Ulkoistaminen kannattaa, koska yritysten on jatkuvasti etsittävä tapoja parantaa palveluitaan kilpailluilla markkinoilla. Oletko koskaan miettinyt, miten yrityksesi voisi saavuttaa enemmän ilman, että joudut työskentelemään pitkiä päiviä? Entä miltä kuulostaisi mahdollisuus keventää yrityksesi operatiivista vastuuta ja samalla säästää kustannuksissa? Jos olet joskus pohtinut näitä asioita, ulkoistaminen voisi olla hyvä vaihtoehto yrityksellesi.
Mitä on ulkoistaminen?
Ulkoistaminen tarkoittaa sitä, että yritys ei hoida kaikkea liiketoimintaa itse. Siinä siirretään tietyt tehtävät tai liiketoimintaprosessit ulkopuoliselle palveluntarjoajalle. Ulkoistaminen mahdollistaa sen, että yritys voi keskittyä ydinosaamiseensa. Kun yrityksen tukitoiminnot jätetään asiantuntevan palveluntarjoajan käsiin, kustannussäästöt ovat mahdollisia ja tietysti myös toivottavia. Ulkoistaminen voi myös auttaa yritystä tehostamaan toimintojaan sekä tarjoamaan parempaa laatua asiakkaille. Ulkoistaminen kannattaa, koska erikoistuneet palveluntarjoajat hoitavat tehtävät ammattitaidolla ja kokemuksella.
Onshore -ulkoistaminen tapahtuu yrityksen kotimaassa.
Offshore -ulkoistaminen tapahtuu kaukomailla.
Nearshore -ulkoistaminen tapahtuu lähellä, esimerkiksi naapurimaissa.
Tutkimusten mukaan yli 68 % Yhdysvaltojen suurista yrityksistä ulkoistaa. Pienistä yrityksistä ulkoistamista käyttää 37 %.
Mitä voi ulkoistaa ja miksi ulkoistaminen kannattaa?
Ulkoistettavia toimintoja on nykyään useita ja myös ulkoistamispalveluita tarjoavissa yrityksissä on valinnanvaraa. Pelkästään Kiinassa on yli 6600 ulkoistamista tarjoavaa yritystä. Clutch -sivuston tekemän tutkimuksen mukaan pienet yritykset ulkoistavat eniten sellaisia palveluita, joissa tarvitaan erityisosaamista.
Syitä miksi pienet yritykset valitsevat tietyt ulkoistamispalvelut:
- Kirjanpito ja IT-palvelut: Yleensä kirjanpito ja IT-palvelut ovat kriittisiä toimintoja. Näiden tekeminen yrityksen sisällä voi olla kallista ja aikaa vievää. Myös osaamisen puute vaikuttaa siihen, että nämä ovat yleisimmin ulkoistetut palvelut.
- Digitaalinen markkinointi: Digitaalinen markkinointi muuttuu lujaa tahtia. Uusia somekanavia ilmestyy nopeasti ja ajan tasalla pysyminen vaatii tietoa uusimmista trendeistä. Esimerkiksi SEO-optimoidun sisällöntuotannon tekeminen itsenäisesti voi tuottaa haasteita. Ulkoistamalla markkinoinnin yritys saa käyttöönsä palveluntarjoajan ammattitaidon sekä kokemuksen.
- Kehitys: Syitä ulkoistaa kehitystyö voi olla esimerkiksi se, että yritys haluaa nopeuttaa tuotekehitystä ja lanseerauksia. Tuotteen tekeminen voi myös tulla halvemmaksi ulkoistamalla.
- Henkilöstöhallinto ja asiakaspalvelu: Henkilöstöhallinnon ja asiakaspalvelun ulkoistaminen voi parantaa yrityksen tehokkuutta. Ammattilaisten hoitaessa rekrytoinnit ja koulutukset, yritykselle jää enemmän aikaa keskittyä ydintoimintoihinsa. Asiakaskyselyihin ja -palautteeseen reagoiminen vie myös yrityksen aikaa. Kun nämä palvelut ulkoistetaan, yritys voi keskittyä strategisesti tärkeisiin toimintoihin ja saavuttaa parempia tuloksia.
Oletko pienyrittäjä ja olet miettinyt ulkoistamista? Varaa aika, niin keskustellaan juuri sinulle sopivasta ratkaisusta.
Näin aloitat ulkoistamisen
Kuulostaako ulkoistamisen aloittaminen haastavalta? Huolellinen suunnittelu auttaa tässä prosessissa. On hyvä pitää mielessä, että ulkoistaminen voi tuoda merkittäviä hyötyjä yrityksellesi. Tässä on muutamia vinkkejä, jotka auttavat sinua aloittamaan ulkoistamisprosessin sujuvasti ja tehokkaasti:
1. Tunnista ulkoistettavat toiminnot
Ensimmäinen vaihe on määrittää yrityksen ydinliiketoiminta. Mitä yrityksesi tekee? Mistä muodostuu yrityksesi kilpailuasema ja kilpailukyky? Ydinliiketoiminta on siis sellaista, mitä sinä ja henkilökuntasi osaatte parhaiten ja jota pystytään hyödyntämään kaupallisesti.
