Back-office työ sisältää kaiken nk. yrityksen ulkomaailmalle näkyvän työn taustatyöt. Sidosryhmien ja asiakkaiden kanssa vuorovaikuttaminen, myynti- ja asiakaspalvelu katsotaan nk. front-office-työksi, jossa luodaan maailmalle näkyvä kuva yrityksen kasvoista. Tämä työ vaatii kuitenkin paljon valmistelua ja taustatyötä, jotta yrityksen eturintamassa voidaan keskittyä kokonaan hyvän vaikutelman luomiseen. Tässä artikkelissa valoitamme back-officen roolia ja merkitystä toimivan front-officen taustalla.
Mitä kaikkea sisältyy back-office työhön?
Back-office työ pitää sisällään
- laskutuksen
- kirjanpidon
- tiedonsyötön
- tarjousten laatimisen ja lähettämisen
- markkinointikampanjoiden toteuttamisen
- kirjoitustyön
- sähköpostien hoitamisen ja rekisterin ylläpidon.
Back-officen tehtävä on hoitaa siis kaikki se taustatyö, joka pyörii kulisseissa.
Back-office hoitaa kaiken kirjallisen työn, sekä front-officen koordinoinnin. Back-office toimii ikäänkuin front-officen oikeana kätenä varmistaen, että kaikki tarpeellinen on hoidettu, ajantasalla ja helposti löydettävissä. Ilman toimivaa back-officea front-office ei voi keskittyä saumautta sosiaaliseen työhönsä keskeytyksettä.
Asiakkaita ja sidosryhmiä kohdatessa front-officen tulee keskittää heihin kaikki huomionsa. Kyseessä on emotionaalista panostamista vaativa tehtävä, jossa läsnäolo ratkaisee. Mikäli myyjä joutuu stressaamaan jatkuvasti inventaariosta, asiakkaille voi välittyä välinpitämätön ja pahimmassa tapauksessa kärttyinen vaikutelma. Yritys epäonnistuu hyvän vaikutelman luomisessa.
Katriumilla työskentelee laaja osaajien verkosto, joka assaroi tehtävässä kuin tehtävässä. Hoidamme homman kuin homman käden käänteessä.
Toimiva back-office tehostaa koko yritystä
Back-office on koko toimiston selkäranka. Back-officen tehokkuudesta riippuu, kuinka paljon ja nopeasti yritys voi ottaa uusia asiakkaita sisään ja laajentua. Myyjien on turha tehdä kauppaa, jos yrityksellä ei ole resursseja uusille asiakkaille.
Esimerkiksi tiedonsyöttö on keskeinen tekijä yrityksen toimintojen sujuvuuden kannalta. Raportit riippuvat täysin tehokkaasta tiedonsyötöstä. Projektit valmistuvat nopeammin, kun se on nopeaa ja tehokasta.
Toimiva tiedonsyöttö jakelee työntekijöille projektit, tekee raportit ja laatii aikataulut. Asiantuntijat voivat keskittyä olennaiseen, eli omaan erikoisosaamiseensa. Jokainen keskeytys syö asiantuntijoiden arvokasta aikaa, ja näin tehokas back-office on myös kustannustehokas.
Katrium hoitaa tiedonsyötön ja raportit tehokkaasti. Voit ulkoistaa myös asiakaspalvelusähköpostisi meille, ja voit keskittyä olennaiseen!
Miksi back-officen ulkoistamista kannattaa harkita?
Back-officen ulkoistamista kannattaa harkita monesta syystä. Back-officen toimenkuvaan kuuluu usein moni pitkäveteinen rutiinitoimenpide, joka aiheuttaa aikataulun silppuuntumista. Yrityksen asiantuntijatehtävissä työskentelevät henkilöt nostavat usein isompaa palkkaa, ja on resurssienhukkaa laittaa heidät tekemään helposti ulkoistettavissa olevia rutiinitehtäviä.
Delegointi on päivän sana, ja menestyneet yritykset tietävät tämän. Back-officelle voidaan delegoida jokainen juokseva toimistoasia, yrityksen johtajien keskittyessä strategiseen suunnitteluun, verkostoitumiseen ja kompleksiseen päätöksentekoon. Myyjät keskittyvät täysillä omaan myyntihetkeensä ja vaikutuksen tekemiseen. Kaikki kirjallinen taustatyö voidaan ulkoistaa back-officen assistenteille.
Back-office sijaitsee nykyään usein myös fyysisesti muualla, kuin itse fyysinen yrityksen toimipaikka. Näin säästetään valtavasti tilavuokrissa ja muissa epäsuorissa henkilöstökustannuksissa.
Back-officen ulkoistamisen hyödyt:
- kustannustehokkuus
- yrityksen toimintojen sujuvoittaminen
- tilavuokrissa säästäminen
- hallinnoinnin helpompi hahmottaminen
- ketteryys
- joustavuus ja dynaamisuus päätöksenteossa
- asiantuntijoiden työhyvinvoinnin koheneminen
- pääsy ulkoistetun kumppanin tietotaitoon ja kehittyneisiin järjestelmiin
- cross-function
Asiantuntijat kiittävät, kun saavat keskittyä omiin tehtäviinsä
Asiantuntijoiden kokema työn mielekkyys ja merkityksellisyys on suoraan kytköksissä siihen, saavatko he tehdä osaamistaan vastaavaa työtä. Mikäli työntekijä on ylipätevä yksinkertaisiin toimistotehtäviin, aiheuttaa tämä turhautumista. Samalla yrittäjä maksaa korkeampaa palkkaa korkeammin koulutetulle henkilölle.
Yhtälössä ei ole mitään järkeä, eihän? Asiantuntijoiden tulee saada keskittyä omaan työhönsä, josta heille maksetaan kaiken lisäksi korkeampaa palkkaa. Back-office tehtäviin kuuluu erikoisosaamista vaativaa tehtävää, kuten kirjanpitoa, mutta hyvin moni tehtävä soveltuu sihteerin hoidettavaksi. Anna etäsihteerin toimia oikeana kätenäsi ja avustaa tehtävissä!
Lopuksi
Me Katriumilla tarjoamme kaiken back-office taustatuen hyvin kustannustehokkaasti. Olemme erikoistuneet liiketoiminnan tukipalveluihin, ja kykenemme siksi tarjoamaan palvelut hyvin kilpailukykyiseen hintaan. Hinnoittelumalleja on monia, joista voit valita tapauskohtaisesti yrityksellesi sopiva. Hinnoittelu on läpinäkyvää, ja maksat vain tehdystä työstä. Tämä auttaa entisestään kulujen hallinnoinnissa. Ota yhteyttä tästä, ja pyydä tarjousta!
