Prospektointi on erittäin oleellinen osa myyntiprosessia ja liiketoimintaa. Lyhyesti sanottuna termi “prospektointi” viittaa “prospektien” löytämiseen. Prospekti taas on asiakas, joka täsmää yrityksen profiloimaan ihanne-asiakkaaseen mahdollisimman hyvin. Eli siis prospektoinnilla tarkoitetaan sellaisten asiakkaiden löytämistä, jotka olisivat mahdollisesti kiinnostuneita siitä mitä yritys myy.
Ihanne-asiakas? Prospekti? Mitä ne ovat?
Ihanne-asiakas, kuten nimi vähän viittaa, on teoreettinen asiakas, joka olisi täydellinen yritykselle. Ihanne-asiakas hyötyisi eniten yrityksen tuotteista tai palveluista, ja yritys hyötyisi taas ihanne-asiakkaan asiakkuudesta. Ihanne-asiakkaan piirteet vaihtelevat hieman riippuen siitä, myykö kyseinen yritys yksityishenkilöille vai toisille yrityksille, mutta perusidea pysyy samana.
Kuten sanottu, ihanne-asiakas on teoreettinen henkilö tai yritys. Ideana on miettiä minkälainen täydellinen asiakas olisi, ja sitten luoda tästä asiakkaasta profiili. Profiiliin tulisi kirjata ylös esimerkiksi ikä, tulot, sijainti ja muut tekijät, jotka voivat vaikuttaa asiakkaan ostopäätöksiin tai ostovoimaan. Jos kyseessä on B2B, eli yritysmarkkinointi, tulisi profiilin pitää sisällään toimiala, budjetti, myynti, työntekijöiden määrä sekä sijainti. Idea on sama, mutta tietenkin yksityishenkilön profiili näyttää erilaiselta kun yrityksen profiili.
Palataan termiin “prospekti”. Vaikka maapallo on ihmisiä täynnä, on juuri sen täydellisen ihanne-asiakkaan löytäminen erittäin hankalaa. Tämän takia etsitään prospekteja. Prospekti on asiakas, joka täyttää ihanne-asiakkaan profiilin mahdollisimman hyvin. Mitä enemmän rasteja ruutuun tulee, sen parempi. Ajatuksena olisi löytää henkilö, josta yritys saa asiakkaan mahdollisimman varmasti.
Otetaan esimerkkinä ihanne-asiakasprofiili ja kaksi keksittyä henkilöä. Yritys on tullut siihen tulokseen, että ihanne-asiakas olisi 30-40 vuotias perheellinen henkilö, joka tienaa 50 000 euroa vuodessa ja asuu suurkaupungissa. Keksitty henkilö #1 on 36-vuotias perheenisä, joka tienaa 45 000 euroa vuodessa ja asuu Helsingin keskustassa. Keksitty henkilö #2 on 25-vuotias mies, joka asuu Tukholmassa ja tienaa 35 000 euroa vuodessa.
Näistä kahdesta henkilöstä #1 voisi olla prospekti yritykselle, vaikkei hän aivan profiiliin täsmääkkään, kun taas #2 on niin kaukana ihanneprofiilista, ettei yrityksen kannata häneen käyttää aikaa ja vaivaa. Oikeassa prospektoinnissa henkilöitä tai yrityksiä on paljon enemmän kun vain kaksi, mutta tämä oli esimerkki joka kertoo miten asian teoriassa pitäisi mennä.
Prospektointi prosessina: miten se toimii?
Nyt kun tiedetään mitä prospektoinnissa tehdään, katsotaan vähän tarkemmin miten sitä voi toteuttaa. Alkuun on tärkeä mainita, että prospektointi ei ole asia joka tehdään vain kerran, se on prosessi jota pyöritetään taustalla jatkuvasti. Pääideana olisi pitää taulukkoa tai järjestelmää johon prospekteja kirjataan ja sitten heihin otetaan yhteyttä.
Kun yksi asiakas on hoidettu, siirrytään seuraavaan ja sama toimintatapa jatkuu. Ideana olisi, että listaa joko päivitetään säännöllisesti tai se olisi niin pitkä että yritys varmasti saisi tarpeeksi asiakkaita. Yleensä listaa tai systeemiä päivitetään säännöllisesti, sillä se vähentää riskiä että prospektit “vanhenevat”, eli siis muuttuvat niin että he eivät enää täsmää ihanne-asiakasprofiiliin.
Sitten kun listat ja järjestelmät ovat kunnossa, olisi aika lähestyä prospekteja. Tähän on monta eri vaihtoehtoa, käydään ne läpi. On myöskin huomattava että lähestymistavat ovat hieman erilaisia riippuen siitä, myytkö yksityishenkilöille tai yrityksille. Käydään ensin läpi kaksi päätapaa.
- “Ulos”-suuntautuva: Tämä tarkoittaa sitä että otat yhteyttä mahdollisiin asiakkaisiin jotka eivät ole vielä ostaneet mitään yritykseltäsi. Tätä käytetään useammin yritysmyynnissä, sillä yksityishenkilöt reagoivat negatiivisemmin tuntemattomiin numeroihin ja sähköposteihin, kun taas yrityksessä työskentelevät ovat tottuneet yhteydenottoihin.
