Ajanvarauspuhelut ovat keskeinen osa myyntiprosessia. Puheluiden päätarkoitus on sitouttaa asiakkaita. Yhteydenotto ei ole kuitenkaan helppoa – arvion mukaan tarvitaan jopa kahdeksan yritystä ennen ensimmäistä onnistumista. Siksi yrityksen kannattaakin hyödyntää erilaisia myyntitekniikoita ja -työkaluja onnistumismahdollisuuksiensa parantamiseksi.
Kilpailu on kovaa nykypäivän markkinoilla, ja asiakkaista saa todella taistella. Tämä vaatii myyntitiimeiltä innovatiivisia lähestymistapoja, joilla erottua massasta ja luoda aitoa arvoa asiakkaille. On tärkeää olla aina valmiina tarttumaan avautuvaan tilaisuuteen ja edistää myyntiprosessia sopimalla tapaaminen.
Tässä Katriumin artikkelissa tarjoamme konkreettisia vinkkejä, kuinka onnistua ajanvarauspuheluissa. Mutta ennen kuin siirrymme vinkkeihin, tarkastelemme mitä ajanvaraus tarkoittaa ja miksi se on niin tärkeä askel kohti menestyksekästä myyntiä.
Mitä ajanvarauspuhelut oikein tarkoittavat?
Yksi tärkeimmistä askelista kohti uusia asiakkaita on onnistuneet ajanvarauspuhelut. Yrityksen tulee ensiksi löytää ja tavoittaa liiketoiminnalleen potentiaaliset asiakkaat, minkä jälkeen tavoitteena on herättää heidän kiinnostuksensa ja sopia yhdessä sopiva aika tuotteen tai palvelun esittelylle. Varattu esittelyaika muodostaa ensimmäisen konkreettisen kontaktin asiakkaaseen ja tarjoaa mahdollisuuden tehdä positiivinen vaikutus niin yrityksestä yleensä kuin tarjottavista tuotteista.
Onnistuminen ajanvarauksessa vaatii myyjältä vahvoja viestintätaitoja: kykyä luoda nopeasti yhteys potentiaaliseen asiakkaaseen sekä vakuuttaa hänet siitä, että tarjottu ratkaisu on tarpeellinen. On myös tärkeää ymmärtää asiakkaan haasteet ja kyetä esittelemään oma tuote tai palvelu ratkaisuna juuri näihin ongelmiin.
Onnistuneet ajanvarauspuhelut vaativat aina myös sinnikkyyttä ja rohkeutta käsitellä tulevia vastaväitteitä ja jopa suoraa vastustusta. Koska tämä vaihe on myyntiprosessin perusta, sen laatu vaikuttaa suoraan siihen, millainen asiakassuhteesta rakentuu.
Ajanvarausprosessi vaatii yritykseltä paljon resursseja. Usein onkin järkevää tehdä yhteistyötä ajanvaraukseen erikoistuneiden ammattilaisten kanssa. Katriumilla on yli 20 vuoden kokemus yritysten tukemisesta. Yhteistyö kanssamme tarjoaa tehokkaan ja asiantuntevan ratkaisun, jonka avulla yrityksesi voi tavoittaa oikean asiakaspotentiaalin ja avata keskustelun.
11 vinkkiä, joilla ajanvarauspuhelut onnistuvat:
1. Muista tehdä taustatyösi
Yksi suurimmista virheistä, jonka myyjä voi tehdä, on lähestyä potentiaalista asiakasta ilman kunnollista taustatyötä. Kyselyn mukaan jopa 82 prosenttia B2B-päätöksentekijöistä koki, että myyjät lähestyvät heitä huonosti valmistautuneina. Onneksi tähän on ratkaisu: muista tehdä taustatyösi! Näin myös erotut helposti massasta.
Hyvä myyjä tutkii huolellsesti kohdeyrityksensä: lukee niin päätöksentekijöiden profiileja kuin arvioi yrityksen toimialaa ja kehityskohteitakin. LinkedIn, yritysten verkkosivustot sekä ajankohtaiset uutiset ovat arvokkaita tietolähteitä, jotka auttavat keräämään kattavan kokonaiskuvan siitä, minkälaiseen asiakkaaseen yhteydenotto kohdistuu ja mikä on yhteydenoton peruste.
Myyjän on myös tärkeää tuntea oma ratkaisunsa perusteellisesti:
- Mitä arvoa se tarjoaa asiakkaalle?
- Mihin haasteisiin se vastaa?
- Miten se eroaa kilpailijoiden tarjonnasta?
