Assarin tehtävät ovat hyvin moninaiset, sekä fyysisessä että virtuaalisessa toimintaympäristössä. Assistentin tehtäviin kuuluu paljon yrityksen juoksevia asioita, mukaan lukien asiakaspalvelu. Hyvän assarin tärkeydestä ei varmasti tarvitse kenellekään kertoa. Assari on yleensä myös henkilö joka tietää yrityksestä lähes kaiken ja osaa tehdä työtehtäviään monipuolisesti.
Virtuaaliassari, eli etäassistentti hoitaa monipuolisia toimistopalvelu-, tietohallinto- ja viestintätehtäviä erilaisissa organisaatioissa. Työnkuva voi vaihdella suuresti, siihen vaikuttavat mm. yrityksen tai organisaation toimiala ja koko sekä oman esimiehen asema.
Assarin tehtävät – kokoukset ja tiedotukset
Työtehtäviin kuuluvat esimerkiksi kokoussihteerinä toimiminen, pöytäkirjojen laatiminen ja puhtaaksikirjoitus. Sihteeri käsittelee myös postia ja sähköpostia, hoitaa ajanvarauksia sekä voi vastaanottaa ja välittää puheluja. Tehtävänä voi olla myös yrityksen tiedotus, erilaisten tilaisuuksien järjestely, matkojen valmistelu, sisäiset hankinnat, henkilöstöasioiden hoito jne. Virtuaaliassistentti voi hoitaa myös esimerkiksi esitteiden, vuosikertomusten, mainostekstien ja vastaavien painatukseen liittyviä töitä sekä nettisivujen päivityksiä.
Assarin tehtävät – informaation käsittely
Työ voi käsittää myös yhteenvetojen laatimista sekä informaation keräämistä ja valmistelua esimiehen tarvitsemaan muotoon. Myös raportointi, tilastointi ja arkistointi voivat kuulua työtehtäviin.
Johdon sihteerin tehtävänä on esimiehen avustaminen, aikataulujen suunnittelu, matkojen järjestäminen jne. Virtuaaliassistentti on esimiehen ja oman organisaation edustaja ulospäin. Assari toimii usein erilaisten projektien ja työryhmien jäsenenä, joissakin yrityksissä myös johtoryhmän jäsenenä.
Assarin työn ominaisuudet
Normaali sihteerin työ on istumatyötä pääasiassa toimistomaisessa ympäristössä, mutta etänä toimiva assistentti voi tehdä työtään oikeastaan missä toimintaympäristössä tahansa. Tietokone, hyvä nettiyhteys ja mahdolliseesti kuulokkeet ovat tärkeät ja ainoat työvälineet. Työssä käytetään yleensä sähköpostia sekä erilaisia toimisto-ohjelmia kuten tekstinkäsittelyohjelmia, taulukkolaskentaa ja henkilöstöhallintaohjelmia. Virtuaaliassistentti käyttää tiedon hankinnassa monenlaisia tietolähteitä ja verkostoja.
Etänä tapahtuvan assistentin työajan ei tarvitse välttämättä noudattaa normaalia toimistotyöaikaa. Tämä riippuu työnantajasta. Työ on kuitenkin usein nopeatempoista, ja monet tehtävät ovat samanaikaisesti odottamassa ja keskeytyksiin on suhtauduttava joustavasti. Kokouksia ja muita tilaisuuksia saattaa olla myös iltaisin, joten joustavuus aikataulujen suhteen on hyvän etäassistentin tärkeä ominaisuus.
Mistä löytää hyvä etäassistentti?
Katriumin tarjoamat virtuaaliassistenttipalvelut ovat osa contact centeriämme, joten monipuoliset palvelut takaavat asioiden hoitumisen sujuvuuden. Monikielinen assistenttimme on aina käytettävissäsi. Assarin tehtävät voivat olla mm. tietokantojen luomista (liidit yrityksellesi), asiakaskantojen ylläpitoa ja päivittämistä, kilpailijoiden seurantaa, sekä paljon muita palveluita. Kasaantuuko toimistotyöt ja puhelin soi taukoamatta? Jääkö tärkeisiin sähköposteihin vastaamatta, onko kalenteri sekaisin ja to do-lista senkuin kasvaa. Anna Katriumin etäassarin auttaa! Lue lisää ja ota yhteyttä!