Vaihdepalvelu auttaa yritystä tehostamaan asiakaspalveluaan. Asiakaskunnan kasvaessa yleensä myös soitot ja kyselyt lisääntyvät. Tiedusteluihin vastaaminen voi olla aikaa vievää ja se vie resursseja muulta liiketoiminnalta. Tällöin hyvä vaihtoehto voi olla vaihdepalvelu, jolloin yritys voi keskittyä ydintoimintoihin. Samalla myös asiakaskokemus paranee, koska asiakkaat saavat palvelua nopeasti ja reaaliaikaisesti.
Mitä vaihdepalveluun kuuluu?
Vaihdepalvelut sisältyvät Call Center -palveluihin. Puhelu voidaan välittää eteenpäin tai soittopyyntö voidaan kirjata ylös. Call Centerissä käsitellään sekä sisään tulevia, että ulos lähteviä puheluita. Myös automaattisten vastaajien ja interaktiivisten äänivalikoiden käyttö on mahdollista. Palvelu on siis puheluihin perustuvaa asiakaspalvelua ja se sisältää puhelinkeskustelut.
Call Center ja vaihdepalvelu osana nykyaikaista liiketoimintaa
Call Center ja vaihdepalvelu ovat osa modernia liiketoimintaa ja ne tuovat merkittäviä hyötyjä yritykselle sekä asiakkaille. Asiakastyytyväisyys on tärkeää ja vaivaton sekä ensiluokkainen yhteydenpito asiakkaiden kanssa takaa, että asiakaskokemus on erinomainen. Call Center -palvelut auttavat esimerkiksi silloin, kun yritys haluaa kehittää asiakaspalvelun laatua. Palveluista on hyötyä myös silloin kun yritykseen tulee paljon yhteydenottoja ja yrityksellä on haasteita selvitä niistä. Joskus ongelmana voi olla henkilöstöresurssien riittävyys, kausivaihtelut tai nopeasti laajeneva liiketoiminta.
Call Center -palvelut on kehitetty auttamaan yrityksiä ja sen monipuolisesta valikoimasta voidaan valita yrityksen tarpeeseen sopivat ratkaisut. Ne tarjoavat yrityksille mahdollisuuden ulkoistaa palvelunsa ammattitaitoisen henkilöstön hoidettavaksi. Seuraavaksi käymme tarkemmin läpi niiden tärkeimpiä hyötyjä ja kuinka ne voivat vaikuttaa yrityksen liiketoimintaan positiivisesti.
- Asiakastyytyväisyyden lisääntyminen
- Osaava henkilökunta
- Säästää kustannuksia ja aikaa
- Sopii hyvin tilapäiseen tarpeeseen
Asiakastyytyväisyyden lisääntyminen
Vaihdepalvelun ansiosta puheluihin ja asiakkaiden kyselyihin vastaaminen on nopeampaa. Yrityksen reaktiokyky ja tehokkuus paranevat ja tämä on tärkeää, jotta yrityksen kilpailukyky säilyy. Nopea reagointi edesauttaa asiakastyytyväisyyden lisääntymistä, kun asiakas saa palvelua heti eikä joudu odottamaan tai soittamaan uudestaan. Asiakastyytyväisyyttä lisää myös se, että yrityksen tavoittaa yhdestä numerosta eikä asiakkaan tarvitse tuhlata aikaansa etsiäkseen oikeaa numeroa ja jonottaakseen saadakseen palvelua. Asiakkaan soittaessa vaihdepalvelu ohjaa puhelun oikealle, yrityksen osoittamalle, henkilölle.
Ympärivuorokautinen asiakaspalvelu mahdollistaa sen, että asiakas voi ottaa yhteyttä silloin kuin hänelle parhaiten sopii. Tämä tarjoaa asiakkaille joustavuutta sekä mahdollisuuden saada apua kellonajasta huolimatta. Tämä tuo myös kilpailuetua yritykselle ja se voi auttaa erottumaan kilpailijoista.
Asiakastyytyväisyyden lisääntyessä yleensä myös asiakaspysyvyys kasvaa, eivätkä asiakkaat ala harkitsemaan kilpailijoiden palveluita. Tyytyväiset asiakkaat ovat valmiita pysymään yritykselle uskollisina ja käyttämään yrityksen palveluita tulevaisuudessakin. Kun asiakkaat kokevat, että he saavat hyvää vastinetta rahoilleen, he eivät ole niin valmiita vaihtamaan käyttämiään palveluita.
