Mikä on virtuaaliassistentti ja miksi tarvitset sellaisen?

Etätyöskentely on tullut pysyväksi osaksi nykypäivän työelämää, ja yhä useammat yritykset ovat siirtymässä joustaviin työskentelyratkaisuihin. Tämä muutos on luonut tarpeen uudenlaisille ammattilaisille, virtuaaliassistenteille. Tutkimme nyt mistä on kyse ja miten he voivat tehostaa liiketoimintaasi.

Mikä on virtuaaliassistentti?

Virtuaaliassistentit ovat henkilöitä, jotka tarjoavat avustavia palveluita yrittäjille ja yrityksille. Työ ei juurikaan eroa perinteisen avustajan tai sihteerin työstä, paitsi että virtuaaliassistentti suorittaa tehtävänsä yleensä etänä, joko kotona tai toimistostaan käsin. Työtehtävät sovitaan tapauskohtaisesti. 

Mitä virtuaaliassistentti tekee?

Palvelut riippuvat heidän osaamisestaan ja erikoisalueistaan. Virtuaaliassistentit voivat suorittaa monenlaisia tehtäviä, kuten esitysten ja raporttien valmistelua, digitaalista markkinointia, kalenterin hallintaa, tapahtumien järjestämistä, kirjanpitoa, sosiaalisen median hallintaa, matkajärjestelyjä, asiakaspalvelua, tutkimustyötä ja paljon muuta. Mutta miksi sinun pitäisi harkita virtuaaliassistentin palkkaamista, kun voit yksinkertaisesti palkata “tavallisia” työntekijöitä näiden tehtävien hoitamiseen? 

Kuka voi palkata virtuaaliassistentin?

Yllä mainittuja palveluita voivat hyödyntää sekä yritykset että yksityishenkilöt. Kasvavat yritykset hyödyntävät usein virtuaaliassistentin tarjoamia palveluita, sillä virtuaaliassistentin palkkaaminen käy usein huomattavasti nopeammin kuin kokopäiväisen työntekijän rekrytointi. Tämän lisäksi monet yrittäjät hyödyntävät virtuaaliassistentin palveluita erityisesti, jos kyseisiä työtehtäviä ei tarvita säännöllisesti. Tässä mielessä virtuaaliassistentin palkkaaminen voi olla edullisempaa kuin oman työntekijän.

Hyvät syyt hankkia virtuaaliassistentti

Virtuaaliassistentit ovat tulleet jäädäkseen liike-elämään tarjoten eri alojen yrityksille monia etuja. He voivat merkittävästi tehostaa toimintaa ja parantaa yrityksen tehokkuutta. Tässä on kymmenen hyvää syytä palkata etäassistentti:

⇒ Tehokkuus
Virtuaaliassistentit auttavat yrityksiä vapauttamaan aikaa ja keskittymään tärkeisiin tehtäviin, jotta sinä voit keskittyä ydintoimintaan ja strategiseen suunnitteluun.

⇒ Kustannussäästöt
Virtuaaliassistentin palkkaaminen voi säästää yritykselle rahaa. Sen sijaan, että palkkaisit kokopäiväisen työntekijän, voit käyttää virtuaaliassistenttia tarpeen mukaan ja säästää palkka- ja henkilöstökustannuksissa.

⇒ Joustavuus
Virtuaaliassistentit tarjoavat joustavuutta työskentelyaikojen suhteen. Voit palkata heidät tarvittaessa esimerkiksi kiireisten kausien aikana tai projektipohjaisesti. 

⇒ Saatavuus
Jos yrityksesi tarvitsee palveluita eri aikoihin, virtuaaliassistentteja toimii myös vuorotyössä. Näin varmistat, että palvelu toimii juuri silloin, kun on tarve.

⇒ Asiantuntemus
Virtuaaliassistentit ovat usein erikoistuneet tietyille aloille ja heillä on vahva osaaminen tehtävissään. Voit hyödyntää heidän asiantuntemustaan saadaksesi korkealaatuista palvelua.

⇒ Ajansäästö
Kuten jo mainittu, virtuaaliassistentit voivat hoitaa monia paljon aikaa vieviä tehtäviä, kuten sähköpostien hallintaa, tapaamisten Järjestämistä, tiedonhakua, raportointia ja kalenterin hallintaa. Tämä vapauttaa aikaa eikä sinun tarvitse tuhlata aikaa ja energiaa rutiinitehtäviin.

⇒ Muunneltavuus
Virtuaaliassistentin palkkaaminen mahdollistaa yrityksen kasvun ilman suurta rekrytointitarvetta. Voit saada virtuaaliassistentin tarpeen mukaan ja skaalata liiketoimintaasi ilman suurta riskiä. 

⇒ Monipuoliset palvelut
Voit hyödyntää monipuolista osaamista ja saada kaikki tarvitsemasi palvelut yhdestä paikasta.

⇒ Kestävyys
Lisäksi, virtuaaliassistentin palkkaaminen edistää kestävää liiketoimintaa. Etätyö vähentää päästöjä ja säästää resursseja, kuten tilaa, energiaa ja paperia. Virtuaaliassistentin käyttö voi siis olla ympäristöystävällinen valinta!

