Kesäloma-aika lähestyy, ja monille yrittäjille tämä merkitsee kiireistä sesonkia ja asiakaspalvelun kuormituksen kasvua. Pienillä ja keskisuurilla yrityksillä voi olla haasteita resurssien riittävyydessä. Asiakaspalvelun ulkoistaminen voi herättää joitakin vääriä uskomuksia, jotka saattavat estää yrittäjiä hyödyntämästä tämän strategian monia etuja. Tässä blogikirjoituksessa käsittelemme näitä uskomuksia ja tarjoamme selvennystä asiakaspalvelun ulkoistamisen hyödyistä.
Usein ajatellaan, että..
Uskomus 1: Se on vain suurille yrityksille.
Korjaus: Asiakaspalvelun ulkoistaminen on hyödyllistä niin pienille kuin keskisuurille yrityksillekin.
Monet yrittäjät saattavat luulla, että asiakaspalvelun ulkoistaminen on vain suurten yritysten etuoikeus. Totuus on kuitenkin, että myös pienet ja keskisuuret yritykset voivat hyötyä tästä ratkaisusta. Ulkoistaminen antaa mahdollisuuden hyödyntää ammattitaitoista asiakaspalvelutiimiä ilman suurta investointia ja resurssien sitoutumista.
Uskomus 2: Ulkoistaminen tarkoittaa huonolaatuista ja sekavaa palvelua.
Korjaus: Asiakaspalvelun ulkoistaminen tarjoaa korkealaatuista palvelua ja ammattitaitoista henkilöstöä.
Toinen yleinen väärinkäsitys on, että ulkoistettu asiakaspalvelu olisi huonolaatuista. Monet ulkoistamispalveluita tarjoavat yritykset erikoistuvat juuri asiakaspalveluun ja panostavat korkealaatuiseen palveluun. Heillä on koulutettu henkilöstö, joka tuntee alan parhaat käytännöt ja pystyy tarjoamaan ammattimaista asiakaspalvelua. Palvelut myös rakennetaan yrityksen omiin tarpeisiin sopiviksi.
Uskomus 3: Se on todella kallista.
Korjaus: Asiakaspalvelun ulkoistaminen ei ole aina kallista ja tarkoita korkeampia kustannuksia, päinvastoin, se voi tarjota yrityksille monia taloudellisia etuja.
Ulkoistettu palveluntarjoaja hyödyntää erikoisosaamistaan, mikä auttaa johtamaan pienempiin kustannuksiin, vähäisempään tarpeeseen investoida teknologiaan ja infrastruktuuriin sekä vähentää hallinnollista taakkaa. Vaikka kustannukset voivat vaihdella, asiakaspalvelun ulkoistaminen voi kokonaisuutena olla taloudellisesti kannattava vaihtoehto ja merkittävästi hyödyttää liiketoimintaa.
Uskomus 4: Asiakaskokemus heikkenee.
Korjaus: Ulkoistettu asiakaspalvelu voi parantaa asiakaskokemusta.
Kuten kohdassa 2, monet yrittäjät saattavat pelätä, että asiakaspalvelun ulkoistaminen johtaa huonompaan palvelunlaatuun, joka vaikuttaa heikentyneesti koko asiakaskokemukseen. Ulkoistamispalveluita tarjoavat yritykset kuitenkin keskittyvät asiakaspalvelun laatuun ja pystyvät tarjoamaan monikanavaisesti nopeaa ja asiantuntevaa palvelua vaihtelevissa tilanteissa.
Ammattilaisilla on käytössään nykyaikaiset työkalut ja teknologia, jotka mahdollistavat tehokkaan työskentelyn. Näin ollen asiakkaat voivat saada nopeita vastauksia kysymyksiinsä ja ratkaisuja ongelmiinsa.
Uskomus 5: Asiakaspalvelun ulkoistaminen vaikeuttaa kommunikaatiota ja yhteistyötä.
Korjaus: Ulkoistaminen voi helpottaa kommunikaatiota ja tehostaa yhteistyötä.
Joskus ajatellaan, että asiakaspalvelun ulkoistaminen vaikeuttaa viestintää ja yhteistyötä yrityksen ja palveluntarjoajan välillä. Kuitenkin nykyaikaiset viestintä- ja yhteistyötyökalut mahdollistavat helpon, tehokkaan ja ajantasaisen kommunikaation etäältä.
Helpotusta kesäloma-aikaan
Joustava resurssien hallinta: Kesäloma-aika voi aiheuttaa vaihtelua asiakaspalvelun kysynnässä. Yhä useampi myös odottaa voivansa hoitaa asioitaan joustavasti myös virka-ajan ulkopuolella.