Asiakastyytyväisyydellä on myös positiivinen vaikutus yrityksen maineeseen ja imagoon. Kun asiakkaat ovat tyytyväisiä, he ovat valmiimpia suosittelemaan yritystä myös muille. Asiakkaat voivat jakaa kokemuksiaan sosiaalisessa mediassa ja näin tuoda yritykselle lisää näkyvyyttä ja mahdollisesti uusia asiakkaita tätä kautta.
Vaihdepalvelun hyödyt:
- Parantunut reaktiokyky ja tehokkuus.
- Yhdestä numerosta tavoittaminen.
- Puheluiden ohjaus oikealle henkilölle.
- Ympärivuorokautinen palvelu ja joustavuus asiakkaalle.
- Kilpailuetua yritykselle.
- Lisääntynyt asiakaspysyvyys.
- Positiivinen vaikutus yrityksen maineeseen.
- Lisää näkyvyyttä ja potentiaalisia uusia asiakkaita sosiaalisen median kautta.
Osaava henkilökunta
Call Centerin työntekijät ovat koulutettuja puhelinviestinnän ammattilaisia ja he ovat taitavia käsittelemään erilaisia asiakastilanteita sekä ratkaisemaan ongelmia tehokkaasti sekä ammattimaisesti. Asiakaslähtöinen lähestymistapa takaa, että jokainen asiakaskontakti on laadukas ja vastaa asiakkaan sen hetkiseen tarpeeseen parhaalla mahdollisella tavalla.
Osaavan henkilökunnan merkitys yrityksen menestyksessä on korvaamaton. Heidän osaamisensa ja ammattitaitonsa takaavat, että asiakas kokee tulleensa kohdatuksi yksilöllisesti. Harjaantunut henkilökunta pystyy tarjoamaan asiakkaille korkealaatuista palvelua jokaisessa asiakaskontaktissa.
Henkilökunnan tärkeimmät ominaisuudet:
- Koulutettuja puhelinviestinnän ammattilaisia
- Taitavia käsittelemään erilaisia asiakastilanteita
- Osaavat ratkaista ongelmia tehokkaasti ja ammattimaisesti
- Asiakaslähtöinen lähestymistapa
- Korkealaatuinen palvelu jokaisessa asiakaskontaktissa
Katriumin henkilökunta on myös monikielistä ja pystyy toimimaan monikanavaisesti eri tilanteissa. Katrium tarjoaa palveluita 60 eri kielellä ja tämä mahdollistaa asiakkaiden palvelemisen heidän omalla äidinkielellään oli kyseessä sitten vaihdepalvelu tai live chat. Tämä johdosta yritys voi halutessaan laajentua kansainvälisille markkinoille ja saada lisää asiakkaita. Yrityksellä voi myös olla tilanne, että henkilökunnan kielitaito ei riitä palvelemaan kaikkia asiakkaita, joten lisäapu kielitaitoisen ammattilaisen muodossa tulee tarpeeseen.
Vaihdepalvelu säästää kustannuksia ja aikaa
Säästämällä menoista yritys voi pitää liiketoimintansa kannattavana. Yritykselle yksi iso kuluerä voi olla henkilöstökulut. Call center -palvelun ulkoistamalla yritys pystyy vähentämään näitä kustannuksia. Yrityksen ei myöskään tarvitse huolehtia henkilökunnan palkkaamisesta tai kouluttamisesta ja kuluttaa siihen aikaa ja rahaa. Kun Call Center -palvelu on käytössä, yritys maksaa vain tehdyistä tunneista. Tämä tarkoittaa sitä, että yrityksen ei tarvitse maksaa ylimääräisiä henkilöstökustannuksia, kuten lomakorvauksia ja sairauslomapäiviä.
Call Center -toiminnan ulkoistaminen, auttaa yritystä säästämään esimerkiksi toimitilan kustannuksista ja ylläpidosta. Yrityksen ei myöskään tarvitse ostaa kalliita laitteita ja sijoittaa omaisuuttaan teknologiaan, jota tarvitsee päivittää, vaan nämä kaikki tulevat palveluntarjoajan puolesta.
