Pareton periaate on italialainen ajatusmalli, jota voi soveltaa myös työelämään. Tämä periaate auttaa hahmottamaan yrityksen tärkeimmät ydintoiminnot, joihin keskittyminen tuo suurimman hyödyn. Näin priorisointi helpottuu, kun tärkeimmät osa-alueet on hahmoteltu.
Pareton periaate sai alkunsa Italiassa
Ensimmäinen Pareton periaate pohjautuu italialaisen Vilfredo Pareton havaintoon siitä, kuinka 80% maan varallisuudesta on 20% hallussa. Näin tämä 20 prosentin joukko onkin yhtäkkiä vastuussa kaikesta muusta, mitä maassa tapahtuu.
Tätä periaatetta voidaan soveltaa ja laajentaa yritysmaailman toimintaan. 80% tuotoista on 20% toimenpiteiden ja prosessien seurausta. 20% työntekijöistä tekee 80% töistä. Yleisesti ottaen Pareton periaatteen mukaan missä tahansa ilmiössä 20% on lopun 80% syiden takana.
Kaikki tämä on nice to know, mutta mitä käytännön hyötyä yrittäjä voi saavuttaa tällä vanhalla italialaisella teorialla?
Pareton periaate ja elintärkeä työelämätaito: priorisoiminen kulkevat käsi kädessä. Kun deadlinet puskevat päälle, yrittäjä voi luhistua työtaakan alle tietämättä mistä aloittaa. Tehtävää on niin paljon, ja mistään ei saa otetta. Asioiden takana vaikuttaa kuitenkin aina muut asiat, ja isolta vaikuttava tavoite saattaa riippua muutamasta elintärkeästä tehtävästä.
Jokaisella yrityksellä on core-tehtävät, eli ydinalueet, joista kaikki muu riippuu. Yrittäjän tulee varata ensisijaisesti resurssit näihin alueisiin. Tämä on erityisen hyödyllinen näkökulma perfektionisteille, jotka takertuvat loputtomiin yksityiskohtiin. Mikä tilanteessa on oleellista ja tärkeintä? Voisiko muita tehtäviä kenties siirtää myöhemmälle ajankohdalle, ulkoistaa, delegoida tai jättää kokonaan tekemättä? Yrityksen toiminta on vaakalaudalla, mikäli taloushallintaa ei hoideta huolellisesta, mutta toiminta ei kaadu, vaikka käyntikortin fontin värin valintaan ei ole käytetty koko päivää.
Erityistä mielenhallintaa yrittäjälle tuo, kun tavoite on hajotettu pienempiin osiin ja suunniteltu tarkasti. Hyvin suunniteltu on puoliksi tehty, ja mieli voi rentoutua päästen näin parhaimmillaan luovaan flow-tilaan, jota yrittäjä tarvitsee ratkoakseen ongelmia intuitiivisesti ja hahmotellessaan strategisia päätöksiä.
Ajanhallinta tuo ryhtiä tehtäviin
Ajanhallintaan periaate soveltuu seuraavasti:
- Pyri tunnistamaan oleellisimmat toimenpiteet yrityksen tuloksen kannalta.
- Varaa jokaisena päivänä kalenteriisi slotti näiden tärkeimpien Pareto-toimenpiteiden toteuttamiseksi.
- Delegoi loput työt.
Ajanhallinnan tehokkuudesta Pareton periaate löytyy seuraavalla tavalla: huolehdi, että teet jokaisena työpäivänä 8 tunnista vähintään 2 tuntia keskeytyksettä työtä. Saatat huomata, että tämä kahden tunnin keskeytyksetön työ saattaa lopulta muodostua päivän tärkeimmäksi työksi. Ihmisellä on rajallinen määrä tehokkuutta, ja tämä päivän tehokkain hetki tulee hyödyntää vaativimpaan ja tärkeimpään tehtävään. Tärkeään palaveriin tulee varata eniten huolellisuutta ja keskittymiskykyä.
Loppu työpäivästä voi kulua pieneen silpputyöhön, rutiiniasioihin ja muihin. Mutta yrittäjä voi huomata, että nämä tehtävät eivät vaadikaan 100% sitoutumista ja keskittymistä, kuten elintärkeä viidesosa. Energiaa voikin laittaa näihin muihin tehtäviin paljon vähemmän, ja lopputulos on silti sama. Kuulumisten vaihto alihankkijoiden kanssa on toki mukavaa, ja käyntikorttien oikean värisävyn valintaan uppoaisi toki koko päivä. Näihin tehtäviin voi myös käyttää aikaa, mutta ne tulee tehdä vasta tärkeimpien tehtävien jälkeen. Näin ne eivät varasta tarpeettomasti energiaa.
Kun yrittäjä on kerran tunnistanut yrityksen elintärkeät toiminnot, voi hän harkita myös lopun ulkoistamista. Rutiininomaiset asiat voi teettää ulkoistetulla kumppanilla, joka tekee työn kustannustehokkaammin kuin yrittäjä itse. Yrittäjän aika on arvokkaampaa, ja on asioita, jotka hän yksin voi tehdä.
Me Katriumilla olemme auttaneet yrityksiä tukemalla heidän elintärkeää liiketoiminnan ydintä erilaisilla tukipalveluilla. Tarjoamme erilaisia tukipalveluita, kuten litterointia, ajanvaraamista, koordinointia, kontaktointia, tiedonkeruuta- ja syöttöä, käännöksiä, oikolukua, asiakaspalvelua, markkinointia, sisällöntuotantoa ja paljon muuta. Toteuta Pareton periaate käytännössä ja anna meidän auttaa! Laajassa ja kansainvälisessä ammattilaisten verkostossamme piilee voimallinen potentiaali ja kokemuksen suoma varmuus, jolla voit olla varma meidän hoitavan tehtävän kuin tehtävän. Löydämme talentin jokaiseen aihe-alueeseen, jotta sinä voit keskittyä tärkeimpään! Ota yhteyttä, ja jutellaan lisää!