Huolellisen taustatyön avulla myyjä pystyy vastaamaan asiantuntevasti asiakkaan kysymyksiin ja huolenaiheisiin. Hyvät ajanvarauspuhelut syntyvät, kun asiakas tuntee tulevansa kuulluksi ja ymmärretyksi.
2. Löydä liidit ja lähestymistapa
Pelkillä kylmäsoitoilla tulokset jäävät puolitiehen – konversioaste on usein vain yhden prosentin luokkaa. Onkin siis aina järkevää etsiä liidejä eli niitä potentiaalisia asiakkaita, jotka ovat jo osoittaneet kiinnostusta ja olleet vuorovaikutuksessa yrityksen kanssa jollain tavalla. Tässä on hyviä keinoja, joita voit hyödyntää liidien etsinnässä:
- Sisällön lataukset: Jos yritys tarjoaa sisältöjä, kuten oppaita, tutkimusartikkeleita tai webinaaritallenteita, on hyvä seurata, ketkä ovat niitä ladanneet. Usein latauksen edellytyksenä voi olla yhteystietojen antaminen, mikä tarjoaa yritykselle helpon tavan löytää kiinnostuneet.
- Verkkosivuston aktiivisuus: Erilaisia verkkotyökaluja hyödyntämällä yritys voi kartoittaa aktiivisuutta verkkosivustollaan ja löytää näin liidejä, joihin ottaa yhteyttä. Näin yhteydenotto ja ajanvarauspuhelut voidaan ajoittaa myös paremmin havaitun aktiivisuuden mukaan.
- Tapahtumien osallistujat: Jos yritys järjestää tai osallistuu tapahtumiin, kuten messuille, seminaareihin tai webinaareihin, on hyvä hyödyntää niiden kautta syntyneet liidit. Osallistujalistat tarjoavat suoran lähtökohdan kontaktoinnille.
Liidit avaavat väylän paremmille tuloksille, mutta myös lähestymistavalla on merkitystä. Useinkaan pelkkä soittaminen ei enää riitä erottumaan joukosta. Siksi onkin tärkeää toimia monikanavaisesti. Monikanavainen strategia auttaa tavoittamaan liidit aina heille luontaisessa ympäristössä, eikä olemassa oleva kiinnostus valu hukkaan vain väärin valitun kontaktointikanavan takia.
3. Huomioi eri aikavyöhykkeet
Ajoitus on kaikki kaikessa asiakkaiden hankinnassa. Jos soitto on ajoitettu väärään aikaan, voi tilaisuus olla menetetty jo ennen kuin keskustelu edes ehtii alkaa.
Satunnaiset ajanvarauspuhelut eivät tuo tuloksia. Kukaan tuskin haluaa myyntipuhelua perjantai-iltana pitkän työviikon jälkeen. On myös tärkeää huomioida potentiaalisten asiakkaiden asuinpaikat ja eri aikavyöhykkeet. Se, että sinä olet keskellä työpäivää, ei tarkoita, että potentiaalinen asiakas olisi.
Potentiaaliset asiakkaat saattavat olla niin iltalenkillä kuin vaikkapa laittamassa lapsia nukkumaan. Tämän takia onkin tärkeää ajoittaa puhelu sellaiseen aikaan, jolloin sen vastaanottaja todennäköisemmin on työpöytänsä ääressä ja avoin puhelulle.
Suunnittelemalla etukäteen puhelun ajoituksen saatavilla oleviin asiakastietoihin perustuen, voidaan ihmiset tavoittaa heille optimaaliseen aikaan ja keskustelu yrityksen tarjonnasta ja ajanvarauksesta aloittaa.
4. Ole kohtelias
Ajanvarauspuhelut on syytä aloittaa aina kohteliaasti kysymällä, onko vastaanottajalla hetki aikaa keskustella. Soitto on tullut yllättäen ja keskeyttänyt potentiaaliseen asiakkaan työpäivän. Et voi olettaa, että hän olisi heti valmis kuuntelemaan, vaikka tarjous olisi kuinka hyvä.
Tällä tavoin näytät, että arvostat toisen henkilön aikaa. Lisäksi keskustelukynnys voi madaltua ja potentiaalinen asiakas olla avoimempi tilanteelle.
Jos aika ei ole sopiva, on tärkeää kysyä tulevaa aikaa, jotta yritys ei kuihdu heti alkumetreille. Usein kiireiset päätöksentekijät arvostavat kohteliasta puhelua, jossa heidän aikansa otetaan huomioon – siksi he myös ehdottavat mielellään sopivampaa ajankohtaa. Kun olet kohtelias ja ymmärtäväinen, avaat oven paitsi uudelle puhelulle myös luottamukselliselle keskustelulle.
