Mikä on etäassistentti, ja mitä hyötyä siitä on yrityksellesi? – Aika on tunnetusti rajallinen resurssi, ja sen tehokas käyttö on olennainen osa jokaisen yrityksen toimintaa. Digitalisaation myötä tähän ikuisuusongelmaan on onneksi löytynyt käteviä ratkaisuja. Etäassistentti (ts. virtuaaliassistentti) tarjoaa monipuolista apua etänä, joustavasti ja kustannustehokkaasti. Kasvun ja liiketoiminnan kehittämisen kannalta onkin tärkeää tietää perusteellisesti, mikä on etäassistentti. Tässä Katriumin blogissa tarjoamme kattavan katsauksen etäassistenttipalveluihin ja siihen, miten hyödyntää niitä liiketoimintasi tukena.
Määritelmä: mikä on etäassistentti
Ensiksi täytyy määritellä, mikä on etäassistentti. Tyypillisesti kyseessä on kuin perinteinen toimiston sihteeri tai assari, mutta työnteko tapahtuu täysin virtuaalisesti, eli internetin välityksellä. Etäassistentti voi työskennellä mistä tahansa käsin itse haluaa: kotoa, toimistolta tai vaikkapa ulkomailta, ja myös työtunnit voi usein ajoittaa vapaasti omaan elämäntilanteeseen sopivalla tavalla. Tämä tukee arjen hallintaa ja vähentää stressiä, mikä puolestaan edistää jaksamista työssä.
Etätyön mahdollistama joustavuus näkyy myös konkreettisissa tuloksissa. Stanfordin yliopiston toteuttamassa tutkimuksessa etäassistenteilla havaittiin 13 prosenttia suurempi tuottavuus kuin toimiston kollegoillaan. Etätyö ei siis vain lisää työntekijän hyvinvointia, vaan myös tehostaa yrityksen toimintaa. On siis vähintäänkin järkevää tutustua siihen, millaisia mahdollisuuksia etäassistentti voi yrityksellesi tarjota.
Katrium tarjoaa etäassistenttipalveluita useilla eri kielillä ja useisiin eri tehtäväalueisiin erikoistuen. Yli 20 vuoden kokemus takaa asiantuntevan ja luotettavan kumppanin assistentin ulkoistamiseen.
Etäassistentin rooli
Etäassistentin roolia tarkastellessa on syytä pitää mielessä, mikä on etäassistentti yrityksen näkökulmasta. Yleisesti etäassistentin pääasiallinen tehtävä yrityksessä on hoitaa sellaisia juoksevia asioita, jotka eivät vaadi korkean tason erityisosaamista. Työ on usein projektiluontoista, ja työtunnit ja tehtävät sovitaan tapauskohtaisesti. Tämä mahdollistaa joustavan työn saannin yrityksille, joille vakituisen avun palkkaaminen ei ole mahdollista tai tarpeellista.
Etäassistentit ovat usein toimistotyön moniosaajia. Heillä saattaa olla kokemusta niin laskutuksesta, kirjanpidosta kuin vaikkapa digitaalisesta markkinoinnista. He voivat myös esimerkiksi hoitaa yrityksen asiakaspalvelua tai toimia yhteyshenkilönä projektien parissa. Työnkuva on hyvin laaja ja monipuolinen, ja mukautuu aina yrityksen tarpeisiin. On syytä kuitenkin muistaa, ettei kukaan hallitse kaikkea heti alussa. Työsuhteen kehittyessä myös etäassistentin osaaminen harjaantuu, ja työnteosta tulee entistä tehokkaampaa; aktiivisen kommunikaation merkitystä ei tule ikinä unohtaa.
Etäassistentin työtehtäviä
Kuten edellä todettiin, etäassistentin työnkuva on laaja. Etäassistentti voi hoitaa niin taloushallinnon tehtäviä kuin aktiivisempia markkinointitoimiakin. Yrittäjän kannattaa siis aina kysyä itseltään: Voisiko joku muu tehdä tämän puolestani? Delegoimalla välttämättömiä työtehtäviä assistentille voi itse keskittyä yrityksen ydintoimintoihin ja johtamiseen.
Hallinnolliset työt
Etäassistentti voi huolehtia monista hallinnollisista töistä, kuten asiakirjojen käsittelystä, kalenterien ylläpidosta ja kokousjärjestelyistä. Myös laskutus ja kirjanpito soveltuvat hyvin etäassistentin työnkuvaan. Yritys arki pysyy näin hallinnassa, ja yrittäjä voi keskittyä olennaiseen.
Digitaalinen markkinointi ja sisällöntuotanto
Digitaalisen markkinoinnin tehtävät, kuten sosiaalisen median tilien ylläpito, markkinointimateriaalien tuottaminen, uutiskirjeiden laatiminen sekä hakukoneoptimointi (SEO) ovat myös tyypillisiä tehtäviä etäassistentille. Lisäksi assistentti voi päivittää yrityksen verkkosivua ja kirjoittaa sisältöä asiakkaita kiinnostavista aiheista.
Asiakaspalvelu
Asiakaspalvelun tehtävät, kuten palautteiden käsittely ja ongelmatilanteiden ratkaisu, ovat yleisiä etäassistentin tehtäviä. Etäassistentti voi esimerkiksi vastata sähköposteihin, hoitaa puhelintyötä tai chat-palvelua ja käsitellä yritykselle tulleita yhteydenottopyyntöjä. Kontaktointi sujuu näin tehokkaasti ja vaivattomasti, ja asiakastyytyväisyyttä pidetään yllä.
Projektinhallinta
Etäassistentti voi myös toimia projektien tukena huolehtien aikatauluista ja tehtävien etenemisestä. Myös viestinnän hoitaminen tiimien välillä sekä tehokas raportointi ovat mahdollisia työtehtäviä. Etäassistentti voi olla hyvä ratkaisu sujuvoittamaan projektien hallintaa ja huolehtimaan, että projektit valmistuvat ajoissa ja resursseja käytetään optimaalisesti.
Lopuksi
Ennen lisäavun palkkausta on aina hyvä tarkastella, mitä eri vaihtoehtoja on saatavilla. Onkin tärkeää ymmärtää, mikä on etäassistentti ja millaisia mahdollisuuksia juuri se voi yritykselle tarjoaa. Etäassistentti on yleensä oikea valinta, jos tarkoitus on palkata apua joustavasti ja kustannustehokkaasti. Me Katriumilla tarjoamme erilaisia liiketoiminnan tukipalveluita, mukaan lukien monikieliset etäassistentit, jotta yrityksesi voisi saada helposti kaipaamaansa lisätyövoimaa ilman korkeita sivukuluja. Ota yhteyttä, niin keskustellaan lisää, miten voisimme auttaa yritystäsi.
