Mitä virtuaaliassistentti tekee? Tänä päivänä yhä useammat asiat suoritetaan digitaalisesti, ja sen seurauksena syntyy uusia ammatteja ja virtuaaliassari on yksi niistä. Virtuaaliassistentti tekee samoja tehtäviä, kuin jo tuttu toimistoassari tai sihteeri, mutta etänä eli virtuaalisesti. Työskentely kotoa käsin voi olla hyvin tehokasta, sillä työläinen saa keskittyä tehtäviin omassa rauhassaan.
Mikä on virtuaaliassistentti?
Virtuaaliassistentti eli etäassistentti on paljolti kuin tyypillinen sihteeri tai assistentti, joka tekee työnsä etänä netin välityksellä eli virtuaalisesti. Virtuaaliassari voi tehdä työnsä vaikkapa toimistossa tai omassa kodissaan. Ammatti on trendikäs versio tavallisesta assistentista ja työtehtävät ovatkin usein samanlaisia. Etätyöskentely voi olla erittäin efektiivistä myös assareille, mistä on paljon hyötyä yritykselle.
Virtuaaliassistentti toimii Freelancerin tapaan, koska hän tekee yleensä tapauskohtaista työtä ilman suoraa työsuhdetta asiakkaaseen. Työtunnit ja tehtävät sovitaan siis projektin mukaan. Tämä sopii täydellisesti firmoille, jotka eivät halua palkata kokopäiväistä alaista. Virtuaaliassistentti eroaa perusassarista siis kahdella tavalla: hän toimii etänä ja ulkoistettuna.
Mitä virtuaaliassistentti tekee?
Virtuaaliassarilla on useita eri lahjakkuuksia, ja hänen velvollisuuksiin voi kuulua monia erilaisia palveluita. Näihin kuuluvat: kirjanpito, varausten teko ja hoito, raporttien laatiminen, myyntilaskujen tekeminen ja lähettäminen, oikoluku, tiedonkeruu, digitaalinen markkinointi, arkistointi, rekisterien ja asiakirjojen ylläpito sekä kuittien selvitykset. Tässä on vain pieni osa niistä asioista, mitä virtuaaliassistentti tekee. Virtuaaliassari voi hoitaa myös sosiaalisen median toimintaa ja asiakaspalvelua. Hänelle sopivat tehtävät, joissa on jo valmiiksi määritelty selkeä tehtävänanto, ja myös sellaiset tehtävät, joissa hänen pitää soveltaa omaa osaamistaan.
Periaatteessa virtuaaliassarille voi delegoida melkein mitä tahansa etätyötä, mitä työnantaja tarvitsee. Ainakin jos hänellä on vaadittava osaaminen. Kuten tavallisen sihteerin/assarin kanssa, kun yhteistyö harjaantuu, myös assistentin tehokkuus paranee, sillä hän oppii tuntemaan pomonsa ja työpaikkansa paremmin. Kommunikaatio työnantajan ja virtuaaliassarin välillä on tärkeää. Tämä ei kuitenkaan tarkoita, että virtuaaliassaria pitää ohjastaa koko ajan, vaan että on tärkeää olla avoin siitä, mitä työ vaatii. On myös hyvä ottaa selvää yksittäisen virtuaaliassistentin vahvuuksista ja heikkouksista.
Virtuaaliassistentti voi siis tehdä kaikenlaisia digitaalisia työtehtäviä. Jotkut osaavat kuitenkin tiettyjä työtehtäviä paremmin kuin muut, eli kannattaa aina varmistaa, että tietty assari sopii duuniin. Työnantaja voi ulkoistaa vaikka hänelle itselleen epämiellyttävimmät tai eniten aikaa vievät tehtävät. Ulkoistamalla ärsyttävimmät hommat, voit vähentää työmäärän lisäksi stressiä.
Ota yhteyttä Katriumiin, niin kerromme lisää siitä, kuinka virtuaaliassistentti voi auttaa sinua ja yritystäsi. Tutustu myös kattaviin assistenttipalveluihimme verkkosivuillamme ja löydä juuri sinulle sopiva ratkaisu.
