saattavatkin jäädä kokonaan hoitamatta. Tästä voi tietenkin seurata yritykselle monenlaisia ongelmia. Etäassistentin palkkaaminen voi ratkaista kaikki nämä ongelmat. Sillä aikaa kun etäassistentti hoitaa juoksevat asiat, saat itse keskittyä täysillä yrityksesi kokonaiskuvaan ja johtamiseen.
Mitä etäassari oikein tarkoittaa?
Virtuaaliassistentti eli toiselta nimeltään etäassistentti tai etäassari on yksi uudemmista ammateista, jonka internetin maailma on tehnyt mahdolliseksi. Kuten jo nimikkeessä oleva virtuaali-sana kuvastaa – työ hoituu pääosin erilaisten teknologioiden välityksellä. Virtuaalisesti hoidettava työ on siis yleensä mahdollista hoitaa etänä muualtakin, kuin itse yrityksen toimistolta käsin. Niinpä virtuaaliassistentin rinnalle on tullut käyttöön termi “etäassistentti”, joka nimensä mukaisesti on assistentti, joka työskentelee jossain muualla kuin toimistolla, ainakin osan ajasta. He ovat monesti korkeasti koulutettuja moniosaajia, jotka tuovat yritykselle monipuolista osaamista ja joustavuutta.
Vaikka työ pääsääntöisesti tapahtuu tietotekniikkaa ja internetiä hyödyntäen on toimenkuva etäassistentilla ja ihan tavallisella assistentilla varsin samanlainen. Etäassari voi siis hoitaa kaikki tavalliset assistentin työt, kuten hallinnolliset asiat sekä tapaamiset ja niin edelleen. Useat etäassistentit ovat kuitenkin erikoistuneet johonkin tiettyyn alaan, kuten esimerkiksi tiedottamiseen, markkinointiin tai kotisivujen ylläpitoon.
Yhteenvetona etäassarin rooli voi sisältää esimerkiksi seuraavia tehtäviä:
- Hallinnolliset työt (kuten asiakirjojen käsittely, aikataulutus)
- Tapaamisten ja kalenterin hallinta
- Asiakasviestintä ja sähköpostien hoitaminen
- Datan käsittely ja raportointi
- Sosiaalisen median tai verkkosivujen ylläpito
- Markkinoinnin tai viestinnän tukitehtävät
Etäassari voi myös erikoistua esimerkiksi seuraaviin osa-alueisiin:
- Tiedottaminen
- Markkinointi
- Kotisivujen ylläpito
Etäassarin työnkuva on siis laaja ja mukautuu tarpeen mukaan – kyseessä ei ole vain yksi rooli, vaan monipuolinen palvelu, joka mukautuu asiakkaan tarpeisiin. Etäassari voi olla korvaamaton apu sekä arjen rutiinitöissä että enemmän erikoisosaamista vaativissa tehtävissä. Katriumin liiketoiminnan tukipalveluihin kuuluvat myös monikieliset etäassistenttipalvelut, joiden avulla yrityksesi saa kaipaamansa tukea juuri silloin kun sitä tarvitaan.
5 syytä miksi sinun tulisi palkata virtuaaliassistentti
1. Säästät huomattavasti aikaa
Päivittäinen laskujen tekeminen ja lähettäminen sekä voittojen ja tappioiden prosessointi, vie huomattavan määrän aikaa, joka yrittäjä voisi käyttää huomattavasti tehokkaammin muiden asioiden hoitamiseen. Etäassistentin avulla, voit keskittää aikasi sinne missä läsnäolosta ja huomiotasi kaivataan eniten ja jättää laskut ja muut hallinnolliset asiat etäassistentin hoidettavaksi.
Jokainen meistä on kuullut “Aika on rahaa” -sanonnan, minkä takia jokaisella yrityksellä tulisi olla olemassa etäassari, joka vapauttaa yrityksen omistajan tai johtajan niin sanotusti turhanpäiväisistä tehtävistä. Palkkaamalla etäassistentin osaavasta yrityksestä, kuten esimerkiksi meiltä Katriumilta, voit huoletta keskittyä omien olennaisten tehtäviesi hoitamiseen eli keskittyä ydinliiketoimintaasi.
2. Etäassistentin käyttö vähentää kustannuksia
Kuten jo aiemmin mainitsimmekin, etäassistentti tosiaan avustaa sinua etänä, minkä ansiosta yrityksesi säästyy joukolta erilaisia kuluja, joita tavallisen assistentin palkkaamiseen menee. Etäassistentit työskentelevät yleensä omasta kodistaan käsin, joten sinun ei tarvitse käyttää rahaa esimerkiksi toimistotiloihin tai -tarvikkeisiin hänen osaltaan. Palkkaamalla etäassistentin toisen yrityksen kautta, vältyt myös erilaisilta muilta kuluilta kuten esimerkiksi vakuutusmaksuilta ja niin edelleen. Kaiken kaikkiaan etäassari tarjoaa kustannustehokkaan ratkaisun ilman kompromisseja työn laadussa.
3. Yrityksesi tuottavuus kasvaa
Etäassistentin toimenkuvaan kuuluvat esimerkiksi sähköpostien hallinta, tietojen käsittely, puheluihin vastaaminen, kauppiaiden ja asiakkaiden kanssa keskustelu sekä palkanmaksu, ovat osa etäassistentin työtä. Kaikki tämä on siis sinun käsistäsi pois, jolloin tuottavuus kasvaa nopeasti. Pääset nimittäin itse keskittymään yrityksen kasvuun ja kehittämiseen. Kun aika ei enää kulu rutiinien pyörittämiseen, voit käyttää energiasi strategisiin päätöksiin ja uusien mahdollisuuksien hyödyntämiseen.
