Etätyön iloja

Erityisen suureen suosioon ovat viime aikoina nousseet erilaiset työpaikkojen järjestämät etätyömahdollisuudet ja osassa yrityksistä tarjotaan työtehtäviä, jotka eivät edellytä milloinkaan fyysistä läsnäoloa toimistossa tai muussa perinteisessä työympäristössä. Internetin aikakaudella dokumenttien lähettäminen ja vastaanottaminen käy kätevästi sähköpostin välityksellä ja yhteydenpito esimieheen ja tarvittaessa myös muihin työntekijöihin onnistuu ongelmitta puhelimella tai erilaisilla viestisovelluksilla.

Työntekijöille tarjotaan näin mahdollisuutta vapaampaan työskentelyyn, niin paikan kuin aikataulujenkin suhteen. Työnantajan ei myöskään tällöin tarvitse tarjota työtilaa alaisilleen ja säästetyt resurssit voidaan käyttää muuhun kuin ison toimistotilan vuokraamiseen. Etätyöskentelyyn liittyy lukuisia etuja, mutta luonnollisesti sekään ei jokaiselle automaattisesti sovi.

Usein etätyöntekijästä käytetään myös nimitystä diginomadi, jolla tarkoitetaan henkilöä, joka työskentelee paikkariippumattomasti omaa tietokonettaan käyttäen, esimerkiksi paljon matkustellen tai muuten sijaintiaan tiheään vaihdellen. Yleensä tällainen henkilö joko toimii itse yrittäjänä omassa firmassaan tai on freelancerin ominaisuudessa toisen yrityksen alaisuudessa.

Plussat ja miinukset

Selkein etätyöskentelyn eduista on ehdottomasti työpäivien aikatauluttaminen kuten itselle parhaaksi kokee. Mikäli toimistoaikojen kahdeksasta-neljään-rytmi ei tunnu omalta, voi vapaavalintaisesti työskennellä vaikka ilta-aikaan – tai jopa öisin! Toinen merkittävä hyöty koskee työskentelypaikan valintaa, joka voi työtehtävän puitteissa olla oman kodin lisäksi esimerkiksi lempi kahvilasi tai vaikka puisto. Yleensä etätyöt suoritetaan tietokoneella, joten fyysisen paikan vaihtaminen on helppoa, mikäli käytettävissä on kannettava malli ja wifi- yhteys.

Tärkeänä seikkana mainittakoon, että etätyötä tekevällä tulee olla ehdottomasti motivaatio ja ajanhallinta kohdallaan, sillä silloin kun työaikoja ei määritellä työnantajan taholta, on itse yksin vastuussa siitä, että työt tulee tehdyksi määräpäivään mennessä. Usein voi käydä myös niin, että työhön tarttumista pitkitetään liiaksi ja helposti tulee kiire palautuspäivän lähestyessä. Myös etätyötä tekevän kannattaa suunnitella työajat ja pitää niistä kiinni, jolloin ajanhallinta helpottuu ja työt tulee varmasti tehtyä ajallaan.

Mikäli kyseessä on erittäin sosiaalinen henkilö, joka nauttii erityisesti työyhteisöstä ja työkavereiden seurasta, saattaa etätyö tuntua toisinaan myös yksinäiseltä. Vaikka tällöinkin ollaan vahvasti tiimin jäsenenä ja vuorovaikutuksessa vähintäänkin esimiehen kanssa, jäävät toimiston kahvihuonekeskustelut valitettavasti pois päiväjärjestyksestä.

Etätyöntekijän on myös omattava hyvät vuorovaikutustaidot sekä osattava selvittää ainakin yleisimmät tekniset pulmatilanteet itse, työkavereiden ja tiiminjohtajien puuttuessa ympäriltä. Hyvän etätyöntekijän ominaisuuksiin kuuluu ehdottomasti ensiluokkainen itseohjautuvuus ja hieman myös niin sanottu yrittäjähenkisyys. Etätyöt ovat erinomainen vaihtoehto itsenäiselle henkilölle, joka kykenee suoriutumaan annetuista tehtävistä ilman valvontaa tai jatkuvaa apua.

Kenelle etätyöt sopivat ja mitä töitä on mahdollista suorittaa etänä?