Mitä virtuaaliassistentti ei tee?
Periaatteessa voit sopia vaikka mistä virtuaaliassarin kanssa, mutta yleisesti he tekevät vain etätyötä. Virtuaaliassari ei tuo johtajalle kahvia käteen, eikä toimi tämän autonkuljettajana. Hän ei myöskään tee työtehtäviä, joita hän ei osaa eikä voi oppia tarpeeksi nopeasti. Jokaisella on myös omat vahvuutensa ja heikkoutensa, eli yksittäinen virtuaaliassari voi päättää, että ei tee tietynlaista työtä. Yleisesti virtuaaliassarit ovat kuitenkin moniosaajia, ja heidän kanssa on helppo sopia työstä.
Vihjeitä työnantajalle
Kun palkkaat virtuaaliassistentin, on hyvä pohtia, miten voit hoitaa oman puolesi mahdollisimman tehokkaasti. Huomatessasi, että sinulla on uudelle työntekijälle sopivia tehtäviä, joita et ehdi tai halua tehdä itse, voi olla kannattavaa palkata virtuaaliassistentti. Tässä lista asioista, mitä on hyvä ottaa huomioon:
- Budjetti: Assarin palkkaus ja mahdolliset työkulut.
- Aikataulu ja deadline: Kuinka kauan työhön menee arviolta ja mihin mennessä sen pitää valmistua?
- Oikean assarin valitseminen: Hänen tulee tietenkin sopia tarpeisiisi. Varmista, että hänellä on tarvittava osaaminen ja että asiat sujuvat hänen kanssa hyvin.
- Viestintä ja kommunikaatio: Tähän panostaminen on aina järkevää työelämässä, mutta etenkin etätyöläisen kanssa. Vastauksia ei välttämättä saa heti, eikä työn ohjaus suju yhtä tarkasti kuin lähityössä. On siis erittäin tärkeää olla avoin asioista ja vastata kaikkiin kysymyksiin. Varmista myös, että etätyöläinen oppii tuntemaan käytössä olevat viestintäkanavat ja miten eri asioiden kanssa tulee menetellä.
- Palaute: Kuten tavallisenkin työntekijän kanssa, työnantajan tulee antaa palautetta, jonka avulla voi ohjata työtä haluttuun suuntaan. Kehut ovat tehokas palkkio hyvin suoritetun työn jälkeen. Ilmoita myös ystävällisesti mahdollisista virheistä ja kerro, jos sinulla on parannusidea.
- Joustavuus: Eri virtuaaliassistenttien työtavat ja vahvuudet vaihtelevat, on siis hyvä osoittaa luottamusta ja joustavuutta antamalla assarille paljon vapautta päättää, miten hän suorittaa työtehtävät. Hänen oma konstinsa voi olla paljon tehokkaampi ja lopulta parempi kuin tarkalleen määritelty tapa.
- Työn seuranta: Pysyt mukana työntekijän toiminnassa ja voit ohjata häntä tehokkaasti, jos pidät tapaamisia tai kyselet häneltä, miten projekti sujuu. Seuraamalla työnkulkua tiedät mitä virtuaaliassistentti tekee ja voit varmistaa, että assari on oikealla polulla.
Lopuksi
Virtuaaliassistentti on ulkoistettu etäsihteeri, jolle voit delegoida monenlaisia eri työtehtäviä. Hän on joustava monitaituri. Virtuaaliassistentti sopii yritykselle tai yksityiselle henkilölle, ja yksityiskohdat voi sopia tapauskohtaisesti. Assarin taidoista on paljon hyötyä, ja rekrytointi on kannattavaa etenkin kiireaikana. Assarin palkkaaminen on erityisen hyödyllistä myös sellaisiin tehtäviin, mitkä haluat eniten ulkoistaa. Jos kiinnostuit niistä palveluista, mitä virtuaaliassistentti tekee, niin ota yhteyttä Katriumiin ja löydämme juuri sinulle sopivan virtuaaliassistentin. Meidän taidokkaat virtuaaliassarit ovat aina valmiita auttamaan.
3 Responses