Tietosuojaseloste | Asiakasrekisteri
|
Laatimispäivä/Päivitetty
| 25.01.2022 |
Rekisterinpitäjä | Katrium OU (11397348) |
Yhteyshenkilö rekisteriä koskevissa asioissa tai tietosuojavastaavan nimi, jos sellainen on määritelty
| Kaukiainen Ekaterina +372 5648 7414
|
Rekisterin nimi | Asiakasrekisteri
|
Oikeusperuste ja henkilötietojen käsittelyn tarkoitus
Onko tietojen antaminen lakisääteinen tai sopimukseen perustuva vaatimus
| Käsittelyn oikeusperusteena on sopimus. Rekisterin käyttötarkoitus on rekisterinpitäjän asiakasrekisterin ylläpitäminen, asiakkaiden tilausten hallinnointi, arkistointi ja käsittely sekä asiakassuhteen hoitaminen. Tietoja voidaan käyttää rekisterinpitäjän toiminnan kehittämiseen, tilastollisiin tarkoitukseen ja henkilökohtai-semman kohdennetun sisällön tuottamiseen verkkopalveluissamme. Henkilötietoja käsitellään tietosuoja-asetuksen sallimissa ja edellyttämissä rajoissa. Rekisterin tietoja voidaan käyttää rekisterinpitäjän omissa rekistereissä esimerkiksi mainonnan kohdistamiseen luovuttamatta henkilötietoja ulkopuolisille tahoille. Yritys saattaa käyttää asiakas- ja palvelusuhteen ylläpitämiseen yhteistyökumppaneita, jolloin osia rekisteritiedoista saatetaan siirtää yhteistyökumppanin palvelimille teknisten vaatimusten vuoksi. Tietoja käsitellään ainoastaan rekisterinpitäjän asiakassuhteen ylläpitämiseen teknisten rajapintojen kautta.
|
Oikeutetun edun peruste |
|
Kyseessä olevat henkilötietoryhmät | Nimi, edustettu organisaatio, yhteystiedot, tilaustiedot, laskutustiedot |
Vastaanottajat ja vastaanottajaryhmät | Rekisterinpitäjän henkilöstö sekä ulkoituskumppanit (taloushallinto jne) soveltuvin osin
|
Suostumus |
|
Rekisterin tietosisältö
| Henkilörekisteri sisältää seuraavia tietoja: – Henkilön etu- ja sukunimi – Edustamansa yhteisö – Sähköpostiosoite – Postiosoite – Puhelinnumero – www-osoite – IP numero – Tiedot aikaisemmista tilauksista
|
Säännönmukaiset tietolähteet
| Tietoja saadaan rekisteröidyltä itseltään, rekisteröidyn tekemistä ostoksista verkkopalvelussa, somekanavista sekä palvelun käytön aikana asiakasjärjestelmään liittyvistä ilmoituksista. Tietoja voidaan saada rekisteröidyn tekemistä rekisteröitymisistä sekä asiakassuhteen aikana asiakkaan tekemistä ilmoituksista. Nimi- ja yhteystietojen päivityksiä saadaan myös päivityspalveluja tarjoavilta viranomaisilta ja yrityksiltä. Tietoja voidaan saada myös alihankkijoilta, jotka liittyvät palvelun käyttämiseen tai tuottamiseen.
Asiakasrekisterin tiedot ovat ainoastaan rekisterinpitäjän käytössä, paitsi käyttäessä ulkoista palveluntarjoajaa joko lisäarvopalvelun tuottamiseen tai luottopäätöksen tueksi. Tietoja ei luovuteta rekisterinpitäjän ulkopuolelle tai sen yhteistyökumppaneiden käyttöön, paitsi luottohakemukseen, perintään tai laskutukseen liittyvissä asioissa sekä lainsäädännön velvoittaessa. Rekisteröityneen henkilötiedot hävitetään käyttäjän pyynnöstä ellei lainsäädäntö, avoimet laskut tai perintätoimet estä tietojen poistamista.
