Rekisterien ajantasalla pitäminen on olennainen osa yrityksen tietosuojatyötä. Tietosuojalainsäädäntö, erityisesti EU:n yleinen tietosuoja-asetus (GDPR), velvoittaa yrityksiä pitämään hallussaan olevat henkilötiedot tarkkoina, ajantasaisina ja oikeina. Yrityksen on siis aktiivisesti huolehdittava tietojen oikeellisuudesta, korjattava virheet ja poistettava vanhentuneet tiedot ilman aiheetonta viivästystä. Tässä Katriumin blogissa avaamme tarkemmin, miksi yrityksen rekisterit on pidettävä ajan tasalla sekä miten lakisääteiset vaatimukset voidaan täyttää käytännössä.
Rekisterinpitäjän vastuut ja velvoitteet
Tietosuojaneuvoston laatiman oppaan mukaan henkilötietoja ovat muun muassa asiakkaiden tai työntekijöiden nimet, puhelinnumerot, sähköpostiosoitteet tai ostohistoria. Rekisterinpitäjä on se taho, joka päättää tällaisten henkilötietojen käsittelystä ja keinoista. Toisin sanoen jos yrityksesi päättää, miksi ja miten henkilötietoja käsitellään, lasketaan se rekisterinpitäjäksi. Tämä tuo mukanaan sekä vastuita että velvoitteita.
Rekisterinpitäjä on vastuussa siitä, että henkilötietoja käsitellään lainmukaisesti. Henkilötietoja tulee muun muassa käsitellä asianmukaisesti ja läpinäkyvästi. Ensinnäkin, tietojen keräämiselle ja käsittelylle on aina oltava selkeä oikeusperuste, kuten sopimus tai oikeutettu etu. Rekisteröidylle tulee kertoa avoimesti, mihin hänen tietojaan käytetään. Näitä tietoja tulee myös säilyttää turvallisesti.
Merkittävä vastuu on myös olemassa olevien rekisterien ajantasalla pitäminen. Yrityksillä on oltava selkeät käytännöt ja vastuunjako siitä, kuka vastaa rekisterien päivittämisestä. Jos tietoja ei päivitetä tai oikaista, voi yritys syyllistyä tietosuoja-asetuksen rikkomiseen. Tämä voi taas johtaa vahingonkorvausvastuuseen tai hallinnollisiin sakkoihin.
Mitä rekisterien ajantasalla pitäminen tarkoittaa käytännössä?
Rekisterien ajantasalla pitäminen tarkoittaa henkilötietojen säännöllistä tarkistamista ja päivittämistä, jotta rekisterit eivät sisältäisi virheellisiä tai vanhentuneita tietoja. Tämä koskee kaikkia henkilötietorekisteitä, kuten asiakasrekisteriä tai työntekijärekisteriä.
GDPR:n 5 artiklan d-kohdan mukaan henkilötietojen on oltava “täsmällisiä ja tarvittaessa päivitettyjä”. Yrityksellä on siten velvollisuus ryhtyä kaikkiin kohtuullisiin toimenpiteisiin varmistaakseen, että virheelliset tiedot poistetaan tai oikaistaan viipymättä. Käytännössä tämä tarkoittaa esimerkiksi:
- Asiakasrekisterin päivittämistä aina, kun tiedot muuttuvat;
- Työntekijätietojen tarkistamista palvelusuhteen muutosten yhteydessä;
- Vanhentuneiden tai tarpeettomien tietojen poistamista säännöllisin väliajoin;
- Tietojen käsittelyperusteiden arviointia, jottei henkilötietoja säilytetä pidempään kuin on tarpeen.
Rekisterien ajantasalla pitäminen itse voi kuitenkin tuntua yritykselle haastavalta. Siksi voi olla perusteltua harkita sen ulkoistamista. Katriumin contact center -palvelun avulla voit päivittää asiakasrekisterisi ja aktivoida sekä vanhat että uudet asiakkaat muistuttamalla heitä itsestäsi. Ulkoistamalla voit muun muassa vapauttaa resurssejasi ja keskittyä sen sijaan siihen, mikä on tärkeintä: ydinliiketoimintaasi.
Ajantasaiset rekisterit tukevat liiketoimintaa
Vaikka rekisterien ajantasalla pitäminen on lakisääteinen velvoite, on se myös tehokkaan ja tuloksellisen liiketoiminnan edellytys. Ajantasaiset tiedot nimittäin auttavat kohdentamaan markkinointia, mikä puolestaan parantaa asiakaskokemusta. Kun yritys tuntee asiakkaansa ja heidän tarpeensa, viestintä osuu paremmin maaliin. Tällöin myös markkinointikustannukset laskevat.
Lisäksi ajantasaiset rekisterit mahdollistavat paremman päätöksenteon. Jos tiedot ovat vanhentuneita, strategiset päätökset perustuvat väärään tietoon. Tämä taas näkyy esimerkiksi hukattuna myyntipotentiaalina tai virheinä raportoinnissa. Samalla rekisterien ajantasaisuus vaikuttaa yrityksen maineeseen ja luottamukseen. Asiakkaat arvostavat avoimuutta ja sitä, että heidän henkilötietonsa ovat turvassa. Luotettava tietojenkäsittely on osa yrityksen vastuullisuusimagoa. Vastuullisuus taas on nykyään tärkeä kilpailuetu.
Rekisterien ajantasalla pitäminen tiivistettynä
Rekisterien ajantasalla pitäminen on sekä oikeudellinen velvoite että tärkeä osa vastuullista liiketoimintaa. Kun rekisterit ovat kunnossa, voi yritys toimia huoletta ja keskittyä siihen, mikä on olennaista – liiketoiminnan kehittämiseen ja asiakassuhteiden vahvistamiseen. Hyvin hoidetut rekisterit tukevat myös läpinäkyvyyttä ja vähentävät riskejä.
Mikäli yrityksesi tarvitsee apua rekisterien ajan tasalla pitämisessä, on syytä harkita ulkoistamispalveluiden käyttöä. Katrium auttaa rekisterien hoidossa. Ota siis yhteyttä jo tänään, niin rakennetaan yhdessä juuri yrityksellesi sopiva rekisterien hallinnan malli.
