Asiakaspalvelutuki ja sen tarjoajat ovat lähtökohtaisesti suunnanneet palvelunsa yrityksille, joille asiakas on tietenkin kaiken keskiössä, minkä kautta pyritään tavoittelemaan yritykselle voittoa. Tämä tilanne on tietenkin toinen voittoa tavoittelemattomien järjestöjen ja organisaatioiden kohdalla. Voittoa tavoittelemattomien organisaatioiden tulee pyrkiä täyttämään jäsentensä sekä muiden tarpeet sekä samalla pitää yllä vahvoja ja hyviä suhteita lahjoittajiin, jotka pitävät järjestön toiminnan pyörimässä. Monille järjestöille etenkin lahjoittajien houkutteleminen ja yhteydenpito heidän kanssaan on haasteellista. Asiakaspalvelu on tärkeässä roolissa järjestön toiminnan kannalta.
Miksi jokaisella järjestöllä pitäisi olla hyvä asiakaspalvelu?
Voittoa tavoittelemattoman järjestön toiminnalle lahjoitusten saaminen on toiminnan kannalta välttämätöntä. Vaikka tavoitteet ja toiminta menetelmät ovat tavallisen voittoa tavoittelevan yrityksen kanssa erilaiset, yhdistää molempia kuitenkin asiakkaiden tai lahjoittajien tyytyväisyyteen pyrkiminen. Kun asiakkaat ovat tyytyväisiä yrityksen tarjoamiin tuotteisiin ja saamaansa palveluun, tekevät he todennäköisemmin ostopäätöksen. Sama logiikka pätee myös voittoa tavoittelemattomien järjestöjen toimintaan. Kun lahjoittajat ovat tyytyväisiä ja iloisia saamastaan palvelusta, antavat he todennäköisemmin lahjoituksen järjestölle. Tämän vuoksi on tärkeää, että jokaisella organisaatiolla ja järjestöllä on toimiva asiakaspalvelu, josta lahjoittajat sekä muut toiminnasta kiinnostuneet henkilöt saavat tietoa kätevästi.
Asiakastyytyväisyyteen, tai tässä tilanteessa lahjoittajien tyytyväisyyteen, vaikuttaa suurelta osin luottamus järjestön toimintaan. Mikäli lahjoittajalla on syytä epäillä, että hänen lahjoittamat rahansa eivät päädy oikeaan osoitteeseen, ei hän tietenkään halua lahjoittaa kyseiselle organisaatiolle. Monet lahjoittajat myös haluavat tietää mahdollisimman paljon voittoa tavoittelemattoman järjestön toiminnasta, lahjoitus mahdollisuuksista sekä lahjoitusten kohteista. Tässä kohtaa asiakaspalvelu tulee tärkeään osaan. Asiakaspalvelutuki voi näppärästi vastata kaikkiin lahjoittajien esittämiin kysymyksiin, mikäli esimerkiksi verkkosivuilta asiasta ei löydy tarpeeksi tietoa. Tämä herättää lahjoittajissa, ja toki muissakin henkilöissä, luottamusta järjestön tai organisaation toimintaa kohtaan.
Kun lahjoittajat ovat jo kertaalleen saaneet erinomaista palvelua ja he tuntevat olonsa kuulluksi, muun muassa hyvän asiakaspalvelun kautta, lahjoittavat he todennäköisesti järjestölle myös seuraavalla kerralla. Näin ollen hyvällä asiakaspalvelulla, joka herättää lahjoittajissa niin luottamusta kuin tyytyväisyyttä, saadaan edistettyä erinomaisesti pitkäaikaista ja uskollista suhdetta järjestön ja lahjoittajan välillä.
Asiakaspalvelutuki kannattaa
Mistä sitten asiakaspalvelijan voisi järjestölle tai organisaatiolle löytää? Monelle järjestölle voi olla lähes täysin mahdotonta pyörittää asiakaspalvelua pelkkien vapaaehtoisten voimin, sillä suurimmalla osalla vapaaehtoisista tuskin on koko päivää ja yötä aikaa istua vastaamassa lahjoittajien kysymyksiin tai lähettämässä kutsuja tapahtumiin. Toisaalta taas oman asiakaspalvelijan palkkaaminen on järjestölle usein kallista ja aikaa vievää. Tämän vuoksi ulkoistaminen onkin erinomainen vaihtoehto. Ulkoistamalla asiakaspalvelun hoitaa kolmannen osapuolen yritys kyseisen järjestön tai organisaation asiakaspalvelun joko osittain tai kokonaan. Ulkoistettu asiakaspalvelu, tai asiakaspalvelutuki, on usein edullisempi vaihtoehto, jolloin varat päätyvät niille, jotka niitä eniten tarvitsevat, mutta samalla lahjoittajat ja jäsenet saavat erinomaista asiakaspalvelua tarpeisiinsa.
Asiakaspalvelutukea tarjoavilla yrityksillä on käytössään kattavat resurssit, joilla he pystyvät takaamaan järjestöille monikielisen, monikanavaisen ja ympärivuorokautisen asiakaspalvelun. Monikielisen sekä ympärivuorokautisen asiakaspalvelun avulla saadaan tavoitettua kattavampi joukko lahjoittajia. Lisäksi myös jäsenet saavat tarvitsemaansa apua nopeasti ja kätevästi. Monikanavainen asiakaspalvelutuki taas mahdollistaa useat eri yhteydenottotavat, joista jokainen varmasti löytää itselleen sopivan vaihtoehdon. Ammattimainen henkilökunta pitää niin lahjoittajista kuin jäsenistä hyvää huolta, jolloin järjestön toiminta sujuu ongelmitta ja kaikki ovat varmasti tyytyväisiä saamaansa palveluun.
Näin löydät järjestöille sopivan asiakaspalvelun tarjoajan
Järjestölle tärkeitä asioita asiakaspalvelussa ovat tietenkin monikielisyys, monikanavaisuus sekä ympärivuorokautinen toiminta. Lisäksi useat järjestöt järjestävät tapahtumia, jolloin asiakaspalvelun tehtävänä on varmistaa, että kaikki ovat saaneet kutsun ja ilmoittaa, ketkä pääsevät osallistumaan. Myös aikaisempien lahjoittajien läpikäyminen ja heidän aktivoiminen voi edistää järjestön toimintaa sekä lahjoitusten saamista. Mikäli nämä palvelut kuulostavat järjestöllesi tai organisaatiollesi sopivalta, ota meihin empimättä yhteyttä täältä. Katriumilla tarjoamme järjestöille ja organisaatioille kattavan, monikielisen ja -kanavaisen asiakaspalvelun sekä paljon muuta!
[…] Apua ulkoistamisesta? […]