Ulkoistamalla asiakaspalvelun, yritys voi joustavasti skaalata resursseja tarpeiden mukaan, välttäen ylityötä tai aliresurssointia.
Ammattitaitoinen tiimi: Asiakaspalveluun erikoistuneet palveluntarjoajat varmistavat jatkuvan laadukkaan palvelun tarjoamisen asiakkaille, riippumatta vuodenajasta tai sesongista. Heillä on käytössään tarvittava teknologia ja järjestelmät, jotka mahdollistavat tehokkaan työskentelyn. Tämä puolestaan sallii yritysten käyttää resurssejaan tehokkaammin muuhun kuin laitteiden, järjestelmien hankintaan, ylläpitoon ja huoltoon.
Kustannustehokkuus: Asiakaspalvelun ulkoistaminen voi tarjota kustannussäästöjä verrattuna oman asiakaspalvelutiimin ylläpitämiseen. Yritysten ei tarvitse käyttää resursseja muun muassa kesätyöntekijöiden rekrytointiin ja koulutukseen. Lisäksi heidän ei tarvitse vuokrata ylimääräistä tilaa tai huolehtia työtilojen ylläpidosta ja järjestelyistä, kuten sähköstä, lämmityksestä ja siivouksesta. Tämä mahdollistaa kustannussäästöjen toteutumisen ja resurssien kohdentamisen tehokkaammin ydintoimintaan.
Aikaa keskittyä ydinliiketoimintaan: Ydintoimintaan keskittyminen kesälomakaudella on tärkeää yritysten kasvumahdollisuuksien hyödyntämiseksi. Asiakaspalvelun ulkoistaminen tarjoaa yrittäjille arvokasta aikaa ja resursseja, jotka voidaan suunnata strategiseen suunnitteluun, tuotekehitykseen ja markkinointiin.
Jatkuvuus ja saatavuus: Asiakaspalvelun laatu, olipa se yksikanavaista tai monikanavaista, vaikuttaa välittömästi yrityksen asiakasmielikuvaan sekä liikevaihtoon ja tulokseen. Hyvä asiakaspalvelu houkuttelee ja pitää nykyiset asiakkaat tyytyväisinä ja uskollisina pidempään. Kesäloma-aikana voi olla haasteellista ylläpitää riittävää henkilöstöä asiakaspalvelun tarpeisiin. Ulkoistaminen varmistaa, että palvelu on jatkuvasti saatavilla myös lomakaudella, mukaan lukien tarvittaessa viikonloput ja pyhät.
Kokonaisvaltainen tuki: Palveluntarjoajat voivat tarjota laajaa tukea, esimerkiksi tilausten käsittelyä, teknistä tukea ja muita liiketoiminnan kannalta tärkeitä tehtäviä. Tämä auttaa yrityksiä ylläpitämään sujuvaa toimintaa myös vilkkaan lomakauden aikana.
Miten voimme palvella?
Asiakaspalvelun ulkoistaminen voi siis pikemminkin tuoda lisää joustavuutta ja vapautta, sillä se antaa yrittäjille mahdollisuuden keskittyä ydintoimintoihin ja strategiseen suunnitteluun. Se ei ole vain suurten yritysten etuoikeus, vaan myös pienet ja keskisuuret yritykset voivat hyötyä ammattitaitoisen asiakaspalvelutiimin käytöstä ilman suurta investointia. Joustava resurssien hallinta, korkealaatuinen palvelu, kustannussäästöt, parantunut asiakaskokemus ja tehokas kommunikaatio ovat vain joitakin niistä eduista, joita ulkoistaminen voi tarjota. Toivottavasti tämä blogikirjoitus on auttanut sinua ymmärtämään paremmin asiakaspalvelun ulkoistamisen hyötyjä ja kumonnut joitakin väärinkäsityksiä aiheen ympärillä. Astu siis rohkeasti eteenpäin. Yrityksesi menestys ansaitsee ammattitaitoisen ja luotettavan asiakaspalvelukumppanin rinnalleen.
Jos olet kiinnostunut lukemaan siitä, miten Katrium voi auttaa asiakaspalveluun liittyvissä haasteissa, käy tutustumassa palveluihimme. Palvelemme monikanavaisesti ja monikielisesti 24/7 ja 365 päivää vuodessa.
Ota meihin yhteyttä, niin autamme sinua löytämään parhaan ratkaisun yrityksesi tarpeisiin.