Etätyöt sopivat parhaiten henkilöille, jotka kykenevät tehokkaaseen itsenäiseen työskentelyyn ja haluavat määritellä itse omat työaikansa. Yrittäjähenkisyys ja kyky ottaa tavallista enemmän vastuuta omasta työskentelystä ovat niin ikään myös tärkeitä ominaisuuksia. Paljon matkustelevan ihmisen on yleensä paljon helpompi tienata elantonsa etätöistä, kuin pyrkiä järjestämään elämäntapansa yhteen perinteisen toimistotyön kanssa.

Yleisimpiä niin sanottuja läppärityöläisten ammatteja ovat muun muassa erilaiset tietokoneella tehtävät suunnittelu- ja ohjelmointityöt. Myös verkkokaupan ylläpitäjät voivat vapaasti työskennellä missä päin maailmaa mielivät, sillä kaikki työhön liittyvä hoidetaan sähköisesti, mikäli työnkuvaan ei kuulu tuotteiden varastonhoitoa tai myytävät tuotteet ovat pelkästään sähköisessä muodossa. Muita suosittuja aloja ovat esimerkiksi bloggaaja tai muuta kirjoitettua materiaalia tuottava ala, sisällöntuottaja, konsultoija ja graafinen suunnittelija.

Mikäli tietotekniikka on hallussa ja halukkuutta itsenäiseen, joustavaan ja palkitsevaan ammattiin löytyy, kannattaa ehdottomasti ottaa selvää avoinna olevista etätyöpesteistä. Tartu tilaisuuteen ja kokeile, sopivatko etätyöt sinulle. Saatat löytää täysin uuden ja täydellisen tavan tehdä töitä, juuri silloin kuin itse haluat.

Diginomadina tulevaisuuteen

Diginomadi, digikulkuri, kevytyrittäjä. Yhteen paikkaan sidotun työpaikan sijaan yhä useampi valitsee erilaisen elämän. Miksi koko elämän ja työuran pitäisi pyöriä tietyllä maantieteellisellä alueella, kun on mahdollista vaihtaa maisemaa ja tehdä töitä samanaikaisesti? Tai tehdä töitä kotoa silloin, kun se omaan aikatauluun parhaiten sopii.

Etätyö freelancer diginomadina ja downshiftaavana kevytyrittäjänä

Vapaus tulla ja mennä, itsenäinen työtahti ja paikkariippumattomuus ovat kaikki tärkeitä tekijöitä niille ihmisille, jotka ovat valinneet diginomadin elämäntyylin. Myös downshifting, eli elämän kohtuullistamisen aate, ajaa enenevässä määrin ihmisiä kyseenalaistamaan perinteisen työnteon, jossa raadetaan oravanpyörässä ja haalitaan materiaa elämänlaadun maksimoinnin sijasta. Jos arki uraputkessa tuntuu jatkuvan samanlaisena päivästä ja vuodesta toiseen, ja haluat elämältäsi muutakin kuin kellon kanssa töihin tai kotiin kiiruhtamista, viikonloppujen, lomien, ja lopulta eläkepäivien vahtaamista – et ole yksin. Jotkut tahot arvioivat, että vuoteen 2035 mennessä diginomadeja olisi maailmanlaajuisesti jo biljoona!

Diginomadi, digital nomad tai digikulkuri viittaa yleensä henkilöön, joka voi tehdä työtään tietokoneella paikasta riippumatta, etätyönä kotoa tai jostain muualta käsin. Diginomadin elintavan ovat mahdollistaneet erilaiset teknologiset innovaatiot, kuten halvat internetyhteydet, älypuhelimet, ilmaiset puhelut internetin kautta, jne. Samalla monilla aloilla työnkuva on muuttunut teknologian ansiosta sellaiseksi, että itsenäinen työskentely on mahdollista, ja yhä useampi kokeilee siipiään freelancerina tai kevytyrittäjänä. Freelancer on työntekijä, jolla ei ole vakituista työsuhdetta, ja jolla työnantajia ja toimeksiantoja voi olla samanaikaisesti useita. Freelancer tai kevytyrittäjä saa kertaluontoisen korvauksen työstään, sen sijaan että hänellä olisi esimerkiksi kiinteä kuukausipalkka.