Vinkit virtuaaliassistentin hankintaan

⇒  Budjetti

Tarkista oma budjettisi ja neuvottele tarvittaessa. 

⇒  Aikataulu

Neuvottele määräaika tehtäville ja projekteille ja maksusuunnitelmalle.

⇒  Ammattitaito

Pohdi tarvitsemiesi töiden ja ammattitaidon laajuutta. Voit harkita saman henkilön palkkaamista eri tehtäviin ja säästää näin aikaa ja resursseja.

⇒ Rekrytointiprosessi

Rekrytointiprosessi virtuaaliassistentin palkkaamiseksi voi olla hieman erilainen kuin perinteisen työntekijän rekrytointi, koska sinun ei tarvitse hoitaa aivan perinteistä koulutusta tai perehdytystä. Valitessasi sopivaa assistenttia voit pyytää esimerkiksi näyttämään näyteprojekteja, joka simuloi todellisia työtehtäviä. Näin voit arvioida osaamista ja varmistaa, että assistentilla on tarvittavat taidot tehtävien suorittamiseen.

⇒ Viestintä

Toisin kuin muiden työntekijöiden kanssa, viestintä virtuaaliassistentin kanssa on hieman erilaista, mutta ei kuitenkaan hankalaa! On tärkeää, että sinulla on selkeät viestintäkanavat ja menettelytavat, jotka koskevat työn toimittamista, maksuja, ohjeistusta, tarkistuksia ja muita asioita. Ammattitaitoinen virtuaaliassistenttisi ja palvelun tarjoaja osaavat neuvoa sinua kattavasti. 

⇒ Sopimusten selkeys

Vaikka solmittava työsuhde voi olla joustavampi kuin perinteinen työsuhde, on tärkeää laatia selkeä kirjallinen sopimus. Siinä määritellään työtehtävät, vastuualueet, palkkaus, työaikataulu, luottamuksellisuus ja muut tärkeät ehdot. Näin molemmat osapuolet tietävät tarkalleen, mitä odotetaan ja mitä heiltä vaaditaan.

⇒ Työn seuranta

Työn seuraaminen ja arviointi on tärkeää, jotta varmistetaan työn tehokkuus ja laatu. Sovi säännöllisistä tarkistus- tai palaverikokouksista, joissa käydään läpi työn eteneminen, tavoitteiden saavuttaminen ja tarvittaessa tehdään tarvittavia muutoksia. Tämä auttaa sinua pitämään työn hallinnassa ja varmistamaan, että assistentti täyttää odotuksesi.

⇒ Jatkuva kehittyminen

Voit kannustaa virtuaaliavustajaa kehittämään ammattitaitoaan. 

⇒ Joustavuus ja sopeutumiskyky

Koska virtuaaliassistentti työskentelee etänä, on tärkeää olla joustava ja sopeutumiskykyinen työskentelytapojen suhteen. Neuvottele aikatauluista, tehtävistä ja muista tarpeista. 

⇒ Luottamus

Luottamuksen luominen on avainasemassa. Ole avoin ja rehellinen kommunikaatiossa, jotta voitte rakentaa luottamusta molemmin puolin. Tämä auttaa vahvistamaan työsuhteen kestävyyttä ja parantaa työskentelyn tehokkuutta.

⇒ Arvostus

Jokaisen on hyvä osoittaa arvostusta ja antaa tunnustusta hyvin tehdystä työstä. Kiitä saavutuksista ja muista antaa palautetta säännöllisesti. Tämä luo positiivisen ilmapiirin ja edistää työhyvinvointia.

⇒ Sopimuksen päivittäminen

Töiden tarpeet ja työtehtävät voivat muuttua ajan myötä.
Pidä yhteyttä ja keskustele säännöllisesti työtehtävien ja vastuualueiden päivityksistä. Päivitä tarvittaessa sopimusta vastaamaan uusia tarpeita ja odotuksia. Tämä auttaa varmistamaan, että virtuaaliassistentti voi jatkossakin tarjota parasta mahdollista tukea yrityksesi tarpeisiin.

Yhteenvetona, hyvin valittu ammattitaitoinen virtuaaliassistentti voi tarjota monia etuja yritykselle. Se tehostaa toimintaa, säästää kustannuksia ja mahdollistaa keskittymisen ydintehtäviin. Assistentti tarjoaa asiantuntemusta, joustavuutta ja monipuolisia palveluita, mikä auttaa yritystä menestymään. Lisäksi se edistää kestävää liiketoimintaa ja on ympäristöystävällinen ratkaisu. Virtuaaliassistentit ovat arvokkaita avustajia kaikenlaisille nykyaikaisille yrityksille. Missä tehtävissä sinä tarvitsisit assistentin apua?

Monikielinen assistentti aina käytettävissäsi

Harkitsetko virtuaaliassistenttia? Katriumin tarjoamat monipuoliset ja kattavat liiketoiminnan tukipalvelut auttavat erityisesti pieniä ja keskisuuria yrityksiä tehokkuudessa ja kustannussäästöissä. Ota yhteyttä jo tänään niin keskustellaan siitä, miten voimme auttaa yrityksesi seuraavalle tasolle.