|
Henkilötietojen säilyttämisaika
| 12 kuukautta asiakkuuden päättymisestä lukien. |
Tietojen säännönmukaiset luovutukset
| Asiakasrekisterin tiedot ovat ainoastaan rekisterinpitäjän käytössä, paitsi käyttäessä ulkoista palveluntarjoajaa joko lisäarvopalvelun tuottamiseen tai luottopäätöksen tueksi. Tietoja ei luovuteta rekisterinpitäjän ulkopuolelle tai sen yhteistyökumppaneiden käyttöön, paitsi luottohakemukseen, perintään tai laskutukseen liittyvissä asioissa sekä lainsäädännön velvoittaessa. Rekisteröityneen henkilötiedot hävitetään käyttäjän pyynnöstä ellei lainsäädäntö, avoimet laskut tai perintätoimet estä tietojen poistamista.
|
Tietojen siirto EU:n tai ETA:n ulkopuolelle | Henkilötietoja ei siirretä Euroopan Unionin ulkopuolelle.
|
Rekisterin suojauksen periaatteet A: Manuaalinen aineisto
| Asiakastapahtumissa kerättävät yhteystiedot ja muut manuaalisesti käsiteltävät asiakastietoja sisältävät asiakirjat säilytetään alkukäsittelyn jälkeen lukituissa ja paloturvallisissa säilytystiloissa. Ainoastaan määrätyillä, salassapitositoumuksen allekirjoittaneilla työntekijöillä on oikeus käsitellä manuaalisesti tallennettuja asiakastietoja.
Rekisterin tietojen suojaamisessa ja käsittelyssä noudatetaan tietosuojalain säännöksiä ja periaatteita, viranomaisten määräyksiä sekä hyvää tietojenkäsittelytapaa.
|
Rekisterin suojauksen periaatteet B: ATK:lla käsiteltävät toiminnot
| Ainoastaan määrätyillä yrekisterinpitäjän ja sen lukuun toimivien yritysten työntekijöillä on oikeus käyttää asiakasomistaja- ja asiakasrekisteriä ja ylläpitää sen tietoja.
Kullakin määritellyllä käyttäjällä on oma henkilökohtainen käyttäjätunnus ja salasana. Jokainen käyttäjä on allekirjoittanut salassapitositoumuksen.
Rekisterin tietojen suojaamisessa ja käsittelyssä noudatetaan tietosuojalain säännöksiä ja periaatteita, viranomaisten määräyksiä sekä hyvää tietojenkäsittelytapaa.
|
Evästeet
| Käytämme sivuillamme evästeitä (”cookies”). Eväste on pieni, käyttäjän tietokoneelle lähetettävä ja siellä säilytettävä tekstitiedosto. Evästeet eivät vahingoita käyttäjien tietokoneita tai tiedostoja. Evästeiden käytön ensisijaisena tarkoituksena on parantaa ja mukauttaa vierailijan käyttökokemusta sivustolla sekä analysoida ja parantaa sivuston toimivuutta ja sisältöä.
Evästeiden avulla kerättyjä tietoja voidaan myös hyödyntää viestinnän ja markkinoinnin kohdentamisessa sekä markkinointitoimenpiteiden optimoinnissa. Vierailijaa ei voida tunnistaa pelkkien evästeiden avulla. Evästeiden avulla saatua tietoa voidaan kuitenkin liittää käyttäjältä mahdollisesti muussa yhteydessä saatuihin tietoihin, esimerkiksi käyttäjän täyttäessä lomakkeen sivustollamme.
Evästeiden avulla kerätään seuraavanlaisia tietoja:
– vierailijan IP-osoite – vierailun ajankohta – selatut sivut ja sivujen katseluajat – vierailijan selain
Sinun oikeutesi Sivuillamme vierailevalla käyttäjällä on mahdollisuus koska tahansa estää evästeiden käyttö muuttamalla selaimensa asetuksia. Useimmat selainohjelmat mahdollistavat eväste-toiminnon poiskytkemisen ja jo tallennettujen evästeiden poistamisen.
Evästeiden käytön estäminen saattaa vaikuttaa sivuston toiminnallisuuteen.
|
Automaattinen käsittely ja profilointi
|
Emme tee profilointia. |
Tarkastusoikeus, eli oikeus saada pääsy henkilötietoihin
| Rekisteröidyllä on oikeus tarkistaa, mitä tietoja hänestä on rekisterissä. Tarkastuspyyntö tulee tehdä kirjallisena ottamalla yhteys rekisterinpitäjän asiakaspalveluun tai rekisterin yhteyshenkilöön suomeksi tai englanniksi. Tarkastuspyyntö on allekirjoitettava.
|
Oikeus siirtää tiedot järjestelmästä toiseen | Rekisteröidyllä on oikeus siirtää omat tietonsa järjestelmästä toiseen.