- “Sisään”-suuntautuva: Tämän idea on taas saada asiakkaat jotka ovat jo tutustuneet yritykseesi, ostamaan tuotteita tai palveluita. Yleensä tätä ei käytetä prospektointiin sinänsä, mutta se on silti hyvä pitää mielessä, jotta asiakkaista saataisiin mahdollisimman lojaaleja.
Nämä kaksi ovat “päätavat” miten prospektointia voidaan tehdä ja lähestyä potentiaalisia asiakkaita. Molempia tapoja voi käyttää, ei tarvitse valita vain yhtä. Niitä voi myös yhdistää. Pääasia on että löydät tavan, joka sopii juuri omalle yrityksellesi.
Miten asiakkaita lähestytään?
Nyt olet miettinyt miltä ihanne-asiakkaasi näyttää ja olet löytänyt tarpeeksi prospekteja ja päättänyt kumpia asiakkaita (uusia vai palaavia) lähdet jahtaamaan. Seuraavaksi on aika päättää miten lähestyt prospekteja. Tähänkin on omat jujunsa, riippuen siitä miten ja mitä asiakkaita päätit lähestyä.
- Sähköposti: Sähköpostin lähettäminen on helpoin tapa lähestyä asiakasta ja niitä voi tehdä monta erilaista. Jos haluat säästää aikaa, voit kirjoittaa valmiin sähköposti pohjan ja sitten vain muutat yksityiskohdat, kuten nimet. Huomioi, että niin sanottu “kylmä sähköposti” saattaa jäädä roskaposti filtteriin, tai muuten jäädä asiakkaalta näkemättä. Toinen vaihtoehto on lähettää postia kun asiakas on tehnyt ostoksen, jolloin on suurempi mahdollisuus että hän lukee sen, sillä lähettäjä on jo tuttu.
- Puhelinsoitto: Puhelinsoitto on toinen simppeli vaihtoehto lähestyä asiakasta, mutta tämä pitäisi jättää yritysmyyntiin. Syynä tähän on negatiivinen reaktio yksityishenkilöiltä kylmiin puhelinsoittoihin tuntemattomista numeroista. Jos teet B2B-, eli yritysmyyntiä, silloin kylmäsoitto voi olla hyväkin vaihtoehto, sillä yritykset ovat tottuneet soittoihin ja reagoivat niihin positiivisemmin kun yksityishenkilöt.
- Sosiaalinen media: Some voi toimia prospektointiin, vaikka se ei ole niin itsestäänselvää kuin soitto tai sähköposti, mutta se on silti mainitsemisen arvoinen. Esimerkiksi kysymyksiin vastaaminen kommenteissa on yksi tapa lähestyä asiakasta, tai ainakin herättää kiinnostusta.
- Fyysinen tapaaminen: Tämä on ehkä harvinaisin tapa, mutta potentiaalisia asiakkaita voi löytää vaikkapa messuilta tai ihan vain kaupungista. Tämä on samantyyppinen kuin puhelinsoitto, mutta soiton sijaan keskustelu käydään kasvotusten. Tämän takia fyysiset tapaamiset sopivat paremmin yksityisasiakkaiden lähestymiseen.
- Palkkaa apua: Etsimällä löydät yrityksiä, jotka tarjoavat apua prospektointiin tai muihin yrityksesi tarpeisiin. Jos et itse tiedä, mikä on paras tapa toimia tai miten etenet tilanteessa, voit aina kysyä apua.
Prospektointi: Muista nämä, niin onnistut
Nyt kun kaikki oleellinen on käyty läpi, on aika tehdä yhteenveto. Prospektointi on prosessi, joka pähkinänkuoressa tarkoittaa ihanne-asiakkaan profilointia sekä mahdollisten asiakkaiden identifioimista ja lähestymistä. Tämä on erittäin tärkeä asia muistaa tehdä, sillä muuten yritys haaskaa aikaa ja rahaa sellaisten asiakkaiden jahtaamiseen, jotka eivät ole kiinnostuneita.
- Tee profiili ihanne-asiakkaasta: Päätä kenelle yritys myy, yksityishenkilölle vai toisille yrityksille. Profiloi yrityksen unelma-asiakas, minkä ikäinen, mikä budjetti, missä sijainti ja niin poispäin. Jos profiloit yritystä, mieti yrityksen työvoimaa, budjettia, myyntiä ja sijaintia.
- Etsi prospekteja: Yritä löytää mahdollisimman monta henkilöä tai yritystä, jotka ovat niin lähellä unelma-asiakasta kuin mahdollista. Kirjaa heidät listalle ja merkitse ylös yhteystiedot, kuten sähköpostiosoite ja puhelinnumero, mikäli mahdollista.
- Lähesty: Valitse paras lähestymistapa sen perusteella, kenelle myyt ja minkä itse näet parhaaksi. Ota yksi asiakas kerrallaan, ja älä lannistu epäonnistumisista. Pahin, mitä voi tapahtua on että prospekti kieltäytyy, mutta parhaassa tapauksessa yrityksesi saa uuden asiakkaan.
Onko yritykselläsi prospektointi hallussa? Tiedätkö itse, mitä tehdä? Jos sinulla on kysymyksiä, tai tarvitset apua, ota yhteyttä Katriumiin, niin autamme sinua löytämään ja lähestymään juuri sinulle sopivia asiakkaita.
Yksi vastaus