Vaihdepalvelun tarkoitus on tuoda yrittäjän ja muiden työntekijöiden arkeen lisää tehokasta työaikaa. Pelkästään puhelimen soiminen voi katkaista keskittymisen sekä ajatuksen, ja pahimmassa tapauksessa soittaja onkin soittanut väärään numeroon. Puhelimeen ei aina yksinkertaisesti ehdi vastata vaikka tietäisi, että asiakas soittaa. Vaihdepalvelu takaa siis työrauhan, mutta myös lomarauhan, kun puheluihin vastataan puolestasi. Alla lisää mikä vaihdepalvelun tarkoitus on ja mitä hyötyä siitä voi olla.
Mikä vaihdepalvelun tarkoitus oikein on?
Vaihdepalvelun tarkoitus on toimia yrityksen henkilökohtaisena sihteerinä. Asiakas soittaa yrityksen numeroon ja puhelu ohjautuu vaihdepalveluun soitonsiirron avulla. Vaihdepalvelussa puheluun vastataan ja palvellaan asiakasta hänen tarvitsemalla tavalla. Puhelu voidaan ohjata myös eteenpäin asiantuntijalle tai myynnin edustajille, jos tarve vaatii tai niin on yrityksen kanssa sovittu. Vaihdepalvelu suodattaa ja priorisoi, yhdessä sovittujen ohjeiden mukaisesti, puhelut, jotta työntekijäsi voivat keskittyä ydinliiketoimintaan ilman jatkuvasti soivaa puhelinta. Vaihdepalvelulle voi ulkoistaa myös asiakaspalvelun osittain tai kokonaan.
Vaihdepalvelun tarkoitus on kasvattaa asiakastyytyväisyyttä. 63,7 % kuluttajista voisi odottaa linjalla jopa 20 – 30 minuuttia ennen kuin ärsyyntyvät, mutta melkein 20 % kuluttajista ärsyyntyvät alle 10 minuutin puhelinpalvelussa jonottamisesta. Se on iso osa yrityksen asiakkaista, jotka voivat vaihtaa kilpailijalle, jolla on tehokkaampi puhelinpalvelu. Kun puheluihin vastataan aina ja nopeasti, ovat asiakkaatkin tyytyväisempiä, eivätkä vie tarjouspyyntöjään kilpailijoille. Tarjouspyyntöjen määrä voi jopa kasvaa, kun yksikään puhelu ei jää vastaamatta. Tyytyväiset asiakkaat ovat yritykselle kultaakin kalliimpia, koska he käyttävät yrityksen palveluita useammin kuin kerran ja suosittelevat yritystä lähipiirilleen.
Vaihdepalvelun tarkoitus on sujuvoittaa arkeasi ja vapauttaa aikaa ydinliiketoimintaan. Tuntuuko välillä, että et saa mitään päivän aikana aikaiseksi, koska puhelin soi koko ajan? Puhelimessa on toki myös asiakkaita ja potentiaalisia asiakkaita, mutta myös telemarkkinointia, markkinatutkimuksen tekijöitä ja muita häiritseviä puheluita. Nämä häiritsevät puhelut voidaan välttää yksinkertaisesti vaihdepalvelun avulla.
Voiko vaihdepalvelun ulkoistaa?
Vaihdepalvelu on helppo ulkoistaa kolmannelle osapuolelle. Joskus ulkoistaminen on kätevämpi vaihtoehto, kuin järjestää se yrityksen sisäisesti. Ulkoistettuun vaihdepalveluun voidaan yrityksen tarpeiden mukaan lisätä myös muita palveluja.
Ulkoistettu vaihdepalvelu voi olla kustannustehokkaampi kuin kokoaikaisen työntekijän palkkaaminen yritykseen. Ulkoistamispalvelut skaalautuvat yrityksen tarpeen mukaan, joten hiljaisempina kausina kustannukset ovat myös pienemmät. Katriumilla hinnoittelu on läpinäkyvää ja yritys maksaa vain tehdystä työstä, ilman piilokuluja. Siksi vaihdepalvelun ulkoistaminen sopii niin pienille kuin suurillekin yrityksille.