Tulevaisuuden työelämän muutostrendit

Työ ja käsityksemme siitä on jatkuvassa muutoksessa. Teknologia muuttaa käsitystämme siitä, mitkä työt yleensä kuuluvat ihmisen tehtäviksi. Samalla työn tekeminen muuttuu jatkuvasti joustavammaksi, eikä ole enää yhtä sidottu aikaan tai paikkaan kuin ennen. Olitpa toimistossa New York Cityn keskustassa, riisipeltojen keskellä jossain Kaakkois-Aasian maaseudulla, tai 10 kilometrin korkeudessa lentokoneen matkassa, sinulla on hyppystesi ulottuvilla kaikki sama tieto, ja saat yhteyden samoihin ihmisiin internetin kautta. Fyysisellä olinpaikallasi on jatkuvasti vähemmän merkitystä. Lisäksi ihmiset vaativat yhä lisää joustoa työnantajiltaan, eivätkä suostu tekemään mitä tahansa, vaan haluavat tehdä mielekästä ja arvokasta työtä, kuitenkaan uhraamatta elämänlaatuaan työn alttarilla. Työelämän trendit ovat joustavuus, paikkariippumattomuus ja globaalius.

Kaikki, jotka haluavat joustoa, vapautta ja tietynlaista riippumattomuutta, eivät kuitenkaan halua tehdä työtään täysin yksin ja eristyksissä. Työyhteisö on monille tärkeä muutenkin kuin työn vuoksi – se on useille meistä, etenkin ihmisille, joiden sukulaiset ja ystävät ovat kaukana, tärkeä sosiaalisen elämän verkosto. Niinpä didginomadeille on perustettu coworking-paikkoja ympäri maailman. Olitpa melkein missä vain, voit lyöttäytyä muiden samanhenkisten seuraan tekemään töitä, seurustelemaan ja solmimaan uusia tuttavuuksia. Coworking –paikat, jotka ovat usein jonkinlaisia avotoimiston ja kahvilan risteytyksiä, antavat kotitoimiston vastapainoksi mukavan yhteisöllisen paikan työskennellä kaikille heille, jotka tekevät työtä missä ja milloin vain. On helppoa saada iloa työstä innostavassa ilmapiirissä, jossa jaetaan kokemuksia ja ideoita, ja tehdään yhteistyötäkin.

Diginomadin tai freelancerin työ on mielekästä, kun työaika on oman valinnan mukainen, työpaikka voi olla vaikka riippumatto, on vapaus tulla ja mennä, eikä tunne juoksevansa oravanpyörässä, kun käy aamulla surffaamassa, päivällä tekee töitä, illalla kävelee vuorilla, ja seuraavana päivänä tekee vaihtelun vuoksi jotain ihan muuta – tai vaihtaa vaikka paikkaa. Elämänhallinta on tärkeä taito itsenäiselle kevytyrittäjälle, mutta hyvinvointi tulee tunteesta, että on itse oman elämänsä puikoissa, ja voi tehdä niin paljon tai niin vähän kuin hyvältä tuntuu. Samalla voi vaikka matkustella ympäri maailmaa toteutellen unelmiaan.

GDPR JA TIETOSUOJALAKI

Olet todennäköisesti jo kuullutkin EU:n uudesta tietosuoja-asetuksesta, joka astui voimaan vuoden 2018 toukokuussa kahden vuoden siirtymäajan jälkeen, mutta sen käytännön sovellukset ovat saattaneet jäädä hämäriksi. Lyhenne GDPR tulee sanoista General Data Protection Regulation, ja sen tarkoitus on parantaa ihmisten oikeuksia henkilötietoihinsa. Sen lisäksi vuoden 2019 alusta astui voimaan Suomen uusi tietosuojalaki, jonka tehtävä on täydentää EU:n uutta tietosuoja-asetusta.

Tietosuojan paraneminen on iloinen asia monella tapaa, etenkin aikana, jolloin tietosuojarikoksia on yhä enemmän ja tietojamme tallennetaan yhä useampien tahojen toimesta milloin minnekin. Yrityksille uusi laki voi kuitenkin teettää hieman enemmän töitä sen suhteen, että asiat ovat tietosuojan suhteen kunnossa. On tärkeää, että tietosuojalakia noudatetaan, sillä säännösten rikkomisesta voi tulla lievemmissä tapauksissa huomautus tai uhkasakko, mutta seuraamusmaksu voi olla 10-20 miljoonaa euroa tai 2-4% yrityksen liikevaihdosta, riippuen siitä kumpi on suurempi summa.

