Ulkoistamisen hyödyt yritysten jokapäiväiselle toiminnalle ovat lähes loputtomat! On vanhentunutta ajatella, että kaiken osaamisen tulisi löytyä yrityksen sisältä. Tässä artikkelissa pyrimme valoittamaan, miksi yrityksesi hyötyisi monien back office-tehtävien ulkoistamisesta. Sanelun, litteroinnin, käännökset, sähköpostien kirjoittaminen, rekisterin keruun ja monikanavaisten kommunikaatiokanavien ylläpito. Tässä vain muutama esimerkki töistä, jotka voi ulkoistaa.
Ulkoistamisella on monia etuja yritykselle
Ulkoistamisen hyödyt taloudellisuudelle
Ulkoistamisella yrityksesi hyötyy monella tavalla. Ensinnäkin, taloudelliselta kantilta katsottuna ulkoistaminen on kustannustehokasta:
Ulkoistaminen voi auttaa yritystä säästämään merkittäviä kustannuksia. Suorissa ja epäsuorissa kuluissa yritys voi säästää palkkaamalla palveluntarjoajia, jotka ovat erikoistuneet tiettyihin tehtäviin. Tämä voi auttaa vähentämään henkilöstökuluja sekä henkilökunnan koulutus- ja ylläpitokustannuksia, kun kaikkien osaajien ei tarvitse olla suoraan yrityksen henkilöstölistalla ja toimistotilaa viemässä. Tehtäviä, joita voi ulkoistaa on tiedonkeruu, asiakasrekisterin keruu, markkinointi, kirjalliset tehtävät, tapahtumien koordinointi, sanelut ja litteroinnit, käännökset ja toimistotehtävät.
Ulkoistamalla taataan, että oman alansa asiantuntijat ja ekspertit voivat antaa jakamattoman huomionsa omaan tehtäväänsä. Kun vastuu henkilöstöstä on palvelntarjoajalle, vapautuu aikaa ja tehokkuuta ilman vastuuta tarvittavista koulutuksista.
Ulkoistamisen hyödyt yrityksen kehittämiselle
Ulkoistaminen voi myös auttaa yritystä kehittämään paremman käsityksen markkinoistaan ja tarjoamaan parempia tuotteita tai palveluita. Palveluntarjoajan kokemus ja tietotaito voivat auttaa yritystä kehittämään uusia strategioita ja tuomaan uusia ideoita Tämä voi johtaa parempaan asiakastyytyväisyyteen ja kannattavuuteen. Toinen mielipide tuo aina rikkautta.
Asiakaspalvelun ja käännösten ulkoistaminen suomalaiselle palveluntarjoajalle Katriumille kannattaa. Saat avuksesi natiiveja, jotka ymmärtävät kohderyhmänsä kommunikaatiotapoja ja sanattomia sääntöjä. Yritys saa uudentasoista uskottavuutta, un natiivi hoitaa tarvittavat sähköpostikäännökset, ja vastaa puhelimeen asiakkaan äidinkielillä. Konekäännösten varassa toimivat ulkomaalaiset yritykset saavat asiansa ymmärretyksi, mutta kömpelyys syö uskottavuutta. Kun kiusalliset käännösvirheet ovat historiaa, voit luottaa yrityksesi kompetenssien asianmukaisiin oikeuksiinsa pääsyyn!
On tutkittu, että ihmiset suosivat mieluusti tuttua ja turvallista. Yrityksen toimivat ja luontevat käännökset sekä asiakaspalvelu auttavat yritystä sulautumaan kohdemaansa markkinoihin ja erottumaan positiivisilla puolillaan, vaikka yrityksesi kotimaa ei olisikaan Suomi,
Ulkoistamisen hyödyt prosesseille
Ulkoistamisen pointti on auttaa yritystä saavuttamaan tiettyjä tavoitteitaan nopeammin ja tehokkaammin, kuin se voisi tehdä omin resurssein. Palveluntarjoajilla on yleensä tarvittava kokemus ja laitteet, mikä auttaa yritystä saavuttamaan parempia tuloksia lyhyessä ajassa. Jokainen tietää kuinka paljon työtehoa- ja mukavuutta syö alati uudet ohjelmistopäivitykset ja uudet IT-ympäristöt. Alati uusien ohjelmien haltuunotto nousee toistuvasti työhyvinvointia- ja tehoa syöväksi asiaksi kyselyissa.