Vaihdepalvelun hoitaja on rautainen ammattilainen, joka on koulutettu juuri siihen tehtävään. Hän, tai kokonainen tiimi, pystyy arvioimaan ja hoitamaan suuria määriä puheluita lyhyessä ajassa. Huomattavasti tehokkaammin kuin henkilökunta, jota ei ole koulutettu vaihdepalvelun saloihin. Ulkoistamisen avulla saat tämän koulutetun henkilökunnan käyttöösi ilman, että sinun täytyy jatkuvasti investoida oman tiimisi koulutukseen ja teknologiaan. Katrium panostaa siihen, että vaihdepalvelun henkilökunta on koulutettua ja käytettävä teknologia on ajanmukaista.
Maahanmuuton ja kansainvälistymisen ansiosta monikielinen vaihde- ja asiakaspalvelu on entistä tärkeämmässä roolissa. Vaihdepalvelun tarkoitus voi olla eri kieli vaihtoehtojen lisääminen palveluverkostoon. Vaihdepalvelun avulla muun kieliset saadaan ohjattua suoraan puhumaan samaa kieltä puhuvan asiakaspalvelijan kanssa. Katriumin vaihdepalvelun työntekijät puhuvat useita eri kieliä, joten saat juuri tarvitsemasi kielet käyttöösi.
Nykyaikainen mobiilivaihde
Kuten niin moni muukin asia, on vaihdekeskuksetkin kehittyneet ajan saatossa. Nykyään se voidaan automatisoida matkapuhelimeesi mobiilivaihteen avulla. Mobiilivaihde on yksinkertaisesti mobiilisovellus, joka ladataan matkapuhelimeen.
Riippuen sovelluksesta ja palvelupaketista siinä on erilaisia toimintoja:
- Läsnäolotilan määritys
- Kontaktiluettelot
- Puheluiden automatisoitu ohjaaminen
- Puheluiden yhdistäminen
- Aikaan perustuvat puheluohjaukset
- Ulos soittaminen halutulla puhelinnumerolla
- Halutut soittoryhmät
- Puhelutiedotteiden luominen
- Puheluiden tallennus
- Monipuolinen raportointi
- Puhevalikot
- Lomavastaaja
- Takaisinsoittopalvelu
Mobiilivaihde on siis vaihdepalvelu suoraan kännykkään. Kuten vaihdepalvelun tarkoitus, senkin tarkoitus on helpottaa arkea. Mobiilivaihde voi olla sopiva ratkaisu, jos iso osa työstä tehdään etänä tai tien päällä, poissa tietokoneen äärestä. Samalla tavalla kuin vaihdepalvelussa, myös mobiilipalvelussa puhelut yhdistyvät vapaana olevalle henkilölle.
Mobiilivaihde on hyvä ratkaisu, jos haluatte hoitaa kaikki puhelut itse. Perinteisen vaihdepalvelun tarkoitus on osaksi myös hoitaa osa puheluista yrityksen puolesta. Mobiilivaihde on täysin automaattinen, joten siellä ei kukaan suodata häiritseviä puheluita pois. Automatiikan ja läsnäolotila-toiminnon avulla jokainen puhelu ohjautuu vapaalle mobiilivaihteen käyttäjälle.
Lopuksi
Vaihdepalvelun tarkoitus on auttaa yritystä käsittelemään suuret määrät puhelinsoittoja mahdollisimman tehokkaasti. Kun ydinliiketoimintaan keskittyvät työntekijät saavat vain puheluita, jotka ovat tärkeitä tai monimutkaisia, tehostuu heidän työaikansa, ja työn mielekkyys ei kärsi päivän aikana tulevista häiriöpuheluista. Vaihdepalvelut voidaan järjestää yrityksesi tarpeiden mukaan. Katrium on järjestänyt useita vaihdepalveluita useille yrityksille jo monen kymmenen vuoden ajan. Meillä saat käyttöösi koulutetut ja kielitaitoiset vaihdetyöntekijät, mutta myös pitkän kokemuksen. Ota yhteyttä jo tänään!