Vaihdepalvelu auttaa myös yritystä säästämään ja hallitsemaan aikaansa tehokkaammin. Puheluiden välittäminen eteenpäin oikeille henkilöille ja osastoille takaa, että asiakkaat saavat vastauksen ongelmiinsa ja että yritys voi keskittyä ydinosaamiseensa. Vaihdepalvelut voivat myös tarjota vastauksia yleisimpiin kysymyksiin ja ongelmiin. Tämä auttaa vähentämään puheluihin käytettyä aikaa ja vapauttaa henkilökunnan aikaa muihin tehtäviin ja lisää tehokkuutta koko yrityksessä. Kun yrityksen resurssit vapautuvat yrityksen ydintoimintoihin, se mahdollistaa yrityksen strategisen kasvun ja yritys voi keskittyä liiketoimintansa kasvattamiseen.
Vaihdepalvelu sopii hyvin tilapäiseen tarpeeseen
Vaihdepalvelun käyttöönotto tarjoaa yritykselle joustavuutta ja se sopii hyvin tilanteisiin, jossa yrityksen tarpeet voivat vaihdella nopeallakin aikataululla. Vaihdepalvelu on hyvä ratkaisu yrityksen tilapäiseen henkilökunnan tarpeeseen. Yritys voi tarvita lisähenkilökuntaa esimerkiksi sesonkiaikoina ja erilaisissa markkinointikampanjoissa. Myös kasvuvaiheessa oleva yritys voi tarvita väliaikaisesti uutta henkilökuntaa.
Esimerkkejä tilapäisestä henkilökunnan tarpeesta:
- Sesonkiajat
- Markkinointikampanjat
- Yrityksen kasvuvaiheet
Vaihdepalveluiden käyttöönotto on nopeaa ja vaivatonta eikä se vaadi yritykseltä suurta sitoutumista. Vaihdepalveluissa henkilökunnan määrä muuttuu joustavasti yrityksen tarpeen mukaan ja tämä takaa sen, että asiakkaat tavoittavat oikeat henkilöt myös ruuhka-aikoina. Tämän ansiosta asiakkaiden tilaukset ja tarjouspyynnöt saavuttavat yrityksen, eivätkä asiakkaat siirry kilpailijoille.
Vaihdepalvelu ja sen käyttöönottaminen antaa yritykselle mahdollisuuden reagoida nopeastikin muuttuviin olosuhteisiin markkinoilla ja asiakastarpeissa. Joustava henkilökunnan käyttäminen mahdollistaa resurssien optimoinnin ja tämä auttaa yritystä pysymään kilpailukykyisenä ja vastaamaan tehokkaasti kysynnän vaihteluihin.
Call Center vai Contact Center?
Kuten jo aikaisemmin kävi ilmi, vaihdepalvelu sisältyy Call Centeriin. Call Centerin keskittyessä lähinnä puhelintyöhön, Contact Center on monipuolisempi tarjonnaltaan ja se tarjoaa asiakkaille monikanavaista asiakaskokemusta. Puhelintyön lisäksi Contact Center sisältää useita viestintäkanavia. Yhä useammat asiakkaat toivovat yrityksiltä mahdollisuutta hyödyntää digitaalisia palveluita vaivattomasti ja personoidulla otteella ja Contact Center on hyvä apu tähän.
Contact Centerin palveluihin kuuluu muun muassa sähköposti, live chat, sosiaalisen median eri kanavat, asiakaspalvelu ja myynti. Tämä takaa, että asiakkailla on monta eri kanavaa missä he voivat ottaa yhteyttä yritykseen. Tämä tuo asiakkaille joustoa ja parantaa asiakaskokemusta. Yrityksen myös helpompi tavoittaa asiakkaat eri foorumeilta.
Lisää Katriumin Call ja Contact Centerin palveluista voit lukea tästä.
Mietitkö kannattaako sinun ulkoistaa yrityksesi asiakaspalvelu, kuten esimerkiksi vaihdepalvelu. Lue tämä blogi ja saat lisätietoa siitä miksi asiakaspalvelun ulkoistaminen kannattaa. Sekä Call Center, että Contact Center -palvelut voivat olla arvokas apu, joka auttaa yritystäsi parantamaan saavutettavuuttaan ja asiakaspalveluaan. Molemmat palvelut tarjoavat mahdollisuuden säästää kuluissa ja näiden avulla pystyt keskittymään siihen mitä yrityksesi tekee parhaiten. Mietitkö, mikä palvelu sopisi yrityksesi tarpeeseen parhaiten? Ota yhteyttä ja keskustellaan lisää, miten voisimme auttaa sinua menestymään paremmin.
Yksi vastaus