Virtuaaliassari on uudehko ilmiö, joka yleistyy kovaa vauhtia työelämässä. Se on innovatiivinen ja fiksu uusi tapa työskennellä. Jokainen kasvuhakuinen yrittäjä tunnistaa tilanteen, jossa on otettu liian isoja suunnanmuutoksia ja riskejä resursseihin nähden. Tästä on saattanut jäädä pelko liian nopeisiin liikkeisiin. Dynaamisuus on kuitenkin menestyneen organisaation avaintekijä, ja keinoja jäykkyyden vähentämiseen on useita. Assistentti sujuvoittaa ja helpottaa yrittäjän arkea lukuisin eri tavoin, ja assistentti adaptoituu tarpeen mukaan yrityksen tarpeisiin.

Virtuaaliassari on digiajan uusi ammattinimike

Mikä oikein on virtuaaliassistentti? Kyseessä ei ole mikään uusi ammatti, vaan kyse on etänä varsinaiselta yrityksen päätoimistolta työskentelevästä sihteeristä. Virtuaali -etunimike tulee siitä, että työ ja kommunikointi hoidetaan pääosin digitaalisia kanavia pitkin – kuten lähes kaikki muukin nykypäivänä.

Virtuaaliassistentti ei ole yleensä suorassa työsuhteessa yritykselle, vaan tekee töitä freelancerina. Työ tehdään siis tapauskohtaisesti ja projektiluontoisesti, ja freelancerilta tilataan työtä tarpeen mukaan. Tämä auttaa kulujen hallinnassa, kun yrittäjän ei tarvitse palkata täysipäiväistä sihteeriä yritykseen. Joskus assistentin tarvetta on hankala arvioida ennakolta, mutta yritys ei kuitenkaan haluaisi jättää tämän vuoksi ketään palkkaamatta. 

Myös vakinaisen sihteerin palkkaamisesta väistämättä koituvat piilokulut; kuten rekrytointikustannukset, koulutuskustannukset, IT-kustannukset ja tilakustannukset vältetään resursoimalla tarvittavat työt freelancerille. 

Delegoiminen on salaisuus yrittäjän jaksamiseen. Kaikkea ei ole järkevää koittaa tehdä itse. Pareto-periaatteen mukaisesti 20% kaikista toiminnoista tuottaa 80% tuloksesta. Yrittäjän tulee hahmottaa oleelliset ydintoiminnot, ja keskittää arvokas energiansa siihen. Loput kannattaa delegoida. Yrittäjä itse on tärkein instrumentti, ja omasta hyvinvoinnista huolehtiminen on kaiken perusta. 

Rutiinitehtävistä vaativiin projekteihin

Mitä kaikkea virtuaaliassari oikein voi tehdä? Virtuaaliassarille voi delegoida kaikki juoksevat työt. 

Toimistotyöt, kuten;

•  oikoluku
•  kirjeiden ja laskujen laatiminen
•  tiedonkeruu- ja järjestely
•  kontaktointi
•  asiakaspalvelu
•  muistilistat
•  matkojen varaus,
• aikataulun ylläpitäminen
  
  ja monet lukuisat muut pienet tehtävät, jotka vievät tarpeettomasti yrittäjän aikaa. Yrittäjä laatii suunnan ja visioi, assari oikeana kätenä hoitaa toteutuksen. 

Virtuaaliassistentille voi myös delegoida tarjousten laskemiset ja kilpailutukset. Virtuaaliassistentti voi laskea, mitä kautta hankinnat tulevat mahdollisimman edulliseksi. Jokainen yrittäjä tietää kiireessä tehtyjen ei-optimaalisten päätösten aiheuttaman ärsytyksen – virtaaliassistentti huolehtii, että kaikki sujuu optimaalisesti.

Tämän lisäksi virtaaliassistentti voi toimia yrittäjän assistenttina perinteiseen tapaan: auttaa kalenterin ylläpidossa, huolehtii, että yrittäjällä on tarvittavat dokumentit kokoukseen, kirjoittaa puhtaaksi kokousnauhojen muistiinpanoja ja tiivistelmiä, lähettää syntymäpäiväonnittelut yhteistyökumppaneille ja alaisille. Yhteistyön jatkuessa pidempään assari oppii tuntemaan yrittäjää paremmin, ja muuttuu jatkuvasti itseohjautuvammaksi. Lopulta virtuaaliassari osaa ilman erillistä ohjeistusta täyttää yrittäjän sen hetkiset tarpeet opittuaan tuntemaan tämän päivärytmin ja työnkuvan.

