Asiakaspalvelun ulkoistamisen suhteen on nykyisin paljon vaihtoehtoja. Kuten meistä jokainen varmasti tietää Asiakaspalvelun ulkoistamisen suhteen on nykyisin paljon vaihtoehtoja. Kuten meistä jokainen varmasti tietää, asiakaspalvelu on yksi tärkeimmistä osista, joilla varmistetaan yrityksen moitteeton toimivuus ja asiakkaiden positiivinen kokemus yrityksen palveluita käyttäessä, etenkin mahdollisten ongelmien ilmetessä. Etenkin pienyrittäjille, mutta myös suuremmille yrityksille, asiakaspalvelun hoitaminen kaiken muun ohella voi tuntua hyvinkin työläältä ja aikaa vievältä. Siksi yhä useampi yritys turvautuu ulkoiseen asiakaspalveluun resurssiensa vapauttamiseksi.
Mitä asiakaspalvelun ulkoistaminen käytännössä tarkoittaa?
Asiakaspalvelun ulkoistamisella tarkoitetaan tilannetta, jossa yritys palkkaa kolmannen osapuolen hoitamaan asiakaspalvelun heidän puolestaan. Tällainen kolmas taho antaa omien työntekijöidensä hoidettavaksi palkkaamansa yrityksen asiakaspalvelun, sisältäen puhelut sekä muun kommunikoinnin, kuten esimerkiksi chatin ja sähköpostin. Suurin osa ulkoistettua asiakaspalvelua ja -tukea tarjoavista yrityksistä on osa puhelinkeskuspalveluita, kuten myös Katriumilla.
Asiakaspalvelun ulkoistamisen ansiosta voit yrittäjänä nukkua yösi rauhassa ja päivisin keskittyä itse yrityksen johtamiseen, kun joku muu pitää huolen siitä, että yrityksesi asiakkaat saavat mahdollisimman hyvää palvelua vuorokauden kaikkina aikoina.
Milloin asiakaspalvelun ulkoistaminen kannattaa?
Vievätkö hallinnolliset tehtävät liikaa aikaasi ja keskittymistäsi? Vaihteleeko kysyntäsi kausittain, minkä vuoksi et tarvitse pysyvää henkilöstöä? Haluatko tehostaa myyntiäsi? Tarvitsetko käyttöösi monikielisen ja kustannustehokkaan asiakaspalveluratkaisun? Jos nämä merkit täyttyvät kohdallasi, asiakaspalvelu on syytä ulkoistaa Katriumille.
Kuvitellaan tilanne, jossa yrityksesi toiminnan kannalta tärkeimpiin tehtäviin ei jää aikaa, koska aikasi kuluu hallinnollisten tehtävien pyörittämiseen. Tällaisia tehtäviä ovat esimerkiksi useisiin asiakkaiden lähettämiin kysymyksiin vastaaminen, yleisen tiedon välittäminen, valitusten käsittely, teknisen tuen työt ja kylmäsoittaminen myynnissä. Tilanne on yrittäjän kannalta varmasti kuormittava, jolloin ydintoimintojesi laatu saattaa heikentyä. Tällaisessa tilanteessa on syytä harkita asiakaspalvelun ulkoistamista.
Kuvitellaan toinen skenaario. Kenties yrityksesi on jo laajentunut tai juuri laajentumassa kansainvälisemmille markkinoille. Tällöin on hyvin olennaista, että saatavilla on myös monikielistä asiakaspalvelua. Asiakaspalvelun ulkoistamisen ansiosta voidaan taata asiakastyytyväisyys ja hyvä kuluttajakokemus, jolloin myös ulkomaalaiset asiakkaasi saavat erinomaista palvelua monikielisen asiakaspalvelun avulla. Katriumilla on esimerkiksi kattava kirjo kielitaitoa, jolloin asiakaspalvelun hoitaminen sujuu helposti monikielisesti ilman lisäkoulutuksia ja -kustannuksia.
Tarvitsetko kustannustehokkaan asiakaspalveluratkaisun?
Oman asiakaspalvelijan kouluttaminen vie aikaa ja voi tulla myös huomattavan hintavaksi. Lisäksi yrityksen oma asiakaspalvelija voi työskennellä vain tiettyinä kellonaikoina, sillä harva on töissä ympäri vuorokauden. Mikäli haluat ympärivuorokautista asiakaspalvelua, tulee se nopeasti kalliiksi lisien maksun ym. seurauksena. Ulkoista asiakaspalvelu, ja saat edullisesti monikielistä, monikanavaista ja ympärivuorokautista asiakaspalvelua, joka on tietenkin huomattavasti kustannustehokkaampi ratkaisu!
Asiakaspalvelun ulkoistamisen hyvät puolet
- Taloudelliset säästöt
- Parempi kattavuus
- Enemmän resursseja
- Vähemmän päänsärkyä yrittäjälle
Vaikka osa saattaa kokea asiakaspalvelun ulkoistamisen turhaksi menoeräksi, on se usein kuitenkin loppupeleissä sijoitus, joka tuottaa tulosten lisäksi myös säästöjä yrityksellesi. Oman yrityksen sisäisen asiakaspalvelijan kouluttaminen ja palkkaus vie paljon aikaa sekä rahaa, kun sen sijaan voit palkata osaavan yrityksen, jolla on osaava henkilökunta, hoitamaan tämän puolestasi.
