Puhelinvaihteen ulkoistaminen voi olla järkevä ratkaisu silloin, kun yrityksesi asiakasmäärät kasvavat vauhdilla ja alkavat kuormittamaan arkea. Työt keskeytyvät jatkuvasti, ajatus pitää koota uudelleen – ja taas puhelin soi. Kuulostaako tutulta?
Kuluttajat suosivat edelleen puhelimitse saatavaa asiakaspalvelua sen nopeuden takia, joten edellä kuvattu tilanne voi olla hyvinkin todenmukainen monissa yrityksissä asiakasmäärien kasvaessa. Me Katriumilla olemme nähneet, miten puhelinkeskuspalvelut voivat hyödyttää yrityksiä ja samalla parantaa asiakaskokemusta. Tutustutaanpa aiheeseen siis lisää.
Miksi puhelinvaihteen ulkoistaminen kannattaa?
Samalla kun asiakasmäärät kasvavat, niin usein myös puheluiden määrä kasvaa. Tämä puolestaan voi kasaantua oman henkilöstön niskaan, mikä johtaa usein siihen, että työpäivä keskeytyy toistuvasti ja voi sitä kautta heikentää asiakaspalvelun laatua. Juuri tässä kohtaa puhelinvaihteen ulkoistaminen voi olla hyvä peliliike, sillä se vapauttaa aikaa, parantaa tavoitettavuutta ja tuo ammattimaisuutta asiakasviestintään.
Samalla kun yritys saa keskittyä ydinliiketoimintaansa, Katriumin koulutetut asiakaspalvelijat hoitavat puhelut tehokkaasti ja ystävällisesti. Tämä ei ainoastaan säästä resursseja, vaan myös parantaa asiakaskokemusta. Asiakkaat saavat nopean vastauksen ja puhelut ohjautuvat oikealle henkilölle ilman turhia siirtoja.
Kenelle ulkoistettu puhelinvaihde sopii?
Puhelinvaihteen ulkoistaminen ei ole mikään isojen firmojen yksinoikeus. Se toimii monen kokoisille ja monen tyyppisille yrityksille. Jos yrityksesi saa paljon puheluita, haluaa parantaa asiakaspalvelua tai kaipaa lisää työrauhaa, puhelinvaihteen ulkoistaminen voi olla juuri oikea askel. Käydäänpä siis läpi erilaisia tilanteita, joissa ulkoistettu puhelinvaihde voisi olla avuksi.
- Pienet ja keskisuuret yritykset: PK-yrityksissä resurssit ovat usein tiukalla ja jokainen työntekijä hoitaa useita asiakkuuksia tai tehtäviä samanaikaisesti. Kun puhelut keskeyttävät vaativan työn, tehokkuus kärsii. Ulkoistettu puhelinvaihde tuo helpotusta arkeen ja mahdollistaa ammattimaisen asiakaspalvelun ilman lisärekrytointeja.
- Sesonkiluonteinen liiketoiminta: Jos yrityksesi kohtaa ruuhkahuippuja esimerkiksi kampanjoiden, juhlapyhien tai tapahtumien aikaan, puhelinvaihteen ulkoistaminen tarjoaa joustavan ratkaisun. Katriumin vaihdepalvelu mukautuu yrityksen tarpeisiin.
- Kansainväliset ja monikieliset asiakaspalvelut: Toiminta useilla markkinoilla edellyttää kielitaitoista asiakaspalvelua. Ulkoistettu puhelinvaihde voi tarjota monikielistä tukea, jolloin asiakkaasi saavat palvelua omalla kielellään.
Puheluihin vastaamatta jättäminen voi johtaa menetettyihin asiakkaisiin ja heikentyneeseen maineeseen. Ulkoistettu vaihde varmistaa, että jokainen asiakas saa vastauksen ja kokee tulleensa kuulluksi. Tämä parantaa asiakastyytyväisyyttä ja vähentää riskiä, että asiakas siirtyy kilpailijalle. Kannattaa lukaista läpi myös Katriumin aiempi blogiteksti siitä, miten ulkoistaminen voi tukea yleisesti asiakaspalvelun kehittämistä.
