BPO (Business Process Outsourcing) eli yrityksen prosessien ulkoistaminen voi muuttaa yrityksen toimintahorisontin kokonaan. Yleisimmät ulkoistetut aspektit yrityksessä ovat IT-puoli, palkanlaskenta, asiakaspalvelu ja finanssipuoli. Ulkoistamisessa yrityksen tietty osatoiminto siirretään ostettavaksi ulkopuoliselta toimijalta. Alunperin yksi tärkeimmistä syistä ulkoistamiselle on ollut nopeus ja tehokkuus, mutta nykyään yritykset haluavat resursoida osatoimintoja ulkoistetulta kumppanilta myös paremman laadun ja asiantuntijuuden vuoksi.
Ennen ulkoistamisen aloittamista yritys määrittelee ulkoistettavat osa-alueet ja prosessit. Tämän jälkeen kartoitetaan sopivat toimijat alalla, joilta voisi resursoida palveluita ulkoistettuna. On tärkeää saada rinnalleen parhaat BPO-yhteistyökumppanit, jotta yhtiöiden nettoarvo lisääntyy kumppaneilta saadun ammattitaidon- ja vahvuuden vuoksi.
Sopivien kumppanien kanssa käydään neuvotteluita toteuttavien tehtävien luonteesta, määrästä, aika-ikkunasta, työntekijäresursseista ja hinnoittelupolitiikasta. Kun yhteisymmärrykseen ollaan päästy, vuorossa on sopimusten tekeminen ja BPO-yhteistyökumppanuus voi alkaa.
Miksi harkita BPO-palveluita?
Yritys voi keskittyä omaan ydinosaamiseensa ja intohimoonsa. Esimerkiksi taloushallinto voi olla yritykselle pakollinen paha. Sen hoitaminen oman talon sisällä veisi työaikaa henkilöiltä, joiden panosta tarvittaisiin muualla. Taloushallinnon ulkoistaminen alan asiantuntijoille on kustannustehokasta, ja vapauttaa yrityksen henkilöstön valjastamisen omaan erikoisosaamiseensa. Asiantuntijatyö voi maksaa 50 euroa tunnilta, ja on tärkeää, että asiantuntija tekee vain asiantuntijatyötä.
Joustavuus
Esimerkiksi sesonkiaikoina asiakasmäärät voivat kohota moninkertaiseksi verrattuna normaaliin. BPO:n eli liiketoimintaprosessien ulkoistamisen avulla yritys saa skaalautuvuutta ja joustavuutta ilman kiinteitä rekrytointi- ja henkilöstökustannuksia.
Kielimuuri
Rajat kuuluvat historiaan globalisoituvassa maailmassa. Verkkokaupat ja kansainvälinen kauppa ei tunne rajoja, eikä kielimuurien tulisi asettua esteeksi. Ulkoistamalla paikallisia kykyjä säästytään monimutkaisilta hallinnollisilta toimenpiteiltä.
Ympärivuorokautinen saavutettavuus
Usein yrityksellä on tietyt huippu ajankohdat, jolloin kävijämäärät ovat korkeimmillaan. Saavutettavuus on avain kauppojen syntymiseen, sillä tarve ei katso kelloa. Asiakas ostaa aterian viereisestä ravintolasta, mikäli alkuperäinen suunnitelma kaatuu aukioloaikoihin tai saavutettavuuteen. Nälän yllättäessä ei asiakkaalla ole aikaa odottaa, ja asiakas siirtyy pian toisen yrityksen asiakkaaksi. Ulkoistamalla voi tehostaa saavutettavuutta samalla kustannustehokkaasti, sillä ulkoistetut kumppanit hoitavat usein muitakin asiakassuhteita, jolloin he kykenevät tarjoamaan kilpailukykyistä saavutettavuutta.
Kulujen hallinta
Työntekijän palkkaaminen vuonna 2024 vaihtelee summien 16,436.45€ ja 17,325.09€ välillä. Tähän summaan kuuluu koulutuskustannukset, vakuutukset, IT-tarvikkeet, rekrytointikustannukset ja monet muut kulut. Samalla itse työn määrää voi olla hankala arvioida, ja työntekijää ei haluta palkata turhaan aiheuttaen ylimääräistä taloudellista painolastia yritykselle.
