Datan hallinta ei ole yrityksille pelkkä ylimääräinen taakka, vaan tärkeä osa päivittäistä toimintaa. Moni yritysjohtaja kokee, että alati kiihtyvä tietotulva hukuttaa alleen tehokkaan työskentelyn. Aikaa kuluu enemmän tiedon etsimiseen kuin sen hyödyntämiseen, jolloin tiedonkäsittely muuttuu voimavarasta turhauttavaksi pullonkaulaksi.
Tehokas datan hallinta ei ole pelkkä teknologiahanke, vaan perusta sujuvaan liiketoimintaan. Kun tiedonsyöttö ontuu, se voi näkyä nopeasti kassavirrassa virhelaskutuksena, heikentyneenä asiakaskokemuksena tai epäluotettavana raportointina. Silloin data on saatava kuntoon nopeasti.
Tässä artikkelissa kerromme, miten yrityksesi datasta saadaan arkea helpottava kilpailuetu.
Datan hallinta auttaa hahmottamaan kokonaiskuvan
Datan hallinta tarkoittaa sitä, miten yritys käsittelee liiketoiminnan kannalta tärkeää dataa: asiakasrekistereitä, myyntilukuja, laskutustietoja, kampanjatuloksia ja palautteita. Kun nämä tiedot tallennetaan samoihin järjestelmiin samoilla pelisäännöillä, niistä tulee vertailukelpoista dataa, jota voidaan oikeasti hyödyntää. Silloin ei puhuta enää yksittäisistä taulukoista tai mappeihin hautautuneista numeroista, vaan kokonaisuudesta, joka kertoo, missä yritys menee juuri nyt.
Hyvin hoidettu datan hallinta näkyy erityisesti johdolle. On helpompi nähdä, mistä myynti oikeasti tulee, millaiset asiakkaat tuovat eniten arvoa ja mitkä tuotteet tai palvelut ovat kannattavimpia. Kun data on yhtenäistä, raportteihin voi luottaa eikä jokaisen luvun perään tarvitse kysyä selitystä. Myös markkinoinnin ja myynnin suunnittelu helpottuu, kun päätöksiä ei tehdä pelkän tuntuman perusteella, vaan numeroiden tukemana.
Yrityksen arjessa datan hallinta voi olla yllättävän konkreettista. Se voi tarkoittaa esimerkiksi sitä, että myyntitiimi kirjaa asiakkuudet, yhteydenotot ja tarjousvaiheet samoihin kenttiin joka kerta. Tai että asiakaspalvelu valitsee yhteydenoton syyn valmiista listasta vapaatekstin sijaan. Pienet, toistuvat valinnat muuttavat hajanaisesta tiedosta yhtenäistä dataa, jonka pohjalta on helpompi johtaa liiketoimintaa.
Kun datan hallinta ei ole kunnossa
Datan hallinnan haasteet eivät yleensä ala suurena rysäyksenä, vaan ne hiipivät yrityksen arkeen pieninä, toistuvina hidasteina. Pirstaleiset ja hajallaan olevat tiedot sumentavat väistämättä kokonaiskuvaa. Tämä johtaa tilanteeseen, jossa päätöksenteko hidastuu ja työntekijöiden aika kuluu virheiden selvittelyyn tuottavan työn sijaan.
Tyypillisiä seurauksia ovat esimerkiksi nämä:
- Myyntiraportit ovat epäluotettavia. Lukuja joudutaan tarkistamaan käsin, tavoitteiden seuraaminen vaikeutuu ja johdon on mahdotonta tehdä luotettavia päätöksiä tai ennusteita tulevasta.
- Laskutuksessa syntyy virheitä. Asiakkaille menee väärä hinta, väärä määrä tai lasku myöhässä. Se näkyy kassavirrassa ja kuormittaa taloushallintoa, kun virheitä korjataan jälkikäteen.
- Asiakaskokemus kärsii tietokatkoksista. Asiakaspalvelijan täytyy etsiä tietoa useasta paikasta tai asiakas joutuu kertomaan samat asiat monta kertaa, palvelu hidastuu ja asiakas turhautuu.