5. Panosta ihmissuhteeseen
Jos haluaa erottua joukosta, on syytä panostaa ihmissuhteeseen. Aito ja empaattinen lähestymistapa tekee usein vaikutuksen potentiaaliseen asiakkaaseen. Keskustelun ei tule olla vain rutiininomainen suoritus, vaan aito yritys ymmärtää, mitä haasteita puhelun vastaanottajalla on ja kuinka niissä voisi itse auttaa.
Kun pysähtyy kuuntelemaan, esittää oikeat kysymykset ja osoittaa kiinnostusta asiakkaan toimintaa kohtaan, luottamus rakentuu – ja se on kaiken liiketoiminnan kulmakivi.
Hyvät ajanvarauspuhelut eivät ole väkisin sovittuja jatkotapaamisia. Ne ovat tuloksia, jossa potentiaalinen asiakas näkee keskustelulla lisäarvoa ja haluaa tietää, millaisia ratkaisuja voisi saada yritykseltäsi – olipa kyse sitten ajanhallinnasta, kustannuksista tai vaikkapa liiketoiminnan kehittämisestä.
Ihmiset haluavat tulla kuulluiksi ja ymmärretyiksi. Jos potentiaalinen asiakas kokee, että hänen tarpeitaan ymmärretään ja että sovittu tapaaminen todella hyödyttää häntä, hän ei vain suostu tapaamiseen – hän myös odottaa sitä.
6. Jaa sosiaalista todistusaineistoa
Potentiaaliset asiakkaat eivät luota sokeasti uusiin toimijoihin – eikä heidän pidäkään. Ihmiset ovat nykyään yhä varovaisempia uusien tarjousten suhteen, ja useimmat haluavat todisteita ratkaisun toimivuudesta ennen kuin sitoutuvat keskusteluun tai tapaamiseen.
Tutkimuksen mukaan jopa 88 % asiakkaista luottaa verkkopalautteisiin yhtä paljon kuin henkilökohtaisiin suosituksiin. Eli sen sijaan, että olettaa potentiaalisen asiakkaan olevan valmis keskustelemaan heti, kannattaa osoittaa jo varhaisessa vaiheessa, kuinka muut yritykset ovat hyötyneet tuotteestasi tai palvelustasi. Nimeämällä tunnettuja asiakkaita ja kertomalla tarinoita, millä tavoin yritys X selvisi haasteesta tai mitä tuloksia saavutettiin tarjotuilla ratkaisuilla, voidaan rakentaa luottamusta.
Kannattaa myös esittää konkreettista näyttöä arvosteluille, esimerkiksi jakamalla potentiaaliselle asiakkaalle linkki yrityksesi arvostelusivulle, jossa entiset asiakkaat kertovat kokemuksistaan omin sanoin. Tekoälypohjaisten verkkosivustotyökalujen käyttö voi olla hyödyllistä niin uskottavan brändin kuin vaikuttavien referenssisivujen luomisessa.
Sosiaalinen todiste ei ole vain kiva lisä – se on olennainen osa nykypäivän tehokasta myyntiviestintää. Myös ajanvarauspuhelut hyötyvät sosiaalisesta todisteesta: kun potentiaalinen asiakas näkee, että joku toinen on jo onnistunut kanssasi, kynnys tapaamiseen laskee merkittävästi.
7. Ole täsmällinen
Kun potentiaalisen asiakkaan kiinnostus on herännyt, tulee aika ehdottaa jatkotapaamista. Tässä kohtaa on kuitenkin tärkeää tehdä se oikein, sillä ajanvarauspuhelut onnistuvat vain, jos ei jätä liikaa tilaa kieltäytymiselle. Epämääräiset lauseet voivat karistaa potentiaalisen asiakkaan kiinnostuksen hetkessä.
Älä kysy esimerkiksi: ”Haluaisitko keskustella lisää tästä aiheesta?”
Tämä kysymys antaa liikaa pelivaraa ja tekee päätöksentekoprosessista tarpeettoman vaikean.
Sen sijaan on syytä olla suora ja konkreettinen. Parempi ehdotus jatkotapaamiselle olisi:
”Sopisiko sinulle 7. lokakuuta klo 10?”
Tämä kysymys asetelma viestii varmuutta ja valmistautuneisuutta, ja helpottaa potentiaalisen asiakkaan päätöksentekoprosessia.