Laatu
Esimerkiksi palkanlaskenta ja taloushallinto on hyvin kriittinen ja tärkeä tehtävä yritykselle. Etenkin pienyrittäjät yrittävät selviytyä näistä itse, mutta sairastapausten sattuessa yrittäjälle koituu ongelmia, kun tärkeät toimenpiteet pitää edelleen pitää pyörimässä. Useilla yrityksillä ei ole taloudellisia resursseja palkata varahenkilöitä. BPO:n avulla yritys saa luotettavaa palvelua alan ammattilaisilta, eikä ylimääräistä aikaa kulu virheiden korjaamiseen. Ulkoistettu kumppani on luotettava resurssi, vaikka yrityksen sisällä tapahtuisi sairastapauksia. Ulkoistetulla kumppanilla on nimittäin lisäresursseja asian hoitoon, kun kumppani on erikoistunut esimerkiksi taloudenhallintaan ja yrityksestä löytyy pelkkiä talousasiantuntijoita. Pienyrityksessä näin ei ole, ja jokainen henkilö on korvaamaton.
Katkeamaton palvelu
BPO:n avulla yhteistyökumppanit tuottavat tasalaatuista ja jatkuvaa palvelua. Yrityksen tärkeät toiminnot eivät ole uhattuina henkilöstön vaihdoksesta johtuen. Aikaa tai kustannuksia ei synny uusien tekijöiden kouluttamisesta ja palkkaamisesta.
Laajentuminen
Ulkoistamisen suoma hyöty ei aina ole pelkästään taloudellinen kustannusten muuttuessa pienemmiksi. Löytämällä sopivan BPO-kumppanin yritys voi laajentua uusille markkinoille, joille yrityksellä ei muuten olisi tarvittavaa osaamista tai tietotaitoa. Esimerkiksi ulkomaille laajentuminen on mahdollista ulkoistamalla yrityksen osatoiminnot ulkopuoliselle kumppanille.
Mitä erilaisia liiketoimintaprosesseja voi ulkoistaa?
Ulkoistamisessa on monia erilaisia tyyppejä. BPO:ssa puhutaan Onshore-ulkoistamisesta, kun ulkoistettu kumppani sijaitsee samassa maassa. Naapurimaahan ulkoistaessa puhutaan Nearshore-ulkoistamisesta. Offshore-ulkoistamisessa kumppani sijaitsee muualla ulkomailla, ja usein matalamman elintason ja palkkakustannusten maissa. Moniulkoistamisessa yritys ulkoistaa usealle eri kumppanille useassa eri maassa, ja hybridiulkoistaminen on kaikkien edellä mainittujen ulkoistamisen muotojen hybridi.
Katrium tarjoaa seuraavia ulkoistamispalveluita:
Käännöspalvelut
Kansainvälisessä viestinnässä laatu on valttia. Kohdeyleisö ei hyväksy äidinkielellä tehtyä sisältöä, mikäli se on kohdemaan kieliopin- sekä kielenkäytön konventioiden vastaista. Mitä korkeamman luotettavuuden palveluita yritys tarjoaa, sitä virheettömämpää kirjoitusasun tulee olla. Katrium tarjoaa natiivien tarkastamaa ja oikolukemaa tekstiä, sekä käännöspalveluita.
Virtuaaliassistentti
Vapauttamalla 30% kunkin työntekijäsi työtaakasta, saat käyttöösi yhden kokonaisen työntekijän! Asiantuntijatyön kustannus on noin 50 euroa tunnilta, ja on tärkeää, että asiantuntija keskittyy näin vain omaan asiantuntijatyöhönsä. Kaikki muu työ kannattaa ulkoistaa halvemmalle tekijälle. Virtuaaliassistentti auttaa esimerkiksi yhteydenotoissa asiakkaisiin, asiakaspalvelussa, käännöksissä, oikoluvussa, rekisterin- ja muun tiedon keräämisessä, rutiinitoimistotöissä, litteroinneissa, kokousten muistiinpanojen tekemisessä, kalenterin hallinnoimisessa, ajanvaraamisessa, myynnissä ja sähköposteihin vastaamisessa. Tässä vain muutamia esimerkkejä BPO-alueista. Oikealle kädelle voi ulkoistaa kaiken, mitä itse ei ehdi tekemään.