Seuraavaksi on hyvä eritellä ydinliiketoimintaa tukevat toiminnot. Tukitoiminnot voidaan ulkoistaa, joko kokonaan tai osittain. Kannattaa keskittyä tehtäviin, jotka vievät paljon aikaa tai resursseja. On hyvä olla selvillä toimintojen kustannuksista, koska silloin voidaan arvioida, kumpi tulee edullisimmaksi: Tehdä tehtävät itse vai ulkoistaa ne?
Vertailua tehdessä on hyvä ottaa huomioon seuraavat seikat:
- Kustannukset: Laske, kuinka paljon kukin tukitoiminto maksaa yritykselle. Sisällä tähän palkat, koulutus, ohjelmistot ja laitteistot.
- Ajan käyttö: Selvitä, kuinka paljon aikaa kuluu tukitoimintoihin ja kuinka tämä aika voitaisiin hyödyntää paremmin ydintehtävissä.
- Tehokkuus ja laatu: Pohdi, voisiko ulkoistaminen parantaa näiden toimintojen tehokkuutta ja laatua.
- Joustavuus: Ulkoistaminen voi tuoda lisää joustavuutta yrityksesi toimintoihin. Palveluntarjoajat voivat sopeutua nopeasti muuttuviin tilanteisiin.
- Riskienhallinta: Arvioi ulkoistamisen mahdolliset riskit ja hyödyt. Mieti, miten ulkoistaminen vaikuttaa tietoturvaan, toimintavarmuuteen ja liiketoiminnan jatkuvuuteen.
- Kokonaisvaikutus: Laske, miten ulkoistaminen vaikuttaa yrityksesi kokonaistulokseen ja kilpailukykyyn. Pohdi, voisiko vapautunut aika ja resurssit johtaa uusiin liiketoimintamahdollisuuksiin tai yrityksesi kasvuun.
2. Aseta selkeät tavoitteet
Toinen vaihe ulkoistamisen aloittamisessa on asettaa selkeät tavoitteet. Mitä konkreettisia hyötyjä odotat ulkoistamiselta? Hyötyjä voivat olla esimerkiksi:
- Kustannussäästöt: Vähennä kuluja ulkoistamalla tehtäviä, jotka ovat kalliita toteuttaa sisäisesti.
- Tehokkuuden parantaminen: Paranna prosessien tehokkuutta hyödyntämällä ulkoisten asiantuntijoiden osaamista.
- Palvelun laadun kohentaminen: Paranna palvelun laatua hyödyntämällä palveluntarjoajan erikoisosaamista.
- Resurssien vapauttaminen: Vapauta sisäisiä resursseja keskittymään strategisiin liiketoiminta-alueisiin ja ydinosaamiseen.
Määrittele tavoitteet tarkasti. Ulkoistamisen vaikutuksia voidaan helposti seurata, kun tavoitteita pystytään mittaamaan. Aseta myös aikataulu ja välitavoitteet. Näiden avulla voit seurata edistymistä ja varmistaa, että asetetut tavoitteet saavutetaan.
3. Valitse oikea ulkoistamiskumppani, jotta ulkoistaminen kannattaa
Kolmas vaihe on oikean ulkoistamiskumppanin valinta. Etsi palveluntarjoajaa, jolla on kokemusta ja asiantuntemusta juuri siitä alasta, jonka toimintoja haluat ulkoistaa. Tutki palveluntarjoajien referenssejä ja asiakaspalautteita. Taustatyön tekeminen auttaa sinua arvioimaan heidän luotettavuuttaan ja kykyään täyttää yrityksesi erityistarpeet.
Järjestä potentiaalisten kumppaneiden kanssa tapaaminen. Kerro mitä haluat saavuttaa ulkoistamisella ja selvitä miten he voivat auttaa sinua saavuttamaan nämä tavoitteet. Pyydä hinta-arvio ja tarkka kuvaus heidän palveluistaan. Kiinnitä erityistä huomiota seuraaviin asioihin:
- Palveluiden laajuus: Varmista, että palveluntarjoaja tarjoaa kaikki tarvitsemasi palvelut. Tarkista myös, että heillä on resursseja vastata yrityksesi tarpeisiin.
- Laatu ja raportointi: Kysy, miten palveluntarjoaja varmistaa palvelun laadun ja millaisia raportointimenetelmiä he käyttävät.
- Tuki ja viestintä: Selvitä, millaista tukea ja viestintää voit odottaa yhteistyön aikana.