Siirtopyynnön voi osoittaa rekisterin yhteyshenkilölle. |
Oikeus vaatia tiedon korjaamista | Rekisterissä oleva, käsittelyn tarkoituksen kannalta virheellinen, tarpeeton, puutteellinen tai vanhentunut henkilötieto on oikaistava, poistettava tai täydennettävä.
Korjauspyyntö tulee tehdä omakä- tisesti allekirjoitetulla kirjallisella pyynnöllä rekisterinpitäjän asiakaspalveluun tai henkilörekisterin ylläpitäjälle.
Pyynnössä tulee yksilöidä mitä tietoja vaaditaan korjattavaksi ja millä perusteella. Korjaaminen toteutetaan viivytyksettä.
Virheen korjaamisesta ilmoitetaan sille, jolta virheelliset tiedot on saatu tai jolle tiedot on luovutettu. Korjauspyynnön epäämisestä rekisterin vastuuhenkilö antaa kirjallisen todistuksen, jossa mainitaan syyt, joiden vuoksi korjauspyyntö on evätty. Asianomainen voi saattaa epäämisen tietosuojavaltuutetun ratkaistavaksi.
|
Vastustamisoikeus | Sinulla on oikeus pyytää sinua koskevia henkilötietoja sekä sinulla on oikeus pyytää henkilötietojen oikaisemista tai poistamista taikka käsittelyn rajoittamista. Pyynnöt voi osoittaa yhteyshenkilölle.
|
Oikeus tehdä valitus valvontaviranomaiselle | Mikäli katsot, että sinua koskevassa henkilötietojen käsittelyssä on rikottu tietosuoja-asetusta, niin sinulla on oikeus tehdä kantelu valvontaviranomaiselle.
Kantelun voit tehdä myös siinä jäsenvaltiossa, jossa sinulla on vakinainen asuinpaikka tai työpaikka.
Kansallisen valvontaviranomaisen yhteystiedot ovat:
Tietosuojavaltuutetun toimisto Käyntiosoite: Lintulahdenkuja 4, 00530 Helsinki Postiosoite: PL 800, 00531 Helsinki Sähköposti: tietosuoja(at)om.fi Puhelinvaihde: 029 566 6700 Kirjaamo: 029 566 6768
|
Muut henkilötietojen käsittelyyn liittyvät oikeudet
| Rekisteröidyllä on oikeus kieltää tietojensa luovuttaminen ja käsittely suoramainontaa ja muuta markkinointia varten, vaatia tietojen anonymisointia soveltuvin osin sekä oikeus tulla kokonaan unohdetuksi.
|
Tietosuojaseloste | Prospektit ja potentiaaliset asiakkaat
|
Laatimispäivä/Päivitetty
| 28.02.2022 |
Rekisterinpitäjä |
|
Yhteyshenkilö rekisteriä koskevissa asioissa tai tietosuojavastaavan nimi, jos sellainen on määritelty
|
Kaukiainen Ekaterina +372 5648 7414
|
Rekisterin nimi | Prospektit ja potentiaaliset asiakkaat
|
Oikeusperuste ja henkilötietojen käsittelyn tarkoitus
Onko tietojen antaminen lakisääteinen tai sopimukseen perustuva vaatimus
| Käsittelyperusteena on oikeutettu etu. Rekisterin käyttötarkoitus on rekisterinpitäjän liiketoiminta, uusien asiakkuuksien avaaminen ja niihin liittyvä viestintä. Saatavaa tietoa käytetään asiakassuhteiden synnyttämiseen, ylläpitoon sekä muihin rekisterinpitäjän liiketoiminnallisiin tarpeisiin. |
Oikeutetun edun peruste | Rekisiterinpitäjän oikeus elinkeinon harjoittamiseen ja siihen liittyvät toimet kuten suoramarkkinointi ja vastaava.
|
Kyseessä olevat henkilötietoryhmät | Nimi, edustetty yhteisö, yhteystiedot |
Vastaanottajat ja vastaanottajaryhmät | Rekisterinpitäjän henkilöstö sekä ulkoituskumppanit soveltuvin osin (taloushallinto, markkinointi, it ylläpito).