Keep it simple – virtuaaliassari kattaa monta eri toimenkuvaa

Virtuaaliassari hahmottaa, mistä löytyy yrityksen tiedostot. Yrittäjä voi aina pyytää assaria etsimään tietyn dokumentin tai muistiinpanon sekä kirjoittamaan tiivistelmiä haastatteluista ja kokouksista. Assari voi myös laatia henkilöprofiilin yrittäjän yhteistyökumppaneista- ja kontakteista. Kun päivittäin tapaa uusia ihmisiä, ja haluaisi jatkossakin luoda läheistä vaikutelmaa ja yllättää muistamalla pieniä ja merkityksellisiä yksityiskohtia – kuten lasten harrastuksia ja lomamatkoja – voi asiat nopeasti tarkistaa yhteenvedosta, jonka assari on laatinut.

Virtuaaliassistentti voi hoitaa myös myyntiä ja buukkausta. Pienen yrityksen ollessa kyseessä lahjakas virtuaaliassistentti korvaa helposti monta erilaista roolia. Buukkauspalvelut onnistuvat myös, kuten kaikki muu puhelimitse tapahtuva kontaktointi. Sidosryhmien toiveiden ja palautteen kysely, kokouskutsujen välitys puhelimitse, sekä asiakaspalvelun voi delegoida virtuaaliassarille, jottei yrittäjä itse joudu keskeyttämään jatkuvasti työtään.

Virtuaaliassari vastaa sihteerin tavoin myös sisääntuleviin puheluihin, ja päättää, mitkä puhelut pääsevät läpi yrittäjälle. Yrittäjä voi perehtyä soittopyyntöihin ja viesteihin ajan kanssa, ja palata asiaan, kun hänelle itselleen sopii.

Yrityksen tulee lakisääteisesti pitää asiakasrekisteri ajantasalla. Virtuaaliassari voi hoitaa asiakasrekisterin päivityksen. Tämä nopeuttaa myös muuta työtä myöhemmin, kun rekisteristä löytyy vain relevantteja yhteystietoja. Virtuaaliassari voi hoitaa myös tiedonsyöttöä, sillä asiakastietojen ja muiden tietojen syöttäminen vaikkapa Excel-taulukkoon voi olla todella puuduttavaa ja aikaa vievää työtä. Nopea tiedonsyöttö on yritykselle kuitenkin olennaista, ja auttaa yritystä skaalautumaan.

Virtuaaliassari voi hoitaa rekisterinkeruuta. Asiakasrekisteriä voidaan kerätä suoraan Internetistä tai muita kanavia pitkin ja rekisteriä voidaan käyttää myöhemmin myynti- ja markkinointitarkoituksiin. Virtuaaliassari voi hoitaa myös graafisia töitä, kuten käyntikortteja ja esitteitä. Virtuaaliassistentilla voi lukaisuttaa tekstit kirjoitusvirheiden varalta.

Mitä kaikkea virtuaaliassarille voi delegoida?

• Blogit
• Oikoluku
• Somesisällöntuotanto
• Markkinointi
• Myynti
• Buukkaus
• Asiakaspalvelu
• Kontaktointipalvelut
• Puhelinvaihde
• Sähköpostien hoito
• Raportit
• Tarjouspyynnöt
• Kilpailutukset
• Tiivistelmät
• Muistiinpanot
• Kokouskutsut
• Tapahtumakoordinointi
• Ajanvaraukset
• Tiedonsyöttö
• Tiedonhaku
• Rekisterin keruu
• Asiakastietojen ylläpitäminen
• Käännökset

Mitä kannattaa ottaa huomioon virtuaaliassistenttia valitessa?

Yrityksen on hyvä hahmottaa ja määritellä, mihin yrityksen osatoimintoihin virtuaaliassistentti voisi olla avuksi. Nykypäivänä virtuaaliassistenttien tarjoamat palvelut monipuolistuvat jatkuvasti, eli yritys voi huoletta luottaa löytävänsä juuri tarvittavat taidot omaava virtuaaliassistentin. 

