Kaikki ei aina suju työelämässä suunnitelmien mukaan. Ennen Katriumille päätymistäni työpäiväni kuluivat pitkälti keittiöremonttien buukkauspuheluita soittaessa toimistolla. Päivät olivat pitkiä ja kuormittavia, eikä jatkuva asiakkaiden painostus tuntunut itselle luontevalta. Kaipasin jotain monipuolisempaa ja sellaista jossa voisin hyödyntää omia vahvuuksiani vahvemmin.
Kuulin Katriumista ohjaavani opettajan kautta ensimmäistä kertaa, jossa luokkatoverini suoritti omaa harjoittelujaksoansa. Mahdollisuus tuli vastaan melko nopealla aikataululla, mutta luokkalaiseni avustuksella pääsin aloittamaan harjoittelun jo parin päivän päästä. Pääsin heti keskustelemaan toimitusjohtaja Katrin kanssa, ja vaikka pelkäsin pahoin tullaanko aiempaa päätöstäni kyseenalaistamaan, otettiin minut avosylin vastaan.
Ensimmäiset askeleet asiakaspalvelussa
Aloitin aluksi asiakaspalvelun parissa, johon luokkatoverini perehdytti minut. Asiakaspalveluun kuului puheluiden vastaanotto sekä sisäinen kommunikointi palveltavien yritysten parissa. Kaikkia toimintatapoja ei voinut kuitenkaan tietää heti ulkoa, mutta avuliaat ja matalalla kynnyksellä lähestyttävät kollegat auttoivat aina tarvittaessa. Erityisesti mieleeni ovat jääneet ne tilanteet, joissa asiakas on on ollut aluksi ärtynyt, mutta kun kohtasin heidät ymmärryksellä ja positiivisella asenteella, lopetettiin puhelu molemmin puolin hymyssä suin.
Sisälläntuotantoa, joka näkyy verkossa
Yksi asiakaspalvelun jälkeisistä tehtävistä oli SEO/GEO -sisällön tuottaminen. Kansankielellä kyse on siis hakukoneoptimoinnista, jossa verkossa saadaan tietyt tulokset näkymään paremmin. Erityisesti minua kiinnosti myös GEO eli tekoälyoptimointi, jossa parannetaan näkyvyyttä geneerisen tekoälyn hauissa. Opin äkkiä että nämä kaksi kulkevat käsi kädessä, ja tuntui uskomattomalta saada omia tekstejä näkyviin hauissa, vaikka aluksi olinkin hieman skeptinen sen suhteen.
Kirjoittamisen lisäksi pääsin myös työskentelemään oikoluvun ja käännösten kanssa. Huomasin nopeasti että pelkällä tekoälyllä tuotetut käännöstekstit eivät useinkaan ole luonnollisia, eivätkä herätä luottamusta asiakkaissa. Tehtävissä käsiteltiin myös tunnettujen yritysten sisältöjä mikä loi oman motivaation mutta myös vastuunsa.
Kehityskohteet
Pian jo harjoitteluni alussa luokkatoverini ehdotti minulle ylimääräisen moduulin suorittamista, johon kuului kehityskohteiden etsiminen ja niiden korjaaminen. En edes itse tullut ajatelleeksi tällaista mahdollisuutta, mutta tämän idean myötä ja Katrin hyväksynnän kautta saimme suoritettua lisää opintopisteistä!
Päädyimme tarkastelemaan Katriumin sisäisiä ohjeita ja huomasimme niissä puutteita. Esimerkiksi tietyissä tilanteissa toistuvasti nouseviin kysymyksiin ei löytynyt vastauksia, ja jotkut kohdat olivat paikoin epäselkeitä. Niinpä saimme toimitusjohtajalta luvan uudistaa ohjeet kokonaan, ja olimme lopputulokseen erittäin tyytyväisiä. Projektin ansioista ongelmatilanteet vähenenivät, perehdytykseen kului vähemmän aikaa ja sisällöt olivat helpommin ymmärrettäviä. Hyvän ohjeen täytyy myös käytännössä toimia, kun kiireessä vastaus täytyy saada sekunneissa, ei selailuun ja etsimiseen ole aikaa.
Tästä siis iso kiitos myös luokkatoverilleni, joka tämän mahdollisuuden nosti esiin. Yhteistyömme oli sujuvaa ja jälkikäteen ajateltuna tämä toimi hyvänä esimerkkinä miten harjoittelusta voi saada enemmän irti, kun uskaltaa ja esittää itse ideoita.
Takaisin puhelimeen
Eräänä aamuna kauhistuin, kun kuulin toimitusjohtajalta ehdotuksen päästä puhelinprojektiin mukaan. Aiempien ikävien kokemusten kautta se tuntui kamalalta, mutta päätin kuitenkin suostua pienimuotoisesti osaksi projektia. Pian minulle selvisi ettei kyseessä ollut lainkaan sitä mitä pelkäsin, nimittäin projektissa ei painostettu vaan tiedusteltiin potentiaalisten yritysasiakkaiden tarpeita ja raportoitiin niitä asiakkaalle. Lopulta pääsin pelostani yli eikä puhelimessa puhuminen aiheuta enää välitöntä stressireaktiota.
B2B-maailma kulissien takaa
Harjoitteluni aikana pääsin myös kurkkaamaan mitä kulissien takana tapahtuu. B2C eli kuluttajamyynti on meille monelle varmasti tuttua, mutta yritysten kesken tapahtuva kauppa oli itselle ainakin vieraampaa. Sain muun muassa luonnostella sähköpostiviestejä ja tehdä tarjouksia potentiaalisille yritysasiakkaille. Koin konkreettisen onnistumisen myös saadessani ensimmäisen lämpimän liidin!