Usein taustalla ei ole yksi suuri virhe, vaan monet pienet puutteet, jotka toistuvat arkipäivästä toiseen. Siksi datan hallinta kannattaa ottaa haltuun ajoissa, ennen kuin virheiden oikomisesta tulee pysyvä osa työpäivää. Kansainvälisen selvityksen mukaan huonolaatuinen data voi maksaa yrityksille jopa miljoonia dollareita vuodessa, kun virheet, viiveet ja turha selvittelytyö kasaantuvat.
Tilanne on erityisen haastava markkinoinnissa, jossa ajankohtaisen tiedon rooli korostuu. Siitä huolimatta Adverityn tuore tutkimus paljastaa, että melkein 50 prosenttia markkinointidatasta on epätäydellistä, virheellistä tai vanhentunutta. Kun noin puolet datasta on epäluotettavaa, on päätöksenteko tiedolla johtamisen sijaan arvailua.
Jos datan laatu herättää kysymyksiä, hyvä lähtökohta on selvittää, missä kunnossa rekisterit ja taustadata ovat. Tässä työssä voivat auttaa Katriumin datan käsittelypalvelut, joiden avulla asiakasrekisterit, tilaustiedot ja muu keskeinen data saadaan yhtenäiseen ja luotettavaan muotoon.
Ulkoistettu tiedonsyöttö vähentää datan hallinnan perusongelmia
Datan hallinta alkaa arjen pienistä valinnoista. Monessa yrityksessä tiedonsyöttö on työtä, joka tehdään muun työn ohessa kiireen keskellä. Silloin samoja tietoja kirjataan eri tavoilla, eri paikkoihin tai pitkällä viiveellä. Vaikka järjestelmät olisivat kunnossa, data alkaa hiljalleen elää omaa elämäänsä. Siksi on tärkeää, että johto määrittelee selkeät pelisäännöt siitä, mitä tietoa kirjataan, minne ja missä ajassa.
Ulkoistettu tiedonsyöttö helpottaa näitä perusongelmia. Kun tiedonsyöttöä hoitaa tiimi, jonka työ on nimenomaan datan huolellinen kirjaaminen, laadun varmistaminen ja sovittujen ohjeiden noudattaminen, arki rauhoittuu. Me Katriumilla teemme tiedonsyöttöä ja rekisterien päivitystä systemaattisesti, jotta data pysyy yhtenäisenä ja ajantasaisena ja raportointiin voi luottaa ilman jatkuvaa käsin korjailua.
Jos tiedonsyötön laatu mietityttää, helpoin tapa aloittaa on tarkastella, missä kohtaa virheet ja viiveet syntyvät. Katriumin artikkeli Tehokas tiedonsyöttö vahvistaa yrityksen toimintaa kertoo yksityiskohtaisesti, miten selkeät pelisäännöt ja ulkoistettu tiedonsyöttö tukevat sujuvaa datan hallintaa ja vapauttavat aikaa tuottavampaan työhön.
Yhteenveto
Sujuvassa liiketoiminnassa perusasiat ovat kunnossa. Kuten olemme nähneet, virheelliset tiedot voivat muodostua ongelmiksi laskutuksessa, asiakaspalvelussa ja raportoinnissa. Siksi on tärkeää ymmärtää, että datan hallinta ei ole IT-projekti, vaan jatkuva tapa toimia. Se on investointi, joka maksaa itsensä takaisin säästettynä aikana ja luotettavina päätöksinä.
Muutos ei kuitenkaan vaadi koko organisaation mylläämistä kerralla, vaan tärkeintä on tunnistaa pahimmat pullonkaulat. Usein jo pelkkä ryhtiliike tiedonsyöttöön tai vanhan asiakasrekisterin siivous tuo nopeita tuloksia, jotka näkyvät liiketoiminnan sujuvuudessa ja henkilöstön tyytyväisyydessä.
Yrityksesi ei tarvitse painia näiden haasteiden kanssa yksin. Me Katriumilla olemme erikoistuneet auttamaan yrityksiä juuri datan laatuun liittyvissä kysymyksissä. Kun ulkoistat rutiininomaisen datan käsittelyn meille, vapautat omat asiantuntijasi keskittymään oleelliseen. Ota meihin yhteyttä, niin katsotaan yhdessä, miten voimme parhaiten tukea teidän liiketoimintaanne.