Jos ehdotettu ajankohta ei sovi, hän voi aina ehdottaa vaihtoehtoista aikaa, mutta keskustelu pysyy raiteillaan.
Lopuksi on tärkeää muistaa lähettää vahvistussähköposti heti puhelun päätyttyä. Tarkka ja ammattimaisesti muotoiltu sähköposti antaa vielä loppusilauksen ajanvaraukselle. Potentiaalisen asiakkaan luottamus voi kasvaa, ja todennäköisyys, että hän todella saapuu sovittuun tapaamiseen, paranee entisestään.
8. Ole valmis käsittelemään vastaväitteitä
Vaikka kohdeyleisö olisikin tarkkaan valittu ja tarjoamasi ratkaisut olisivat enemmän kuin sopivia, voi vastaväitteitä silti ilmetä. Ne ovat luonnollinen osa myyntikeskustelua.
Vastaväitteiden välttämisen sijaan niihin täytyy valmistautua aina huolellisesti, sillä ajanvarauspuhelut ovat usein niitä tilanteita, jossa potentiaalisen asiakkaan kanssa käydään ensimmäiset rakentavat keskustelut. Tällä tavoin vastaväitteistä ei tule mitään esteitä kaupanteolla, vaan ne voivat pikemminkin olla mahdollisuuksia. Hyvin valmistautunut myyjä käyttää vastaväitteitä avukseen selittääkseen, miksi juuri tarjottu tuote tai palvelu on paras ratkaisu potentiaalisen asiakkaan tarpeisiin.
Tässä on joitakin tehokkaita keinoja joiden avulla voit varautua tuleviin vastaväitteisiin:
- Tunne markkinasi: Tunne toimialasi kilpailukenttä, asiakkaidesi yleisimmät huolenaiheet sekä kilpailijoiden tarjoamat mahdollisuudet. Tämä tieto auttaa sinua ennakoimaan tulevia vastaväitteitä ja valmistautumaan niihin etukäteen.
- Etsi oikea kohdeyleisö: Keskity yrityksiin ja yksilöihin, joille ratkaisusi tuo aitoa arvoa. Mitä osuvammin lähestyt kohderyhmääsi, sitä helpompi on muuttaa vastaväitteet rakentaviksi keskusteluiksi.
- Määritä ihanteellinen asiakasprofiili: Kun tiedetään, kenelle puhutaan, voidaan viesti kohdentaa tarkasti niin, että se vastaa juuri kyseisen kohdeyleisön haasteisiin ja tavoitteisiin.
Näiden kohtien avulla vastaväitteistä tulee luonnollinen osa myyntiprosessia, mikä voi vahvistaa potentiaalisen asiakkaan kiinnostusta ja luottamusta yrityksesi ratkaisua kohtaan.
9. Hyödynnä teknologiaa
Modernit ajanvarausohjelmistot voivat yksinkertaistaa myyntiprosessia ja tehdä ajanvarauspuhelut sujuvammiksi, mikä taas tekee myyntityöstä tehokkaampaa. Uudet teknologiat voivat auttaa niin soiton ajoituksessa kuin liidien priorisoinnissakin. Myös vastaväitteiden käsittely yhdenmukaisilla skripteillä, vastaajaviestien automaattinen jättäminen vastaajaan sekä puheluiden määrän lisääminen progressiivisen numeronvalinnan kautta mahdollistuvat uusien ohjelmistojen avulla.
Lisäksi ohjelmisto voi seurata yrityksen sähköpostiliikennettä, hoitaa liidejä, jotka eivät ole valmiita tapaamiseen, ja ajoittaa tapaamisia automaattisesti myyjien maantieteellisen sijainnin perusteella. Useiden kalentereiden yhdistäminen tehostaa tiimien myyntiä ja sähköpostimuistutukset vähentävät väliin jääneitä tapaamisia.
Ajanvarausohjelmisto voi parantaa merkittävästi sekä B2B- että B2C-myyntiä, joten sen sisällyttäminen myyntistrategian on kannattavaa. On tärkeää valita alusta, joka tarjoaa kaikki tarvittavat ominaisuudet ja on helppokäyttöinen, jotta tiimisi pääsee nopeasti vauhtiin. Katriumin tuella yrityksesi voi löytää parhaat työkalut myyntinsä suoraviivaistamiseksi ja tulosten maksimoimiseksi.