- Riskienhallinta: Kysy, miten palveluntarjoaja hallitsee mahdolliset riskit, kuten tietoturvariskit.
Palveluntarjoajien arvioimisen jälkeen, on aika tehdä päätös yhteistyökumppanin valinnasta. Oli yhteistyö sitten pitkä- tai lyhytaikaista, on tärkeää valita kumppani, jonka kanssa yhteistyö sujuu ja joka toimii sinun ja yrityksesi parhaaksi.
Miksi ulkoistaminen kannattaa?
Tutkimusten mukaan 3 suurinta hyötyä ulkoistamisessa ovat vähentyneet kustannukset, joustavuus sekä nopeus. Mitä sinä haluaisit saavuttaa ulkoistamisen avulla? Onko tavoitteesi kustannusten leikkaaminen, toiminnan tehostaminen vai ehkäpä uusien markkinoiden valloitus? Mieti, kuinka ulkoistaminen voisi auttaa juuri sinun yritystäsi kasvamaan ja menestymään entistä paremmin. Käydään vielä hieman läpi ulkoistamisen hyötyjä:
1. Kustannusten vähentäminen ja taloudellisen suorituskyvyn parantaminen:
- Kiinteiden kustannusten vähentäminen: Ulkoistaminen vähentää palkkakustannuksia, toimitilojen tarvetta sekä työvälineiden ja ohjelmistojen hankinta- ja ylläpitokustannuksia.
- Palkkakustannusten hallinta: Ulkoistamalla yritys säästää rekrytointi-, palkka- ja koulutuskustannuksissa.
- Tehokkuuden parantaminen: Erikoistuneet palveluntarjoajat suorittavat tehtävät usein nopeammin ja tekevät vähemmän virheitä.
2. Ulkoistaminen kannattaa, jotta yritys voi keskittyä ydintoimintoihin:
- Resurssien vapauttaminen: Ulkoistaminen vapauttaa yrityksen resurssit keskittymään strategisiin toimintoihin, kuten tuotekehitykseen ja markkinointiin.
- Strateginen fokus: Yrityksen johto ja henkilöstö voivat keskittyä kasvuun ja kilpailukykyyn vaikuttaviin osa-alueisiin.
- Innovoinnin edistäminen: Rutiinitehtävien ulkoistaminen mahdollistaa voimavarojen kohdentamisen innovaatioihin ja uusien markkinoiden valtaamiseen.
3. Riskienhallinta ja joustavuus:
- Markkinoiden muutoksiin reagointi: Ulkoistaminen mahdollistaa nopean reagoinnin markkinoiden muutoksiin ja auttaa ennaltaehkäisemään potentiaalisia ongelmia.
- Resurssien skaalaaminen: Ulkoistaminen tarjoaa joustavuutta resurssien skaalaamisessa ilman suuria investointeja. Joustavuus on erityisen hyödyllistä sesonkiluonteisilla toimialoilla.
4. Pääsy erikoisosaamiseen ja teknologiaan:
- Erikoisosaaminen: Ulkoistamalla yritys saa käyttöönsä asiantuntijoiden osaamisen ja alan parhaat käytännöt ilman merkittäviä alkuinvestointeja.
- Viimeisimmät teknologiat: Palveluntarjoajat voivat tarjota uusimpia teknologioita ja ratkaisuja.
5. Ulkoistaminen kannattaa, jotta asiakastyytyväisyys paranee
- Korkealaatuinen asiakaspalvelu: Asiakaspalveluun erikoistuneet palveluntarjoajat voivat tarjota monikanavaista ja ympäri vuorokauden saatavilla olevaa palvelua.
- Asiakasuskollisuuden lisääminen: Nopeampi ja tehokkaampi asiakaspalvelu parantaa asiakaskokemusta. Tämä voi johtaa suurempaan asiakasuskollisuuteen ja positiivisiin asiakaspalautteisiin.
- Yrityksen maineen ja brändin vahvistaminen: Positiiviset asiakaskokemukset tukevat yrityksen pitkäaikaista kasvua ja menestystä.
Yhteenveto
Oikein toteutettuna ulkoistaminen voi merkittävästi vahvistaa yrityksesi kilpailukykyä. Valitsemalla asiantuntevan ulkoistamiskumppanin ja asettamalla selkeät tavoitteet, varmistat, että ulkoistaminen tuottaa odotettuja hyötyjä ja tukee yrityksesi kasvua. Mieti, kuinka paljon enemmän voisit saavuttaa keskittymällä siihen, mitä teet parhaiten, ja jättämällä muun asiantuntijoille.
Ulkoistaminen kannattaa – ota ensimmäinen askel kohti tehokkaampaa ja menestyvämpää liiketoimintaa. Ota yhteyttä ja sovi tapaaminen.
7 Responses