4. Toimiston konfliktit eliminoituvat
Meille kaikilla on tuttua erilaiset konfliktit toimistojen sisällä työtovereiden välillä, jotka haittaavat tietenkin yrityksen toimintaa. Virtuaaliassistentti, joka työskentelee etänä, mahdollistaa sen, että sinun ei tarvitse murehtia erilaisten konfliktien kehittymisestä etäassistentin muiden kollegoiden kanssa.
5. Joustavuutta palveluun
Useimmat virtuaaliassistentit ovat hyvin joustavia; he voivat vastata puheluihin ja sähköposteihin myös toimistoaikojen ulkopuolella, mikä mahdollistaa yrityksen sujuvan toiminnan ja asiakaspalvelun. Tämä tekee palvelusta ihanteellisen erityisesti kiireisinä kausina tai tilanteissa, joissa tarvitaan nopeaa reagointia.
Etäassarin valinta – mitä kannattaa huomioida?
Oikean virtuaaliassistentin valitseminen voi olla ratkaiseva tekijä onnistuneessa yhteistyössä. Koska erilaisia digiassistentteja on monenlaisia eri osaamisalueilta, on tärkeää selvittää jo alussa, millaista tukea todella tarvitset. Haluatko apua hallinnollisissa tehtävissä, vai kaipaatko esimerkiksi markkinoinnin tai asiakaspalvelun osaajaa?
Hyvä etäassari on luotettava, oma-aloitteinen ja viestii selkeästi. Yhteistyön sujuvuuden kannalta on olennaista, että odotukset, aikataulut ja tehtävät käydään selvästi läpi jo ennen työn aloittamista. Monet virtuaaliassistentit tarjoavat myös lyhyitä aloitusprojekteja tai pilottijaksoja, joiden avulla voi testata yhteensopivuutta käytännössä. Valinnassa kannattaa huomioida:
- Tarvittavat taidot ja kokemus
- Kommunikointitavat ja aikataulujen yhteensopivuus
- Referenssit ja aiemmat asiakaskokemukset
- Työnkuvan selkeys ja tehtävien rajaus
- Mahdollisuus joustoon ja skaalautuvuuteen
Hyvin valittu etäassistentti voi muodostua pitkäaikaiseksi kumppaniksi, joka tuo lisäarvoa arkeen ja auttaa keskittymään ydinliiketoimintaan. Hän oppii tuntemaan toimintatapasi, reagoi joustavasti muuttuviin tarpeisiin ja tuo mukanaan arvokasta osaamista.
Kenelle etäassari sopii?
Digiassistentti ei ole enää ainoastaan suurten yritysten hyödyntämä ammattilainen, vaan sellaisen palkkaaminen sopii monenlaisiin tarpeisiin ja eri kokoisille toimijoille, niin yksinyrittäjille kuin kasvaville organisaatioille. Etäassari voi olla juuri se puuttuva palanen ja resurssi, joka auttaa arjen sujuvuudessa ja vapauttaa aikaa tärkeämpiin tehtäviin. Assistenttipalvelut sopivat erityisesti:
- Yksinyrittäjälle, joka haluaa keskittyä ydinosaamiseensa
- Pienelle tai keskisuurelle yritykselle, joka tarvitsee joustavaa tukea
- Organisaatiolle, joka haluaa ulkoistaa hallinnollisia tehtäviä
- Kiireiselle asiantuntijalle, joka tarvitsee apua ajanhallinnassa
- Tiimille, joka tarvitsee osaamista tietyltä erikoisalalta, kuten markkinoinnista
Virtuaaliassari on erityisen hyvä ratkaisu silloin, kun lisäresurssille ei ole jatkuvaa tai täysiaikaista tarvetta. Yhteistyö voi alkaa esimerkiksi muutamasta tunnista viikossa ja kehittyä tarpeiden mukaan. Tämä tekee siitä kustannustehokkaan vaihtoehdon perinteiseen rekrytointiin verrattuna. Etäassarin joustavuus tekee siitä erinomaisen kumppanin juuri silloin, kun aika tai resurssit eivät yksinkertaisesti riitä kaikkeen. Tarpeet voivat olla pieniä tai suuria, tärkeintä on, että apua on saatavilla juuri oikeaan hetkeen.
Lopuksi
Etäassari eli virtuaaliassistentti on nykyaikainen ammattilainen, joka hoitaa monipuolisia tehtäviä etänä – usein joustavammin kuin perinteinen toimistoassistentti. Työtehtäviin voi sisältyä esimerkiksi hallinnollista työtä, asiakasviestintää, tapaamisten koordinointia, raportointia sekä jokaisen ammattilaisen erikoisalaan kuuluvia palveluita, kuten markkinointia tai verkkosivujen ylläpitoa. Virtuaaliassistentin käyttö tarjoaa yrityksille monia etuja. Se voi tuoda merkittäviä säästöjä, vapauttaa aikaa ydinliiketoimintaan keskittymiseen ja parantaa asiakaspalvelun saatavuutta. Etäassistentin avulla yrityksen arki sujuvoituu, ja samalla syntyy mahdollisuuksia liiketoiminnan kasvuun ja kehitykseen.
Jos etäassarin tuoma apu kuulostaa hyödylliseltä sinulle tai yrityksellesi, ota yhteyttä ja rakennetaan yhdessä juuri sinulle räätälöity ratkaisu siitä, miten etäassari voi helpottaa yrityksesi arkea. Katrium tarjoaa asiantuntevia virtuaaliassistenttipalveluita, jotka voidaan sovittaa eri kokoisten ja eri aloilla toimivien yrityksen tarpeisiin.
4 Responses