3 näkemystä, jotka auttavat sinua ymmärtämään paremmin yritystäsi

Tässä artikkelissa esittelemme kolme näkemystä, jotka voidaan soveltaa ja integroida myös tapoihin suhtautua ja käsitellä aikatauluja, arvottaa erilaisia toimenpiteitä ja ajastaa ne tehokkaasti.

Pareton periaate

Ensimmäinen Pareto-periaate pohjautuu italialaisen Vilfredo Pareton havaintoon siitä, kuinka 80% maan varallisuudesta on 20% hallussa. Tätä periaatetta voidaan laajentaa yritysmaailmassa. 80% tuotoista on 20% toimenpiteiden ja prosessien seurasta. 20% työntekijöistäsi tekee 80% töistä. Yleisesti ottaen Pareton periaatteen mukaan missä tahansa ilmiössä 20% on lopun 80% syiden takana.

Ajanhallintaan periaate soveltuu seuraavasti. Pyri tunnistamaan oleellisimmat toimenpiteet yrityksen tuloksen kannalta. Varaa jokaisena päivänä kalenteriisi slotti näiden tärkeimpien Pareto-toimenpiteiden toteuttamiseksi. Delegoi loput työt.

 Ajanhallinnan tehokkuudesta Pareto-periaate löytyy seuraavalla tavalla: huolehdi, että teet töitä jokaisena työpäivänä 8 tunnista vähintään 2 tuntia keskeytyksetöntä työtä. Saatat huomata, että tämä kahden tunnin keskeytyksetön työ saattaa lopulta muodostua päivän tärkeimmäksi työksi.

Tästä pääsemme luontevasti seuraavaan periaatteeseen, eli Parkinsonin lakiin.

Parkinsonin laki

Parkinsonin laki pohjautuu brittiläisen historioitsija Cyril Northcode Parkinsonin havaintoon siitä, että kuinka kauan tahansa tehtävän suorittamiseen on varattu aikaa, niin kauan tehtävän suorittamiseen lopulta menee. Toisinsanoen työ laajenee täyttämään sen valmistumiselle varatun ajan. 

Tämä voi tarkoittaa, että sinulla voi kestää kauemmin kuin on tarpeen suorittaa tehtävä tai lykkäät ja suoritat tehtävän juuri ennen eräpäivää. Oletko koskaan lykännyt projektia viime hetkellä, vaikka tiesitkin, että sen valmistuminen vie vain muutaman tunnin? Huomaatko, miten viimetingassa saat tehtävän hyvinkin nopeasti valmiiksi ja yleensä aloitat sen niin, että sinulle jää vain juuri tarpeellinen aika tehtävän tekemiseen? 

Valitettavasti määräajat eivät aina lisää tuottavuuttamme, mutta kun asetamme lyhyempiä aikavälejä projektille, huomaamme saavuttavamme päämäärän nopeammin. Joskus itse tehtävän välttely vie enemmän energiaa, kuin sen määrätietoinen suorittaminen.

Murphyn laki

Kolmas periaate, jota voimme soveltaa työelämään parempien tulosten saavuttamiseksi, on Yhdysvaltain armeijan kapteeni Edward A. Murphyn mukaan nimetty periaate. Ajatus kuuluu seuraavasti: jos jonkin asian voi tehdä monella tavalla, ja jokin näistä tavoista johtaa onnettomuuteen, joku ennen pitkään tekee tällä tavalla.

Eli jos jokin voi mennä pieleen, se ennen pitkään menee. Tämä voi kuulostaa todella pessimistiseltä, mutta oikein ymmärrettynä opettaa meille yrittäjinä tervettä kriittistä ajattelua. Opettelemalla ajattelemaan kriittisesti ja etsimään vikakohtia, tulemme tietoisiksi sokeista pisteistämme ja ennakoimme mahdolliset ongelmatilanteet.

Murphyn laki opettaa meitä olemaan terveesti varuillamme, jos jokin diili näyttää olevan liian hyvää ollakseen totta, se todennäköisesti on. Mikäli emme kohtaa yhtään estettä matkallamme, olemme kulkemassa harhaan. Jos emme huomaa yhtään punaista lippua, tämä on punainen lippu itsessään. Potentiaalisilta ongelmakohdilta silmiensä sulkeminen vain pahentaa ongelmaa, ja on siksi tärkeää tietoisesti etsiä niitä.

Fiksut tavoitteet

Usein yksi resurssi, jonka suhteen tahdomme olla ylen optimistisia on aika. Huomamme, miten projekti lähenee loppuaan ja moni tehtävä on edelleen saattamatta loppuun. On vaikea hahmottaa, kuinka paljon aikaa on käytettävissä. Käyttämällä Murphyn lakiin pohjautuu tervettä kriittisyyttä, on syytä olettaa että aikaa ei ole rajattomasti ja se tulee käyttää hyvin juuri nyt.

Ottamalla mukaan Pareton periaatteen napsimme oleellisimmat työtehtävän kalenteriimme. Asetamme itsellemme fiksut päivän tavoitteet. Fiksut tavoitteet ovat  saavutettavia asettamamme aikarajan puitteissa, riittävän täsmällisiä, mitattavia ja realistisia. Olet asettamassa tarkkaa tavoitetta lopullisen tavoitteen saavuttamiseksi, et laajaa. 

Mitä selkeämmät ja täsmällisemmät ohjeet kykenet kirjoittamaan itsellesi ennakkoon, sen parempi. Tavoitteen toteutumista pitää pystyä mittaamaan joko numeraalisesti, prosentuaalisesti tai muita Benchmarkkeja käyttäen.

Lue tästä miten palvelumme voivat auttaa sinua saavuttamaan tavoitteesi.