10. Käytä käsikirjoitusta tukena
Tehokkaat ja johdonmukaiset ajanvarauspuhelut liidien kanssa ovat välttämättömiä. Voikin olla järkevää käyttää kevytluontoista skriptiä myyntipuhelun tukena. Skripti voi auttaa pysymään aikataulussa ja varmistaa, että kaikki tärkeät asiat käsitellään puhelun aikana.
Jos olet huolissasi siitä, että skriptit saattavat kuulostaa liian robottimaisilta, älä huoli. Looginen keskustelun skripti seuraa keskustelun kulkua ja antaa myyjälle tilaa sopeutua tilanteeseen ja käsitellä vastaväitteitä luonnollisesti.
Skripti ei ole mikään kankea muotti, joka rikkoo vapaan dialogin – se on hyödyllinen tuki, joka varmistaa että myyntikeskustelu ei lähde raiteiltaan ja kaikki tarvittava tulee sanottua.
Hyvä skripti:
- Sisältää brändätyn ja selkeän aloituksen
- Tuo esiin edustajan ja yrityksen heti alussa
- Kuulostaa luonnolliselta ja aidolta – ei ulkoa opetellulta
11. Tunnista ja ota yhteyttä päätöksentekijään
Ajanvarauksen onnistuminen riippuu usein oikean henkilön tavoittamisesta organisaatiossa. Päätöksentekijöiden tunnistaminen ja mukaan ottaminen säästää aikaa ja lisää arvokkaiden tapaamisten todennäköisyyttä. Näiden kohtien avulla voit optimoida tämän vaiheen:
Tutki hierarkiaa
Ennen kuin soitat, varmista, että yrityksen rakenne on selvillä ja vastaavat päätöksentekijät tunnistettu. LinkedIn on loistava työkalu oikeiden ihmisten ja roolien löytämiseen. Esimerkiksi markkinoinnin kontekstissa päätöksentekijä voi olla markkinointijohtaja (CMO) tai markkinointipäällikkö.
Räätälöi lähestymistapasi
Eri päätöksentekijöillä on erilaiset prioriteetit: talousjohtaja keskittyy kustannussäästöihin, osastopäällikkö toiminnan tehokkuuteen. Kun viestisi on henkilökohtainen ja vastaa suoraan vastaanottajan rooliin ja tarpeisiin, se lisää merkittävästi mahdollisuutta saada myönteinen vastaus.
Hyödynnä portinvartijoita
Kohtele ns. portinvartijoita (eli esimerkiksi vastaanottovirkailijoita) liittolaisina. Selitä puhelusi tarkoitus ja kunnioita heidän rooliaan. Hyvin taustoitettu ja suunniteltu keskustelu tasoittaa tietä kohti päätöksentekijöitä. Käytä myös aina suosituksia uskottavuuden rakentamiseen.
Toimi monikanavaisesti
Yhdistä puhelut sähköposteihin, LinkedIn-viesteihin tai muihin sosiaalisen median kanaviin. Lyhyt, ytimekäs ja vakuuttava viesti, joka korostaa ratkaisusi etuja ja ehdottaa tapaamisaikaa, lisää vastauksen todennäköisyyttä.
Päätöksentekijöiden tunnistaminen ja sitouttaminen on olennainen osa sitä, että ajanvarauspuhelut johtavat laadukkaisiin tapaamisiin ja parempiin myyntituloksiin.
Lopuksi
Ajanvarauspuhelut ovat myyntiprosessin keskeinen osa, ja ne vaativat tehokkaita viestintätaitoja, sinnikkyyttä sekä kykyä käsitellä asiakkaiden vastaväitteitä ja hylkäyksiä.
Ne ovat ensimmäinen askel asiakassuhteen rakentamisessa. Tästä johtuen onkin elintärkeää, että ajanvarauspuhelu jättää positiivisen ja luotettavan kuvan yrityksestä.
Tässä artikkelissa annettujen vinkkien avulla yrityksesi voi kehittää ajanvarauspuheluitaan ja parantaa myyntiprosessin tuloksellisuutta. Yksin ei kuitenkaan tarvitse jäädä.
Myyntiprosessi vaatii paljon resursseja, joten usein onkin järkevää jakaa vastuuta. Katrium tarjoaa laaja-alaisesti erilaisia yritysten tukipalveluita, kuten asiakaskontaktointia, skriptien kirjoittamista sekä liidien hallintaa, joiden avulla yrityksesi voi tavoittaa potentiaaliset asiakkaat tehokkaasti. Ota yhteyttä jo tänään, niin rakennetaan sopiva myyntistrategia juuri sinun yrityksellesi.