Asiakaspalvelun ulkoistaminen
Oli asiakaspalvelu sitten jatkuvaa, tai sesonkiaikaan tarvittavaa kiireapulaista, meiltä asiakaspalvelua saa ulkoistettuna monessa eri muodossa. Nykymaailman vaatimukset huomioon ottaen kannattaa ulkoistaa asiakaspalvelu meidän monikieliselle asiakaspalvelulle, jolloin samalla saa myös laajentumisen elementin palvelun ollessa saatavilla yhä laajemmalle asiakaskunnalle. Mahdollistamme myös ympärivuorokautisen saavutettavuuden. Tarjoamamme Call Center palvelut ovat erikoistuneet asiakasyhteydenottoihin, ja kykenemme tarjoamaan palvelun kilpailukykyisesti.
Markkinointi- ja sisältöpalvelut
Asianmukainen ja ajankohtainen markkinointi on kokopäivätyötä, jossa BPO eli Business Process Outsourcing auttaa optimoimaan kuluja. Lisäksi, trendejä tulee jatkuvasti uusia, eikä yrittäjällä itsellään ole välttämättä osaamista trendaavien TikTok-videoiden tekemiseen. Katrium osaa tavoittaa kohderyhmää kanavan ja kontekstin vaatimalla tavalla. Katrium ideoi, suunnittelee ja toteuttaa esimerkiksi merkkipäivien julkaisut Facebookissa, Instagramissa, LinkedInissa ja blogialustoilla. Blogijulkaisut ja somekampanjointi on aikaa vievää markkinointikampanjointia, jossa johdonmukaisuus ja jatkuva näkyvyys on avainasemassa. Ulkoistamalla Katriumille yrittäjä automatisoi markkinointiputkensa sekä saa käyttöönsä SEO-optimoidut tekstit, jotka nostavat yrityksen verkkonäkyvyyttä. Tuloksia tästä voi seurata kävijämäärän lisääntymisenä verkkosivuilla, sekä asiakasmäärien nousussa. SEO-optimoidun sisällöntuotannon tulokset ovat mitattavissa.
Asiakasrekisterin ylläpito
GDPR-säädökset vaativat rekisterien jatkuvaa ajantasalla pitämistä ja päivitystä. Katrium ylläpitää rekisteriä, karsii vanhat tiedot pois ja päivittää uudet tiedot puolestasi. Näin myös liidien generoitu tehostuu, kun rekisterissä on vain ajantasaisia tietoja.
Tutkimus ja kehittäminen
Tutkimus voi olla monenlaista, yritys voi ulkoistaa esimerkiksi markkinatutkimuksen meille saadakseen dataa ajankohtaisista mieltymyksistä ja kehityskohteista. Tätä dataa voidaan edelleen jatkojalostaa tuotekehittelyksi ulkoistetun kumppanin kanssa. Katrium toteuttaa laadullisia ja määrällisiä tutkimuksia, ja näiden tutkimusten tuloksia yritys voi käyttää esimerkiksi palvelumuotoilussa ja asiakaspalvelun kehittämisessä. Tutkimukset nauhoitetaan laadunvalvonta syistä, ja näin yrittäjä saa ensikäden tietoa suoraan kuluttajilta.
Tapahtumat
Katrium tekee kaiken tarpeellisen taustatyön, jotta tapahtumat onnistuvat.
Tiedonsyöttö
Katrium tekee kaiken tarpeellisen tiedonsyötön. Asiantuntijan palkkaa nostavalle on suurta tuhlausta maksaa tiedonsyötöstä Excel-taulukkoon, kun saman työn voi tilata kustannustehokkaammin Katriumin assistenteilta.
