Hyvä virtuaaliassistentti mahdollistaa yrityksen entistä tehokkaamman ja tuottavamman toiminnan ja säästää pienyrittäjän aikaa. Virtuaaliassistentin keskittyessä erilaisiin yrityksesi hallinnollisiin tehtäviin, pääset itse keskittymään siihen, mikä on sinulle yrittäjänä tärkeintä. Hyvä virtuaaliassistentti omaa laajan ammattitaidon ja osaa tarttua monipuolisesti erilaisiin tehtäviin. Virtuaaliassistentti on kuitenkin edelleen hyvin uusi työ- ja tehtävänimike, mikä vuoksi yrittäjien voi olla vaikea tietää, mitä taitoja virtuaaliassistentilta voi odottaa ja edellyttää.
Mikä on virtuaaliassistentti
Hyvä virtuaaliassistentti on yrittäjän apuri, joka hoitaa yrityksen juoksevia asioita etänä mistä tahansa. Hän voi vastata esimerkiksi yrityksen laskutuksesta, nettisivujen päivittämisestä, asiakaspalvelusta, sisällöntuotannosta, tekstien kääntämisestä, markkinoinnista, kalenterin hallinnasta, hankinnoista, kokouksista, tapahtumien järjestämisestä ja hoitaa monia muita yrityksen rutiinitehtäviä, olivat ne sitten mitä tahansa. Virtuaaliassistentin hyöty tuleekin juuri siitä, että monet rutiinihommat vievät paljon yrittäjän aikaa yrityksen ydintehtäviltä. Kun ne ulkoistetaan virtuaaliassistentille, niin yrittäjä saa työpäivästään paljon enemmän irti. Tämän myötä useimmiten myös liiketoiminta kasvaa.
Virtuaaliassistentit työskentelevät usein freelancereina tai toisen yrityksen kautta, mikä tuo yrittäjälle joustavan mahdollisuuden hyödyntää virtuaaliassistenttien palveluita juuri sen verran kuin tarvitsee. Esimerkiksi Katrium tarjoaa erilaisia virtuaaliassistenttipalveluita. Virtuaaliassistentin työtunnit ja -tehtävät voivat vaihdella tarpeen mukaan, eikä yrityksen tarvitse ulkoistaessaan palkata itselleen kokopäiväistä työntekijää, jos sille ei ole välttämättä tarvetta.
Näistä tekijöistä hyvä virtuaaliassistentti on tehty
Virtuaaliassistentit vastaavat hyvin monipuolisista työtehtävistä, eikä jokaisen virtuaaliassistentit vahvuudet tarvitse olla samanlaiset. Seuraavat ominaisuudet ovat kuitenkin lähes poikkeuksetta sellaisia, jotka jokaiselta virtuaaliassistentilta tulisi löytyä:
Hyvät kommunikaatiotaidot ovat yksi tärkeimmistä hyvän virtuaaliassistentin ominaisuuksista. Virtuaaliassistentin toimenkuvaan kuuluu pääasiallisesti yhteydenpito niin myyjien kuin asiakkaidenkin kanssa, myynnin tehostaminen sekä yrityksen sisäinen kommunikointi ja tiedotteiden laatiminen. Nämä kaikki tehtävät vaativat erinomaisia kommunikaatiotaitoja.
Asiakaslähtöisyys on tärkeä ominaisuus, kun tehdään asiakastyötä. Virtuaaliassistentti palvelee paitsi sinun yritystäsi, niin myös sinun asiakkaitasi hoitaessaan asiakaspalvelua ja viestiessään heidän kanssaan. Asiakaslähtöinen, lämmin ja ystävällinen palvelu takaa kaikille miellyttävän kokemuksen sekä sujuvan yhteistyön.
Ongelmanratkaisutaidot korostuvat erityisesti sellaisissa tilanteissa, joissa virtuaaliassistentti hoitaa yrityksen asiakaspalvelua. Olipa kyse sitten tyytymättömästä asiakkaasta, myöhästyneestä toimituksesta tai tuotepalautuksesta, niin hyvä virtuaaliassistentti kykenee hoitamaan tilanteet ammattitaitoisesti ja ratkaisemaan ne mahdollisimman tehokkaasti.
Oma-aloitteisuus on yksi välttämättömistä ominaisuuksista, joka jokaiselta virtuaaliassistentilta tulee löytyä. Virtuaaliassistentin työt tapahtuvat pääsääntöisesti toimiston ulkopuolella ilman, että esimies jatkuvasti seuraa, mitä virtuaaliassistentti touhuaa. Jotta hommat saadaan tehokkaasti ja sujuvasti hoidettua annettuja määräaikoja noudattaen, tulee virtuaaliassistentin olla oma-aloitteinen. Kotona työskentely tuo monille herkästi mukanaan häiriötekijöitä, minkä vuoksi oma-aloitteisuus on etänä työskenteleville virtuaaliassistenteille erittäin tärkeä tekijä.
