woman in black blazer sitting on black office chair

Järjestö – pidä jäsentietosi ajantasalla ja edistä järjestön tomintaa

Järjestöille niiden jäsenet ja erilaiset lahjoittajat, ovat olennainen osa toimintaa, kuten yrityksille esimerkiksi asiakkaat tai tavarantoimittajat. Yritysten on toimintansa kannalta suotavaa, ja ennen kaikkea voittoja ajatellen kannattavaa, ylläpitää hyvää suhdetta asiakkaisiin, jotta liiketoiminta voi jatkua entisellään tai jopa kasvaa. Monet järjestöt eivät kuitenkaan tavoittele voittoa, joten miksi heidän olisi siis syytä pitää yhteyttä omiin jäseniinsä tai mahdollisiin uusiin jäseniin?

Jäsenten tavoittaminen on tärkeää järjestöjen toiminnalle

Vaikka järjestöt eivät tosiaan useinkaan tavoittele voittoa, on raha kuitenkin tärkeässä osassa jokaisen organisaation toiminnassa. Näin ollen onkin tärkeää, että myös järjestöjen rahahanat pysyvät auki, jotta järjestön toiminta voi jatkua ja mahdollisesti jopa kasvaa. Miten tämä sitten käytännössä onnistuu? Erinomainen keino lahjoitusten saamiseen on vanhojen jo olemassa olevien jäsenten aktivointia. Kylmä soittaminen on yleisesti käytetty markkinointikeino, jonka tarkoituksena on aktivoida jo olemassa olevia jäseniä ja muistuttaa heitä, juuri kyseisen järjestön olemassaolosta. Tämä herättää monet jäsenet tukemaan järjestön toimintaa uudelleen, joka on tietenkin järjestön tavoitteiden kannalta otollista.

Vanhojen jäsenten aktivoimisen lisäksi, etenkin järjestöt, jotka järjestävät muun muassa varainkeruutapahtumia sekä muita tapahtumia jäsenilleen, hyötyvät erityisesti järjestelmällisesti ja asianmukaisesti lähetetyistä tapahtumakutsuista, jotka houkuttelevat jäsenet ja lahjoittajat tapahtumiin paikalle. Kutsujen lähettäminen on hyvä keino aktivoida niin vanhat jäsenet kuin houkutella paikalle myös uusia jäseniä.

Asiakaspalvelu on yrityksille tärkeä keino asiakkaan ja yrityksen välisessä yhteydenpidossa. Asia ei ole lainkaan erilainen järjestöjen ja sen jäsenten kohdalla. Asinatunteva, ystävällinen ja asiakaslähtöinen asiakaspalvelu, auttaa järjestöjä pitämään yhteyttä jäseniinsä ja tarjoamaan jäsenilleen parasta mahdollista apua ja palvelua. Kattava ja monikielinen asiakaspalvelu myös houkuttelee paikalle uusia jäseniä, sillä he saavat haluamiinsa kysymyksiin vastaukset nopeasti ja helposti, mikä viestii heille järjestön toiminnan luotettavuudesta.

Kaiken kaikkiaan voimme siis todeta, että vaikka järjestöjen yritysten tavoitteet eroavat selkeästi toisistaan, ei asiakkaista ja jäsenistä huolehtiminen ole loppupeleissä kovinkaan erilaista. Jokaisen järjestön tulisikin siis ottaa jäsenensä erityisen hyvin huomioon, jotta järjestö voi tehokkaasti saavuttaa omat tavoitteensa parhaalla mahdollisella tavalla.

Mitä jäseniä tavoittaessa tulee ottaa huomioon?

Jäsenten tavoittamiseen liittyy Euroopan Unionin alueella, ja toki muuallakin, tietenkin litania lakeja, joita myös järjestöjen tulee noudattaa. Yksi merkittävimmistä tekijöistä tässä on GDPR eli General Data Protection Regulation, joka tunnetaan suomeksi EU:n yleisenä tietosuoja-asetuksena. Asetuksen tarkoitus on suojella EU:n kansalaisten tietoja ja turvata henkilötietojen turvallinen ja riskitön käsittely. Näin ollen järjestöt, jotka haluavat tavoitella jäseniään esimerkiksi tapahtumien tai muiden asioiden osalta on varmistettava, että jäsentiedot ovat päivitetty GDPR:n mukaiseksi ja myös puheluissa ja muissa yhteydenotto menetelmissä noudatetaan asetuksen mukaisia säännöksiä. Järjestöjen on syytä huomioida kaikki nämä tekijät heidän tavoitellessaan ja pitäessään yhteyttä jäsentensä kanssa.

Miten järjestöt voivat kätevästi ja luotettavasti tavoittaa niin uusia kuin vanhojakin jäseniään?

Harvalla järjestöllä on kuitenkaan käytössään niin suurta määrää resursseja, jotta ympärivuorokautisen ja monikielisen asiakaspalvelun ylläpitäminen, tapahtumakutsujen lähettäminen sekä vanhojen jäsenten aktivoiminen olisi kaikki mahdollista, etenkään jos järjestö pyörii pääasiassa vapaaehtoisten voimilla. Katriumilla tarjoamme kuitenkin erinomaiset palvelut auttamaan järjestöjä pitämään yhteyttä jäseniinsä. Tarjoamme monikielisen ja monikanavaisen asiakaspalvelun, josta apua on saatavilla kellon ympäri. Pidämme huolen, että tapahtumakutsut on lähetetty ajallaan ja osallistujat rekisteröity sekä siitä, että vanhat jäsenet aktivoituvat ja pyrimme houkuttelemaan myös uusia paikalle. Kaikessa toiminnassa noudatamme tietenkin asianmukaisia tietosuojakäytäntöjä, joten voit varmistua toimintamme luotettavuudesta ja laadusta. Mikäli kiinnostuit järjestöille tarjoamistamme palveluista, otathan meihin yhteyttä täältä, niin kerromme lisää. Mikäli jäsentietorekisterisi ei ole vielä GDPR:n mukainen, ei syytä huoleen, me päivitämme sen myös puolestasi!

Tags: No tags

Vastaa

This site uses Akismet to reduce spam. Learn how your comment data is processed.