Lisäksi asiakaspalvelun ulkoistamista tarjoavilla yrityksillä on todennäköisesti käytössään enemmän resursseja kuin tavallisella pienyrittäjällä. Resurssit pitävät sisällään mm. osaavan henkilökunnan määrän sekä laitteiston asiakaspalvelun hoitamiseksi. Paremmat resurssit mahdollistavat myös lyhyemmät vasteajat, sillä linjan päässä on jatkuvasti joku valmiina vastaamaan. Myös kattavuus on parempi, sillä yritykset tarjoavat palveluitaan ympäri vuorokauden vuoden jokaisena päivänä. Lisäksi kielivalikoima, joka yrityksillä on saatavilla, on usein huomattava. Esimerkiksi Katrium palvelee kaikilla Euroopan kielillä. Näin ollen pidät huolen siitä, että myös kansainväliset asiakkaasi saavat parasta mahdollista palvelua, jopa omalla äidinkielellään asioidessaan yrityksesi kanssa.
Asiakaspalvelun ulkoistamisen huonot puolet
Asiakaspalvelun yllä mainitut hyvät puolet ovatkin varmasti laajalti tiedossa yrittäjien keskuudessa. Monia pienyrittäjiä – ja toki muitakin yrittäjiä – varmasti kiinnostaakin siis, mitkä ovat ne mahdolliset huonot puolet asiakaspalvelun ulkoistamisessa. Mahdollisia huonoja puolia voivat olla:
- Ei tarpeeksi tuntemusta yrityksesi brändistä
- Jäykät palvelusopimukset
Useat yritykset, jotka tarjoavat asiakaspalvelun ulkoistamista, eivät välttämättä ota huomioon brändiäsi ja yritystäsi sekä arvoja ja strategioita, joita yrityksesi noudattaa, mikä tietenkin heijastuu heti myös asiakaspalveluun. On tärkeää, että asiakaspalvelun ulkoistamista tarjoava yritys on kunnollinen kumppani yrityksesi toiminnalle, eikä vain määräysten seurailija.
Me Katriumilla pyrimme tekemään mahdollisimman tiivistä yhteistyötä asiakkaidemme kanssa ja saamaan mahdollisimman hyvän kuvan yrityksen arvoista, jotta voimme palvella heidän asiakkaitaan parhaalla mahdollisella tavalla ja tietämyksellä yritykselle tärkeitä arvoja noudattaen.
Koska monet yritykset, jotka tarjoavat asiakaspalvelun ulkoistamisen palveluita, ovat osa puhelinkeskuksia, saattavat sopimukset, joita he asiakkailleen tarjoavat, olla hyvin jäykkiä, vaatien pitkäaikaisempaa sopimusaikaa sekä muita minimivaatimuksia. Olemme kuitenkin jo vuodessa 2025, joten olisi suotavampaa yrityksille, mikäli palveluita tarjoavien yritysten sopimukset olisivat joustavampia.
Mitä asiakaspalvelun toimintoja voit ulkoistaa Katriumille?
Katrium tarjoaa erilaisiin tarpeisiin asiakaspalvelun ulkoistamismahdollisuuksia. Etsitkö uusia asiakkaita, haluatko aktivoida nykyisiä asiakkaita vai oletko päivittämässä asiakasrekisteriä? Asiakaspalvelun ulkoistamisen kautta kaikki tarpeet täyttyvät! Nykyisin erilaiset organisaatiot tarvitsevat räätälöityjä asiakaspalvelukokonaisuuksia.
Katriumilta saat call center- ja contact center -palvelut kuin mittatilaustyönä. Riippumatta siitä, etsitkö puhelin- tai chat-palvelua, sosiaalisen median ammattilaista tai ammattitaitoista henkilöä vastaamaan sähköposteihin, Katrium tarjoaa ratkaisuja.
Lisäksi voit ulkoistaa koko asiakaspalvelun Katriumille asiakas- ja puhelinpalveluista live chat -palveluihin. Katrium voi auttaa myös asiakkaiden rekisteröinnissä ja ajanvarauksissa. Juuri live chat on esimerkiksi nousussa oleva asiakaspalvelutyökalu, jota voidaan ylläpitää jopa 24 tuntia vuorokaudessa.
Yritysten ei myöskään tarvitse ulkoistaa kaikkia palveluja kerralla. Yksi toimiva vaihtoehto on pyytää Katriumilta apua juuri siihen asiaan, jossa sitä tarvitaan. Esimerkiksi uusien asiakkaiden löytäminen tai asiakkaiden tietojen päivitys voivat olla juuri sellaisia yksittäisiä kokonaisuuksia.
Katrium voi tarjota asiakaspalvelua monella kielellä, joten kansainvälisetkin yritykset voivat huoletta ulkoistaa koko asiakaspalvelunsa. Varsinkin tilanteessa, jossa yritys on laajentumassa ulkomaille, Katrium voi olla hyvä kumppani, kun asiakaspalvelua ollaan luomassa kokonaan uusille markkinoille.
Lopuksi
Katriumilla meille on tärkeää tarjota asiakkaillemme – eli teille yrittäjille – mahdollisimman miellyttävä kokemus, minkä vuoksi pyrimme olemaan sopimusasioissa mahdollisimman joustavia, jotta pääsemme kaikkia osapuolia tyydyttävään sopimukseen. Emme siis tarjoa ainoastaan hyviä asiakaskokemuksia teidän asiakkaillenne, vaan myös teille itsellenne!
Mikäli asiakaslähtöinen, osaava ja luotettava asiakaspalvelu kuulostaa yrityksellesi sopivalta, on Katrium sinulle varmasti hyvä vaihtoehto asiakaspalvelusi ulkoistamiseen. Asiakaspalvelun ulkoistamisen edut ovat suuret. Ota yhteyttä jo tänään, niin löydetään yhdessä juuri teille sopiva ratkaisu!
Yksi vastaus