|
Suostumus |
|
Rekisterin tietosisältö
| Henkilörekisteri sisältää seuraavia tietoja:
– Henkilön etu- ja sukunimi – Edustamansa yhteisö – Sähköpostiosoite – Postiosoite – Puhelinnumero – www-osoite – IP numero – Tiedot aikaisemmista tilauksista – Keskustelutietoja asiakkuusneuvotteluista – Puhelutallenteet
|
Säännönmukaiset tietolähteet
| Tietoja saadaan asiakkaalta vastaanotetuista sähköpostiviesteistä, somekanavista, käyntikorteista, puhelimessa tai fyysisissä kohtaamisissa. Tietoja voidaan saada myös muilta sidosryhmiltä esim. joukkoviestinnän, markkinoinnin, www-sivujen yhteydenottolomakkeen tai vastaavien kautta.
Rekisteröidyn henkilötiedot hävitetään käyttäjän pyynnöstä ellei lainsäädäntö, asiakassuhteen hoidettavuus, avoimet laskut tai perintätoimet estä tietojen poistamista.
|
Henkilötietojen säilyttämisaika
| Henkilötietoja säilytetään 24 kuukautta, jonka jälkeen ne tuhotaan tietoturvallisesti. Nauhoitteet poistetaan 14 vrk kuluttua. |
Tietojen säännönmukaiset luovutukset
| Rekisterin tiedot ovat ainoastaan rekisterinpitäjän ja sen henkilöstön käytössä, paitsi käyttäessä ulkoista palveluntarjoajaa joko lisäarvopalvelun tuottamiseen tai luottopäätöksen tueksi. Tietoja ei luovuteta rekisterinpitäjän ulkopuolelle tai sen yhteistyökumppaneiden käyttöön, paitsi luottohakemukseen, perintään tai laskutukseen liittyvissä asioissa sekä lainsäädännön velvoittaessa. Rekisteröityneen henkilötiedot hävitetään käyttäjän pyynnöstä ellei lainsäädäntö, asiakassuhteen hoidettavuus, avoimet laskut tai perintätoimet estä tietojen poistamista.
|
Tietojen siirto EU:n tai ETA:n ulkopuolelle | Rekisterin tietoja ei luovuteta EU:n tai ETA:n ulkopuolelle. |
Rekisterin suojauksen periaatteet A: Manuaalinen aineisto
| Manuaalisesti käsiteltävät, asiakastietoja sisältävät asiakirjat (esim. tulostetut sähköpostit tai niiden liitteet, tulostetut www-lomakkeet tai vastaavat) säilytetään alkukäsittelyn jälkeen lukituissa ja paloturvallisissa säilytystiloissa.
Ainoastaan määrätyillä, salassapitositoumuksen allekirjoittaneilla työntekijöillä on oikeus käsitellä manuaalisesti tallennettuja asiakastietoja.
Rekisterin tietojen suojaamisessa ja käsittelyssä noudatetaan tietosuojalain säännöksiä ja periaatteita, viranomaisten määräyksiä sekä hyvää tietojenkäsittelytapaa.
|
Rekisterin suojauksen periaatteet B: ATK:lla käsiteltävät toiminnot
| Ainoastaan määrätyillä rekisterinpitäjän ja sen lukuun toimivien yritysten työntekijöillä on oikeus käyttää esim. työasemia, joiden ohjelmistoilla voidaan ylläpitää potentiaalisten asiakkaiden tietoja. Kullakin määritellyllä käyttäjällä on oma henkilökohtainen käyttäjätunnus ja salasana. Jokainen käyttäjä on allekirjoittanut salassapitositoumuksen.
Rekisterin tietojen suojaamisessa ja käsittelyssä noudatetaan tietosuojalain säännöksiä ja periaatteita, viranomaisten määräyksiä sekä hyvää tietojenkäsittelytapaa.
|
Evästeet
| Käytämme sivuillamme evästeitä (”cookies”). Eväste on pieni, käyttäjän tietokoneelle lähetettävä ja siellä säilytettävä tekstitiedosto. Evästeet eivät vahingoita käyttäjien tietokoneita tai tiedostoja. Evästeiden käytön ensisijaisena tarkoituksena on parantaa ja mukauttaa vierailijan käyttökokemusta sivustolla sekä analysoida ja parantaa sivuston toimivuutta ja sisältöä.