Luovuus on tärkeä osa virtuaaliassistentin osaamista. Työ vaatii joustavuutta, minkä vuoksi erilaiset tilanteet saattavat vaatia hyvin luoviakin ratkaisuja, jotta asiat ja työt saadaan hoidettua. Myös sosiaalisen median hallinnointi, markkinointi ja monet muut virtuaaliassistentin työtehtävät vaativat luovuutta. Tämän vuoksi yrittäjänä voitkin edellyttää luovaa osaamista myös virtuaaliassistentilta.
Hyvät tietotekniset taidot ovat tärkeät kun työtä tehdään etänä. Kommunikaation on onnistuttava puolin ja toisin erilaisten sosiaalisten alustojen kautta. Tärkeimpiin kommunikaatiovälineisiin kuuluvat muun muassa erilaiset kokousvälineet ja sähköposti. Lisäksi virtuaaliassistentin on hallittava erilaisten toimisto-ohjelmien ja laitteiden käyttö erinomaisesti, sillä työskentely tapahtuu pitkälti niiden avulla.
Monet virtuaaliassistentit huolehtivat laitteistostaan itse, mikä myös työnantajan on hyvä huomioida. Tämä tuo yrityksen osalta säästöjä, mutta silloin on syytä tarkistaa, että yrityksen käyttämät ohjelmistot ovat yhteensopivat virtuaaliassistentin omistaman laitteiston kanssa.
Mistä löytää hyvä virtuaaliassistentti?
Yrittäjänä tärkein tehtävä on ensin määrittää, mitä töitä toivot virtuaaliassistentin hoitavan. Mihin suuntaan haluat yrityksesi menevän ja mitkä asiat koet järkevänä ulkoistaa? Näin ollen voit lähteä rajaamaan sitä, mitä omalta virtuaaliassistentiltasi edellytät. Päätettyäsi kriteerisi, voit lähteä hakemaan yrityksellesi parhaiten sopivaa virtuaaliassistenttia.
Virtuaaliassistentteja voi palkata monella eri tavalla. Yksi erinomainen keino palkata hyvä virtuaaliassistentti on virtuaaliassistenttipalveluiden ostaminen kolmannelta osapuolelta, etenkin jos tiedät tarvitsevasi virtuaaliassistenttia vain osa-aikaisesti. Ostaessasi virtuaaliassistenttipalvelut toiselta yritykseltä, voit olla varma, että saamasi palvelu on ammattitaitoista, luotettavaa, ja kaikki tarpeellinen välineistö on virtuaaliassistentin käytettävissä. Hyvä virtuaaliassistentti hoitaa tehtävät itsenäisesti sovitun aikataulun mukaan, ja voit keskittyä samaan aikaan yrityksen ydintoiminnan pyörittämiseen.
Katriumilla tarjoamme lisäksi virtuaaliassistenttipalveluita monikielisesti, mikä auttaa yritystäsi kasvattamaan ja laajentamaan myös kansainvälistä asiakaskuntaasi. Hoidamme vahvalla ammattitaidolla erilaiset toimisto- ja viestintätehtävät, muun muassa nettisivujen päivityksen, sisältömarkkinoinnin, tekstien käännöstyöt, tapahtumien järjestelyn, matkojen valmistelun sekä joukon muita palveluita. Hyvä virtuaaliassistentti auttaa sinua siis tukemaan liiketoimintaasi ja hoitaa juoksevat tehtävät samaan aikaan, kun sinä voit keskittyä olennaiseen!
Ota yhteyttä
Katriumilla haluamme tarjota sinulle helpotusta yritystoimintaasi. Näin ollen pääset itse kehittämään yritystäsi ja kasvattamaan sen toimintaa sillä aikaa, kun virtuaaliassistenttimme hoitaa yrityksesi hallinnolliset tehtävät. Voit ulkoistaa vain haluamasi palvelut, ja tarjoamme mahdollisuuden ulkoistaa tarvittavat asiat myös esimerkiksi sesonkiluontoisesti. Hyvä virtuaaliassistentti joustaa ja pystyy mukautumaan sinun tarpeidesi mukaisesti. Mikäli kiinnostuit monipuolisista, kattavista ja monikielisistä virtuaaliassistentin palveluista, niin ota meihin yhteyttä! Katsotaan yhdessä miten voisimme parhaiten auttaa juuri teitä.