Opin myös ymmärtämään kuinka monenlaisia asioita täytyy huomioida ennen yhteistyöpäätöksiä ja kuinka ratkaisut syntyivät erilaisten tarpeiden pohjalta. Pääsin myös mukaan virallisiin palavereihin joissa pääsin näkemään odotusten yhteensovittamista, ratkaisujen etsimistä ja ammattimaista viestintää. Tällaisia mahdollisuuksia harvoin saa, ja siksi olenkin kiitollinen tästä annetusta mahdollisuudesta.
Harjoittelijasta vastuunkantajaksi
Kun hoidin hommiani ja sain samalla enemmissä määrin vastuuta, minulle tarjottiin myös mahdollisuutta päästä johtamaan pienimuotoisia projekteja. Aluksi vastuu tuntui valtavalta, miten ihmeessä minä harjoittelijana voisin olla vastuussa jostain tällaisesta? Kuitenkin työkaverieni tuella ja tiivillä yhteistyöllä hommat luistivat hyvin, kun mitään ei tarvinnut tehdä kokonaan yksin. Tiimin vetovastuuseen kuului esimerkiksi koordinointia, viestintää, tehtävien organisointia ja kokonaisuuksien hallintaa käytännössä.
Tehtävässä tuli toisinaan vastaan haastavia tilanteita: järjestelmät saattoivat kaatua, tietoja oli täytetty väärin tai jokin osa ei toiminutkaan odotetusti. Tiiviillä tiimityöllä, pienillä breikeillä ja muutamalla syvällä hengityksellä näistäkin tilanteista selvittiin, ja ratkaisut löytyivät ilman isompia vahinkoja. Kokemus opetti paljon muiden johtamisesta ja erityisesti yhteisten pelisääntöjen tärkeydestä.
Rekrytoinnin kehittämistä kulissien takana
Yksi harjoitteluni myöhäisimmistä vaiheista oli harjoittelijarekrytointiin osallistuminen. Pääsin pomon ehdotuksesta uudistamaan koko prosessia, ja automatisoimaan administraavisia rekrytointiin liittyviä tehtäviä. Osallistuin käytännön tehtäviin kuten työilmoitusten tekemiseen, hakijoiden kanssa viestimiseen sekä jopa heidän haastattelemiseen. Selkeillä spekseillä se oli sujuvaa, ja pääsin myös vahvistamaan englannin kielen taitojani. Katriumille tärkeää on että harjoittelijoille pystytään tarjoamaan juuri heille sopivia ja antoisia tehtäviä, jonka varmistamisessa olin mukana.
Mitä Katrium opetti minulle?
Yksi tärkeimmistä oivalluksistani liittyy etätyöhön ja joustavuuteen. Huomasin että pystyin työskentelemään parhaimmillani kun sain itse rytmittää tekemistäni ja sovittaa työtehtäviä rytmini mukaan. En itse koe, että oma tuottavuuteni on parhaimmillaan kello yhdeksän ja viiden välillä. Jos jokin asia ei millään onnistunut, minulla oli mahdollisuus jatkaa sitä myöhemmin. Myös virallisten asioiden hoitaminen onnistui tarvittaessa keskellä päivää ja pystyin myös suunnittelemaan omia menojani paljon paremmin.
Etätyö ja joustavuus toivat mukanaan myös omia haasteita. Aluksi ajattelin että keskittyminen saattaisi helposti herpaantua ja huomio olisi helposti muissa asioissa. Todellisuudessa tapahtuikin päinvastoin: kun uppouduin johonkin kiinnostavaan saattoi päivä helposti venyä ja töitä oli toisinaan hankala lopettaa. Siihen yhteen emailiin vastaaminen saattoi toisinaan venyä tunnin työputkeksi, kun halusi vielä hoitaa sen yhden asian enemmän. Toimistolla työskennellessä työ jää toimistolle, mutta kotona näin ei ole. Minulle mainittiin jo alussa että sisäiset ryhmät tulvivat viesteistä myös työaikojen ulkopuolella, ja että sain itse päättää tulisinko mykistämään niitä.
Opin myös etänä työskennellessä viestinnän selkeyden tärkeyden. Kun työkaverisi ei ole vieressäsi, ei hän välttämättä tiedä mistä puhut ja mitä juuri haet. Välillä saatoin itsekin unohtaa, ettei toinen välttämättä tiennyt, mistä puhuin ja mihin viittasin. Tämä opetti minulle kuinka tärkeää etänä on selittää asiat riittävän tarkasti jotta yhteistyö sujuisi mahdollisimman mutkattomasti.
Kaiken kaikkiaan harjoitteluni Katriumilla on ollut muutakin kuin pelkkä työjakso. Olen päässyt näkemään kaiken koulussa käytävän teorian tositoimissa, ja ymmärtämään paremmin millaisessa työympäristössä olen parhaimmillani. Kiitän siis suuresti Katria ja luokkatoveriani joiden ansioista tämä harjoittelujakso saatiin onnistumaan näin lyhyellä varoitusajalla. Erityisesti arvostan sitä ettei minun tarvinnut tyytyä vain valmiiksi annettujen tehtävien tekemiseen, vaan pääsin luomaan jotain uutta. Mieleeni jää myös huippuhyvät kollegani joiden kanssa pystyin jakamaan työhön liittyvät ilot ja surut, olemaan aitoja ja nauramaan myös kiireen keskellä!
Katrium on antanut poikkeuksellisen arvokasta kokemusta jatkoon, josta tulen varmasti tulevaisuudessa hyötymään. Tästä on hyvä jatkaa eteenpäin!
Benjamin