Asiakaspalvelun ammattilaiseksi – tärkeimmät elementit

Asiakaspalvelun ammattilaiseksi ei tule heti, vaan se vaatii toistuvaa harjoitusta, keskittymistä, sekä kokemusta. Asiakaspalvelu on tärkeä osa menestyvää yritystoimintaa. On monia tapoja tarjota hyvää ja johdonmukaista asiakaspalvelua, joka auttaa yritystä rakentamaan luottamusta asiakkaiden kanssa.

Ystävällisyys yhdistyy tehokkuuteen

Yksi tärkeimmistä tavoista tarjota hyvää asiakaspalvelua on olla ystävällinen. Asiakkaat arvostavat ystävällistä kohtelua ja se heijastuu positiivisesti yrityksen maineeseen. On myös tärkeää vastata nopeasti asiakkaiden kysymyksiin ja tarpeisiin. Tämä osoittaa, että yritys arvostaa asiakkaitaan ja haluaa auttaa heitä parhaalla mahdollisella tavalla. Asiakaspalvelun ammattilaiseksi pääsee helposti arvostamalla asiakkaiden aikaa ja hyvää mieltä!

Asiakaspalvelun ammattilaiseksi selkeydellä ja johdonmukaisuudella

Toinen tärkeä tapa tarjota hyvää asiakaspalvelua on antaa selkeitä vastauksia asiakkaiden kysymyksiin. Selkeät vastaukset vähentävät asiakkaiden mahdollisia kysymyksiä myöhemmin ja se nopeuttaa asiakasprosessia. Lopuksi, johdonmukaisuus on tärkeää asiakaspalvelussa. Asiakkaiden tulee tietää, että he saavat samanlaista kohtelua joka kerta, eikä heidän tarvitse kokea epävarmuutta siitä, mitä he voivat odottaa. Kun yrityksen tarjoama asiakaspalvelu on johdonmukaista ja miellyttävää, se auttaa rakentamaan luottamusta asiakkaiden kanssa.

Henkilökohtainen lähestymistapa

Myös henkilökohtaisuus on tärkeää, sillä se antaa asiakkaalle tunnetta siitä, että heistä välitetään. Asiakkaiden tunteminen ja nimien käyttö lisäävät henkilökohtaisuutta ja sillä on suuri merkitys asiakaskokemukseen. Kyse on arvoista ja asenteista, asiakas tulee aina ensin lukuja. Asiakkaan, itsesi, ja kaikkien yrityksessäsi työskentelevien inhimillistäminen on avain. Kovat, lukuihin perustuvat strategiat unohtavat jotain oleellista, kaiken sydämen, emotionaaliset syyt ja merkityksellisyyden työntekoon. Ja näillä on paljon isompi merkitys, kuin hypoteettisilla laskelmilla yrityksen kannattavuuteen.

Mitä persoonallisemman ja yksilöllisemmän suhteen onnistut luomaan asiakkaaseen, sitä varmemmin olet sitouttanut lojaalin asiakkaan. Pelkkä asiakaspalvelu ei riitä. Vaikka puhelimen päässä vastaisi ihminen, mutta asiakkaat ovat pelkkiä tikettinumeroita ja se näkyy asiakkaalle, ei olla päästy hyvän asiakaspalvelun tavoitteeseen. Asiakkaat aistivat, millä asenteella heidät kohdataan, ja virastomainen kohtelu ei jätä hyvää mieltä. Siten, asiakaspalvelun ammattilaiseksi pääsee tarkkailemalla asiakkaiden tunteita ja mielentiloja.

Persoonalliseen otteeseen päästään monella. Yksi tapa on asiakaspalvelijoiden riittävä resursointi. Aikaa tulee laskea niin, että asiakas ehditään aidosti kohdata, kiireettä. Mikäli yhtä asiakasta kohden on laskettu 5 minuuttia aikaa jatko-toimenpiteineen, kuuluu asiakaspalvelijan kiire äänestä, ja rentoa ja huumorintajuista asennetta on vaikea ylläpitää.

Hyvä asiakaspalvelija kohtaa asiakkaan kuin ystävänsä, sen hetkiset kuulumiset, ja muistaa merkitykselliset yksityiskohdat. Minkälaisen vaikutuksen tekeekään, jos muistat asiakkaasi syntymäpäivät, harrastukset, ja mielenkiinnon kohteet? Ja miten erilaisesta suhteesta puhutaan verrattuna kasvottomaan asiakasrekisterilistaan?

Asiakaspalvelun ammattilaiseksi hymyn kautta

Joskus arjen keskellä kiireet painavat, ja kukaan ei pidä ylimääräisistä ongelmista tilausta tehdessään, olkoonkin ne miten pieniä tahansa. Tästä syystä, asiakaspalvelun ammattilaiseksi tulee käyttämällä seuraavia tärkeitä työkaluja: keveys, hyväntuulisuus ja huumorintaju. Kun asiakas soittaa tukeen, moni asiakas on jo vaipunut stressin noidankehään ja manaa yritystä ja tilannetta mielessään. Parhaimmillaan asiakas näkee soiton jälkeen jotakin positiivista ongelmassaan ja asia on asettunut mittasuhteisiinsa. Huumorintajuinen asiakaspalvelija ei pelasta vain tilannetta, vaan päivän.

Tässäkin tilannetaju on valttia. Ihmisillä on tapana puhua toisilleen nettiviestittelyn välityksellä eri tavalla kuin kasvotusten tai puhelimessa. Jos huomaat, että sähköpostiviestittely alkaa kasata väärinymmärryksiä, tai jännitteet alkavat kasaantua, tartu rohkeasti puhelimeen! Yleensä jo asiaan reippaasti tarttuminen ja asiakkaan henkilökohtainen kontaktointi tyynnyttävät isoimmat huolet, ja loppu sujuu tahdikkuudella ja pilkkeellä silmäkulmassa.

Sanasi mittainen

Hyväntuulisuus ja asiakkaan iloinen kohtaaminen luovat lupaavat odotukset asiakkaalle. Mutta ne eivät yksistään riitä, jos lupauksia ja asiakkaalle asetettuja odotuksia ei täytetä täsmällisesti. Parhaimmillaan asiakaspalvelu toimii taka-alalla, ja ongelma on hoidettu ilman, että asiakkaan täytyy ottaa jatkotoimenpiteitä. Kommunikoi asiakkaalle selkeästi seuraavat vaiheet, ja aseta realistiset odotukset. Usein asiakkaat ovat ymmärtäväisiä odotuksen suhteen, kunhan odotuksen ovat kommunikoitu selkeästi eikä hämmennystä pääse syntymään.

Asiakaspalvelun ammattilaiseksi tulee ottamalla meistä mallia! Mikäli luotettava, monikielinen ja nopeasti tavoitettava asiakaspalvelu kuulostaa sinusta hyvältä, on Katrium sinulle varmasti sopiva vaihtoehto! Meille saa aina soittaa, myös työajan ulkopuolella! Ota yhteyttä täältä.