Evästeiden avulla kerättyjä tietoja voidaan myös hyödyntää viestinnän ja markkinoinnin kohdentamisessa sekä markkinointitoimenpiteiden optimoinnissa. Vierailijaa ei voida tunnistaa pelkkien evästeiden avulla. Evästeiden avulla saatua tietoa voidaan kuitenkin liittää käyttäjältä mahdollisesti muussa yhteydessä saatuihin tietoihin, esimerkiksi käyttäjän täyttäessä lomakkeen sivustollamme.
Evästeiden avulla kerätään seuraavanlaisia tietoja:
– vierailijan IP-osoite – vierailun ajankohta – selatut sivut ja sivujen katseluajat – vierailijan selain
Sinun oikeutesi Sivuillamme vierailevalla käyttäjällä on mahdollisuus koska tahansa estää evästeiden käyttö muuttamalla selaimensa asetuksia. Useimmat selainohjelmat mahdollistavat eväste-toiminnon poiskytkemisen ja jo tallennettujen evästeiden poistamisen.
Evästeiden käytön estäminen saattaa vaikuttaa sivuston toiminnallisuuteen.
|
Automaattinen käsittely ja profilointi
|
Emme tee profilointia. |
Tarkastusoikeus, eli oikeus saada pääsy henkilötietoihin
| Rekisteröidyllä on oikeus tarkistaa, mitä tietoja hänestä on rekisterissä. Tarkastuspyyntö tulee tehdä kirjallisena ottamalla yhteys rekisterinpitäjän asiakaspalveluun tai rekisterin yhteyshenkilöön suomeksi tai englanniksi.
Tarkastuspyyntö on allekirjoitettava.
|
Oikeus siirtää tiedot järjestelmästä toiseen | Rekisteröidyllä on oikeus siirtää omat tietonsa järjestelmästä toiseen.
Siirtopyynnön voi osoittaa rekisterin yhteyshenkilölle.
|
Oikeus vaatia tiedon korjaamista | Rekisterissä oleva, käsittelyn tarkoituksen kannalta virheellinen, tarpeeton, puutteellinen tai vanhentunut henkilötieto on oikaistava, poistettava tai täydennettävä.
Korjauspyyntö tulee tehdä tunnistettavissa olevasta sähköpostiosoitteesta rekisterinpitäjän asiakaspalveluun tai henkilörekisterin ylläpitäjälle.
Pyynnössä tulee yksilöidä mitä tietoja vaaditaan korjattavaksi ja millä perusteella. Korjaaminen toteutetaan viivytyksettä.
Virheen korjaamisesta ilmoitetaan sille, jolta virheelliset tiedot on saatu tai jolle tiedot on luovutettu.
Korjauspyynnön epäämisestä rekisterin vastuuhenkilö antaa kirjallisen todistuksen, jossa mainitaan syyt, joiden vuoksi korjauspyyntö on evätty.
Asianomainen voi saattaa epäämisen tietosuojavaltuutetun ratkaistavaksi.
|
Vastustamisoikeus | Sinulla on oikeus pyytää sinua koskevia henkilötietoja sekä sinulla on oikeus pyytää henkilötietojen oikaisemista tai poistamista taikka käsittelyn rajoittamista. Pyynnöt voi osoittaa yhteyshenkilölle.
|
Oikeus tehdä valitus valvontaviranomaiselle | Mikäli katsot, että sinua koskevassa henkilötietojen käsittelyssä on rikottu tietosuoja-asetusta, niin sinulla on oikeus tehdä kantelu valvontaviranomaiselle.
Kantelun voit tehdä myös siinä jäsenvaltiossa, jossa sinulla on vakinainen asuinpaikka tai työpaikka.
Kansallisen valvontaviranomaisen yhteystiedot ovat:
Tietosuojavaltuutetun toimisto Käyntiosoite: Lintulahdenkuja 4, 00530 Helsinki Postiosoite: PL 800, 00531 Helsinki Sähköposti: tietosuoja(at)om.fi Puhelinvaihde: 029 566 6700 Kirjaamo: 029 566 6768
|
Muut henkilötietojen käsittelyyn liittyvät oikeudet
| Rekisteröidyllä on oikeus kieltää tietojensa luovuttaminen ja käsittely suoramainontaa ja muuta markkinointia varten, vaatia tietojen anonymisointia soveltuvin osin sekä oikeus tulla kokonaan unohdetuksi.
|