Yritys voi idealistisesti hahmotella ideaalista apua eikä ujostella tavoitteiden asettamisessa korkealle, sillä pätevä virtuaaliassistentti löytyy varmasti. Moniosaaminen on päivän sana, ja virtuaaliassistentin kyetessä toimimaan etänä vaikka maailman toiselta puolelta, yrityksellä on paljon valinnanvaraa. Rekrytoidessa kiinteälle toimistolle assistentin vaihtoehdot rajoittuvat kyseiselle paikkakunnalle ja sen lähistölle. Virtuaaliassistentti voi olla missä päin maailmaa tahansa, eli yrittäjä saa pääsyn alan parhaisiin tekijöihin.

Virtuaaliassistentin hyödyt

• Freelancer-toimijuus mahdollistaa työn tilaamisen tarpeen mukaan.
• Piilokulut, kuten rekry-ja tilavuokrat vähenevät.
• Yrittäjällä on laajempi valinnanvapaus alan huipuista, kun virtuaaliassistentin voi palkata mistä päin Suomea/maailmaa tahansa eikä osaajan etsiminen rajoitu omalle paikkakunnalle.
• Moniosaaminen. Assistenteilla on laaja kokemus ja ala kehittyy jatkuvasti.
• Monikielisyys. Virtuaaliassistentti tuo joustavuutta monikieliseen työkulttuuriin
• Kustannustehokkuus. Toimistolla aikaa kuluu usein hukkaan kahvitaukojen ja jutustelun lomassa. Virtuaaliassistentti laskuttaa vain tehdystä työstä.
• Näkemys. Kokenut assistentti tuo arvokasta kokemustietoa yrityksen käyttöön parhaista toimintatavoista.
• Kilpailukykyisyys. Virtuaaliassistenttien palvelut yleistyvät jatkuvasti kehittäen assaritoimistojen palveluita kilpailukykyisemmiksi.
• Yksinkertaisuus. Pienessä yrityksessä virtuaaliassistentti voi hoitaa monta eri roolia, kuten markkinointia, aspaa ja myyntiä.

Mikäli yritys toimii kansainvälisesti ja suunnittelee laajentumista, on syytä valita monikielinen virtuaaliassistentti. Tämä tuo joustavuutta palveluun ja suurta kilpailuetua. Assistenttitoimiston kanssa asioidessa yritys saa käyttöönsä koko toimiston tietotaidon, ja samasta talosta löytyy alan huiput, jotka keskenään jakavat parhaita työskentelytapoja. Yritys voi olla varma, että assistenttipalveluja tarjoavasta toimistosta löytyy osaaja jokaiseen yrityksen tarvitsemaan tarpeeseen. 

Virtuaaliassarien hinnoittelut vaihtelevat suurestikin. Ei kannata valita siis aivan ensimmäistä assistenttipalveluita tarjoavaa toimistoa, vaan nähdä pieni vaiva ja kysyä tarjouksia monesta eri paikasta. Tämä maksaa itsensä takaisin, sillä erot voivat olla suuriakin.

Lopuksi

Lyhyesti, virtuaaliassistentti voi tehdä kaiken sen yrittäjän puolesta, jota yrittäjä ei ehdi käsitellä itse. Siksi virtuaaliassistentti on yrittäjän oikea käsi, joka huolehtii ideoiden toteutuksesta. Yrittäjä voi keskittyä omaan erikoisalaansa, eli intohimoiseen visiointiin ja suunnan näyttämiseen joutumatta tinkimään tavoitteistaan tai tekemään kompromisseja unelmistaan. Virtuaaliassistentti on yritysten tulevaisuus, joka auttaa yrityksiä skaalautumaan.

Me Katriumilla olemme olleet etätyön edelläkävijät jo ennen koronabuumia ja sen synnyttämää etätyöilmiötä. Olemme eksperttejä mitä tulee etänä tehtävään työhön, ja kommunikoimme tehokkaasti useita eri kanavia pitkin. Olemme auttaneet pieniä ja keskisuuria yrityksiä skaalautumaan jo yli 16 vuoden ajan, ja fiksut työtapamme sallivat meidän tarjota virtuaaliassaripalveluita hyvin tehokkaasti. Löydä meiltä juuri sinulle sopiva virtuaaliassari. Hoidamme myös monia muita liiketoiminnan prosesseja, joten keskittämällä meille ulkoistamisen hallinnointi helpottuu ja tehostuu. Ota yhteyttä tästä, ja jutellaan lisää!