Saat itse keskittyä oleellisiin ja mielekkäämpiin yrityksen asioihin, kun ulkoistat esimerkiksi monikanavaisen asiakaspalvelun siihen erikoistuneelle ja sopivat laitteet omaavalle Katriumin väelle,
Ulkoistamisen hyödyt ajankäytölle
Toistuvat ja rutiininomaiset toimistotehtävät, kuten palavereiden sanelut ja litterointi, käännökset, rekisterin keruu, kalenteri- ja ajanhallinto vievät yllättävän paljon aikaa. Aikaa kuluu henkilöiltä, joiden aikaa ja pätevyyttä tarvitaan yrityksen tärkeisiin kompleksisiin tehtäviin.
Nämä pienet silpputehtävät myös rikkovat keskittymistä. Vaikka multitaskaus onkin rautaisen ammattilaisen perustaito, myös pitkäjänteinen keskittyminen omaan tehtävään ilman keskeytyksiä tuo yllättävää syvätehokkuutta.
Kompleksiset tehtävät vaativat omanlaistaan luovuutta, ja luovuudessa oikean keskittymisen ja vireen saavuttaminen on elintärkeää. Ja tämä vaatii aikaa. Kun puhelin pirisee väärään aikaan, käsillä ollut ajatuksenaihio joudutaan pahimmillaan aloittamaan alusta ja vaellamme toimistolla kuin hajamielinen professori.
Ulkoistamisen hyödyt työrauhalle
Nämä harmittomalta vaikuttavat keskeytykset tekevät pitkällä juoksulla merkittävää hallaa yrityksen tulokselle. Myös työhyvinvointiin vaikuttaa heikentävästi sekava toimenkuva. Työntekijäsi varmasti kiittävät, kun kalenteri selkeytyy ja auttaa oman panoksen parempaan esiintuontiin.
Tarkastele alaistesi tehtäviä, ja mieti, voisiko jotain kenties ulkoistaa ja näin päästää alaistesi ammattitaidon paremmin oikeuksiinsa. Ethän varmasti palkannut erikoiskoulutusta omaavia eksperttejä vastaamaan pelkästään sähköposteihin?
Kiireen tuntu voi vaikuttaa tehokkuudelta, mutta todellisuudessa tulos on päinvastainen. Pieni paine tuottaa toki positiivista eustressia, joka tutkitusti tehostaa keskittymistä. Positiivinen stressi syntyy mielekkäästä haasteesta, jonka tavoittaminen on todennäköistä. Mielekäs työtehtävä, johon on resursoitu riittävästi aikaa tuottaa positiivista eustressiä.
Tämän vastakohta on kaikkien tuntema negatiivinen stressi. Negatiivinen stressi syntyy tunteesta, ettei omat resurssit riitä ympäristön asettamiin vaatimuksiin. Kiire, ja vaatimukset liian monesta kanavasta luovat nimenomaisesti negatiivista stressiä. Tämä vaikuttaa henkilöstön hyvinvointiin samoin, kuin jatkuva alihinnalla myynti taseeseen.
Kun vastuu silpputehtävistä on niihin erikoistuneilla assistenteilla, oma ja työntekijöidesi aika vapautuu tärkeämpiin tehtäviin. Puhelimeen vastaus, viestien välittäminen ja muut back office tehtävät sujuvat silmä pilkekulmassa monella kielellä multitaskauksen experteiltä Katriumissa. Mikset antaisi meidän hoitaa hommaa puolestasi!
Sano hyvästit stressille, saavutat kilpailuetumatkaa
Kaikkiaan toimistotehtävien ulkoistaminen säästää aikaa, rahaa, henkilöstöresursseja ja hermoja. Saavutat kompetensseja, joita ei kenties talon sisältä löydy. Saavutat työrauhaa yrityksen kriittisiin prosesseihin, ja tätä kautta kurot kilpailuetumatkaa.
Työhyvinvointi lisääntyy, kun kiire ja silpputehtävät eivät luo stressiä työntekijöillesi. Kun vaatimukset tylsistä rutiinimaisista konttoritehtävistä on ulkoistettu, työntekijäsi saavat keskittyä omaan ydinosaamiseensa. Mielekkyys ja tätä kautta aktiivisuus ja motivaatio lisääntyy. Työntekijöilläsi on ylimääräisten tehtävien poistuttua resursseja tarpeeksi omiin tavoitteisiin pääsemiseksi.
Me Katriumilla olemme joustavuuden ammattilaisia ja keskitymme mieluusti omaan ydinosaamiseemme, eli yrityksesi avustamiseen! Lue tästä lisää, mitä hyötyjä yrityksesi saavuttaa yhteistyöstä kanssamme!