Yrityksen vastuu

Tietosuoja-asiat koskevat lähes kaikkia yrityksiä, sillä GDPR-asetuksessa henkilötiedon käsite ymmärretään laajasti. Henkilötiedoiksi lasketaan kaikki tiedot, joiden perusteella voi suoraan tai epäsuorasti tunnistaa luonnollisen henkilön. Näihin tietoihin kuuluvat mm. nimi, kuva, sähköpostiosoite, auton rekisterinumero, puhelinnumero, paikkatieto tai IP-osoite. Henkilötiedon käsittely voi taas olla mitä tahansa keräämisestä, tallettamisesta siirtämisestä, käyttämisestä ja muuttamisesta aina poistamiseen tai tuhoamiseen saakka. Jos yrityksessä käsitellään laajamittaisesti henkilötietoja, esimerkiksi terveyspalvelujen yhteydessä, tulee yrityksen nimittää tietosuojavastaava, jonka tehtävänä on tietosuojan toteutuminen ja valvonta. Henkilötietojen keräämiseen on myös pyydettävä lupa, jonka henkilö voi myös perua, ja yrityksen on osoitettava poistaneensa kyseiset tiedot tietokannastaan.

Yritys voi käsitellä tietoja itse tai ulkoistaa käsittelyn palveluntarjoajalle, ja samat säännökset koskevat rekisterinpitäjää ja palveluntarjoajaa. Mm. pilvipalveluja tallenuskapasiteettina tarjoava yritys on vastuussa tietosuojan toteutumisesta käsittelijänä. Niinpä hyvin harva yritys jää tietosuoja-asetuksen soveltamisen ulkopuolelle. Yritykset ovat tilivelvollisia viranomaisille ja heidän täytyy pystyä tarvittaessa osoittamaan varautuneensa tietomurtoihin riittävän hyvin. Heidän täytyy myös tietää missä kriittisiä tietoja säilytetään ja kenellä on mahdollisuus päästä niihin käsiksi.

Moni yritys, kuten myös Katrium, onkin katsonut helpoimmaksi henkilötietojen käsittelyn ulkoistamisen toisille yrityksille, joilla kaikki tietosuoja-asiat on otettu huomioon ja jotka pystyvät tarvittaessa osoittamaan, että tietojen käsittelyn tavat ja prosessit täyttävät kaikki vaatimukset. Tämän ansiosta yritys voi keskittyä itse liiketoimintaan, ja jättää tietosuoja-asiat kokonaan muille, sen sijaan että käyttäisi resursseja uusiin prosesseihin ja henkilökunnan koulutukseen.

Kuinka toimia

Yrityksen on ensin selvitettävä mitä henkilötietoja tietokannassa liikkuu, ja mihin tarkoitukseen niitä käytetään. Ovatko kaikki tiedot välttämättömiä? Onko tarve ehkä poistunut tai muuttunut? Turhia tietoja ei tulisi kerätä. Voiko prosesseja yksinkertaistaa?  Ketkä ovat vastuussa tiedoista ja niiden suojaamisesta?

Kun välttämättömät henkilötiedot ja niiden käyttötarve on selvitetty, asettakaa tavoitetila tietoturvalle. Suunnitelkaa muutokset järjestelmiin ja käytäntöihin, ja toteuttakaa ne. Dokumentoikaa tehdyt ratkaisut ja päätökset, ja valmistautukaa perustelemaan ne viranomaisille tarvittaessa.

Ennakoikaa mahdollisia tietoturvaloukkauksia, ja valmistautukaa niihin. Kuinka voitte pysyä ajan tasalla myös tulevaisuudessa? Tietosuojamuutokset voivat olla liiketoimintaa virtaviivaistava prosessi, jonka tuloksena turha tietojen pyörittely ja keräys sekä mahdolliset turhat käytännöt jäävät pois. Sillä voi olla jopa kustannuksia alentava vaikutus.

Annos maalaisjärkeä

Monet yritykset ovat tuskailleet muutosten kanssa, ja konsulttifirmat ovat iskeneet tähän markkinarakoon, jopa niin että asioista on tehty monimutkaisempia kuin mitä ne ovatkaan. Maalaisjärki on hyvä pitää mukana, sillä vaikka kyse onkin melko suurista muutoksista, ei niiden tarvitse olla vaikeita toteuttaa. Tietojen käsittelyn ulkoistaminen on hyvä tapa täyttää uudet vaatimukset ammattilaisten huolehtiessa yksityiskohdista.