Vieläkö mietityttää?
Ulkoistaminen on toki iso projekti, mutta se on pitkällä tähtäimellä suuri säästö – sekä ajassa että hermoissa. Usein suurin harppaus on päätös aloittaa. Päätöksen jälkeen me Katriumilla huolehdimme käytännön toteutuksesta ja räätälöimme sinulle sopivan paketin. Voit nostaa kädet ilmaan, heittää jalat pöydälle ja antaa meidän hoitaa loput.
Tampereen yliopiston tekemän tutkimuksen mukaan asiakaspalvelu onnistuu parhaiten, kun seuraavat neljä osa-aluetta ovat kunnossa: sopimukset, dokumentointi, ulkoistamistavan valinta ja palveluntarjoajan valinta. Tutkimuksessa on pureuduttu syvemminkin asiakaspalvelun ulkoistamisen onnistumiseen vaikuttaviin tekijöihin, joten se kannattaa lukea läpi, mikäli asiakaspalvelun ulkoistamisen hyödyt mietityttävät.
Puhelinvaihteen ulkoistaminen Katriumille
Katriumilla on pitkä 20 vuoden kokemus asiakaspalvelun ulkoistamisesta. Vuosien aikana olemme onnistuneet rakentamaan tiimin kokeneista, luovista ja lahjakkaista asiantuntijoista. Tärkeää on luoda pitkäaikainen ja luotettava kumppanuus, sekä tukea yrityksen kasvua asiakaspalvelussa, myynnissä ja markkinatutkimuksessa monikielisesti ja joustavasti.
Katriumilla korostuu aito halu auttaa asiakasta laadukkailla palveluilla sekä asiakkaan kohtaaminen yksilönä. Me sitoudumme tarjoamaan:
- Laadukasta asiakaspalvelua: tarjoamme nopean vasteajan ja ystävällisen kohtaamisen jokaisessa eri vaiheessa.
- Monikielistä tukea: meidän kanssamme asiakkaanne saa kansainvälisillä markkinoilla palvelua omalla kielellään, sillä tarjoamme palveluitamme lähes kaikilla Euroopan kielillä!
- Joustavuutta ja skaalautuvuutta: palvelumme mukautuu sesonkeihin, kampanjoihin ja kasvaviin asiakasmääriin.
- Luotettavaa kumppanuutta: tarjoamme avoimen raportoinnin ja läpinäkyvän yhteistyön, jotta voit olla varma siitä, että asiat hoituvat kuten on sovittu.
Viimeisimmäksi – mitä kannattaa muistaa
Puhelinvaihteen ulkoistaminen on enemmän kuin arjen helpotus. Se on investointi asiakaskokemukseen, työtehokkuuteen ja yrityksen kasvuun. Kun puhelut hoidetaan ammattimaisesti, oma tiimisi voi keskittyä siihen, missä se on parhaimmillaan.
Usein unohtuu, että puhelinvaihde on asiakkaalle ensimmäinen kontakti yritykseen. Sen sujuvuus vaikuttaa suoraan asiakkaan ensivaikutelmaan ja luottamukseen. Ulkoistettu vaihdepalvelu tuo mukanaan selkeyttä, joustavuutta ja mitattavaa laatua. Jos kaipaat parempaa tavoitettavuutta, monikielistä asiakaspalvelua tai lisää työrauhaa, ulkoistaminen voi olla juuri oikea ratkaisu.
Aloittaminen on helppoa ja hyvä kumppani kulkee rinnalla koko matkan. Jos haluat keskustella miten puhelinvaihteen ulkoistaminen Katriumin avulla voisi tukea juuri sinun yrityksesi asiakaspalvelua, ota yhteyttä. Katsotaan yhdessä, miten voisimme auttaa juuri teitä!