Varastointi- ja logistiikkapalvelut
Katrium tarjoaa kuljetus-, keräys- ja varastointipalveluita välillä Viro – Costa del Sol.
Kontaktointipalvelut
Älä menetä yhtäkään tilausta! Katriumin Call Center hoitaa tehokkaasti kaikki kontaktointipalvelut. Monikielinen asiakaspalvelu palvelee monessa kanavassa tarvittaessa ympärivuorokautisesti. Otamme vastaa yrityksesi tilaukset puhelimitse. Varaamme aikoja asiakkaille, sekä buukkaamme myyntitapahtumia. Markkinoimme tapahtumia soittamalla kaikki mahdolliset osallistujat läpi. Soitamme asiakkaille missä tahansa tarpeessa. Katrium tarjoaa asiakaspalvelua myös livechatin ja sähköpostin kautta.
Hyvän ulkoistetun kumppanin tunnusmerkkejä
Ulkoistetulla kumppanilla tulee olla referenssit kunnossa. Ulkoistetulla kumppanilla on vuosien kokemus alalla toimimisesta, sekä useita tunnettuja hankkijoita. Hyvän ulkoistetun kumppanin tunnistaa pitkäaikaisesta yhteistyöstä. Katriumilla useat yhteistyöt ovat jatkuneet vuosikymmenen ajan, osa jopa 16 vuotta. Tämä on koko yrityksen ikä, joten pidempää kumppanuutta ei voi edes ajatella.
Ulkoistettu kumppani on luotettava toimija, ja tunnistaa sekä noudattaa yritysvastuullisuuteen liittyviä tekijöitä. Katriumilla noudatetaan viimeisimpiä HIPAA-, GDPR- ja SOC2-määräyksiä. Katrium toteuttaa sisäistä laadunvalvontaa nauhoituksilla, jotka ovat myös kolmannen osapuolen saatavilla. Katrium laatii jokaisen yhteistyökumppanin kanssa tarkan sopimuksen, jossa on eritelty tietosuojaan liittyviä säännöksiä, sekä seuraamuksia näistä säännöksistä poikkeamisesta.
Hyvä maine alalla
Sopivalla BPO-kumppanilla on moitteeton maine alalla, eikä kytköksiä oikeudellisiin kiistoihin. Kumppanin taustat, yhtiön ikä ja aiempi historia kannattaa tarkastaa, sillä ulkoistetun kumppanin maine ja yritysvastuullisuus vaikuttaa suoraan ulkoistavan yrityksen maineeseen ja imagoon. Katrium on liiketoimintaprosessien ulkoistamisen kovimpia nimiä, sekä edelläkävijä alalla kansainvälistymisen ja uusien liiketoiminnan tukipalveluiden tuottamisessa. Katriumilta ulkoistettaessa yritys saa myös sisäistä näkemystä ja sparrausta ulkoistetun palvelun lisäksi. Katrium välittää kumppaneistaan ja pyrkii saamaan kasvua kaikissa muodoissa. Katriumin etuna on liiketoiminnan tukipakettien monipuolinen tarjoaminen, jolloin yrityksen ei tarvitse hajauttaa liiketoimintaprosesseja usealle toimijalle. Katrium tarjoaa monikielistä asiakaspalvelua, tutkimuksia, markkinointia ja monia muita resursseja saman katon alta, jolloin ulkoistamisen hallinta muuttuu helpommaksi toimintojen keskittyessä yhdelle kumppanille.
Mikäli yrityksesi etsii liiketoimintaprosessien ulkoistamista, voimme järjestää tapaamisen ja keskustella aiheesta lisää. Vastaamme mielellämme kysymyksiin ja tarjoamme ainutlaatuisia, joustavia ratkaisuja yrityksesi tarpeisiin. Ulkoistamalla luomme uusia kanavia menestykseen, emmekä jää vanhoihin rutiineihin kiinni. Itseoppivuus on yksi tärkeä taito modernin maailman liike-elämässä, ja me Katriumilla olemme sitoutuneet fiksujen ratkaisujen tarjoamiseen.
2 Responses